НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ФИЛИАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ФКП РОСРЕЕСТРА» ПО ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

Таким образом, были предложены следующие пути оптимизации архивного хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра»:

1. Утвердить Положение о порядке и сроках хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов, а также их передачи на государственное хранение.

2. Увеличение количества специалистов осуществляющих работы по ведению работы архива организации, совершенствование их умений и навыков в системе электронного документооборота и архива организации.

Используя нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, была рассчитана численность сотрудников филиала ФГБУ «ФКП Росреесра». В основу расчета положены:

1. Нормы составления номенклатуры дел.

2. Составление статистического отчета.

3. Составление отчета о комплектовании архива.

4. Ненормированный труд (материально-техническое содержание архива). Такие нормы времени приведены в таблице 3.1 Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти : постановление Минтруда Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23 // Бюллетень Минтруда РФ. - 2002. - № 4..

Таблица 3.1

Нормативный перечень выполняемых работ в архивном отделе

Вид выполняемой работы

Норма времени (ч.)

Объем документов в год (шт.)

Нормированный труд (ч.)

Составление статистического отчета об организации хранения документов федеральных органов

0.5

15000

7500

Составление номенклатуры дел

42.3

42.3

Составление отчета о комплектовании архива

0.05

15000

750

8292.3

Ч = (Тн + Тнн) / Фп

где: Ч - численность работников,

Тн - нормы времени на определенный вид работ; н - количество видов выполняемых работ,

Тнн - затраты времени на работы, не предусмотренные нормами и носящие разовый характер,

Фп - фонд рабочего времени одного работника.

Ч = (8292, 3 + 438,9) / 1910 = 4,57

Расчеты показали, что для осуществления данных функций, при годовом объеме документации в 15000 документов, необходимо 4-5 сотрудников, что объясняет необходимость увеличения количества сотрудников архивного отдела.

Рассмотрев Должностной регламент специалиста Отдела ведения архива, можно выделить следующие функции в организации архива: ведение работы по организации архивного дела в учреждении, обеспечение хранение и использование документов, образующихся в деятельности учреждения; инструктирование работников отделов ФГБУ «ФКП Росреесра» о порядке формирования, подготовки и сдаче дел в архив. Функции раскрыты не полно, поэтому учреждению следует разработать организационно-нормативные правила по организации архива, пересмотреть и более конкретизировать должностной регламент специалиста, заведующего архивом.

3. Создание материально-технических условий, обеспечивающих физическую сохранность документов, надлежащий режим их хранения: оборудовать трубопроводы отопления средствами защиты, установить средства хранения с учетом норм предусмотренных «Основными правилами работы архивов организаций», приобрести приборы, обеспечивающие контроль температурно-влажностного режима хранения документов.

Обеспечение филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» компьютерными технологиями, программными продуктами, современными ПК, позволяющими вести полноценную систему электронного архива.

Так как объем документации в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» достаточно велик, а нехватка площадей создает сложности в организации архива, то на сегодняшний день можно рассмотреть возможность применения электронных архивов. В настоящее время наиболее актуальной проблемой филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» является отсутствие конкретной инструкции по уничтожению дел с истекшим сроком хранения. Когда подходит срок уничтожения (чаще всего, это от 3 до 5 лет), собирается экспертная комиссия. Комиссия определяет количество дел, подлежащих уничтожению, создается акт об уничтожении данных дел, при этом, из дела должны извлечь все оригиналы постановлений, а другие материалы дела подлежат уничтожению. Поскольку ранее документы хранились неправильно, то есть дела с временным и постоянным сроком хранения вместе, для начала необходимо поместить их отдельно. На практике дела еще ни разу не уничтожались, т.к. в теории процедура ясна, но никто не знает, как осуществить утилизацию дел. Поэтому создание инструкции по уничтожению архивных документов с истекшим сроком хранения - это первоочередная задача.

Это способствует принятию в широкое пользование так называемых «технотронных архивов». Под технотронным архивом понимается по специализированное архивохранилище, а способ организации хранения и исполнения документов, созданных на нетрадиционных носителях, как вновь созданных, так и уже имеющихся архивных документах. Первая и основная сложность, которую вносят в деятельность архивов электронные документы, состоит в удостоверении подлинности электронных документов (обладать юридической силой). Для документов на бумажном носителе данная возможность реализована, с документами на иных носителях все гораздо сложнее, в особенности с электронным документом.

Внедрение данного программного обеспечения требует использования новых технологий и оргтехники, на сегодняшний день в большинстве случаев это потребует практически полного обновления компьютерного оснащения в органах власти. Однако внедрение этой системы электронного документооборота позволит обеспечить удобное управление документами, возможность всегда отслеживать все имеющиеся потоки документов. Важное преимущество электронного архива - это разграничение прав доступа к документам, постоянное и своевременное обновление информации и увеличение сроков хранения документов.

Также внедрение данного программного обеспечения позволит сократить объемы ДОУ в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра».

Следует отметить, что практически все проблемы, связанные с архивным хранением документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра», могут быть решены в результате решения основной проблемы: недостаточной информатизации архива филиала ФГБУ «ФКП Росреесра».

Создание электронного архива филиала ФГБУ «ФКП Росреесра», отвечающего всем инновационным требованиям к архивам организаций и обеспечит надежность и долговечность хранения информации, оперативный доступ к ней и повышение эффективности работы учреждения.

Для создания электронного архива необходимо обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности, использование электронных подписей и иных средств криптографии.

Таким образом, успешная работа организации во многом зависит от уровня ее технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации. Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные системы электронного документооборота, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК.

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, включая доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Правила Росархива определяют, что документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение документов на компьютерных носителях не может быть запрещено.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов, которое необходимо организовать в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра».

Совершенствование электронной системы документооборота и архивного хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» позволит более оперативно принимать и передавать управленческие решения.