Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработ-ки бухгалтерских документов.

1. Проверка документов:

* проверка соблюдения формы, реквизитов;

* проверка законности совершения операции;

* арифметическая проверка.

2. Таксировка (выражается в переводе натуральных измери-телей в денежные).

3. Гашение.

4. Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).

5. Перенос содержания документов в учетные регистры,

6. Подшивка по группам документов и сдача в архив. Особое внимание уделяется проверке документов. При полу-чении документа должна быть проведена проверка полноты его содержания (формальная проверка), арифметическая (счетная проверка) и проверка по существу (логическая проверка).

При формальной проверке проверяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи и нет ли в нем подчисток, помарок, не оговоренных исправлений.

Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Такая проврка обязательна, поскольку в документах встречаются ошибки чаще всего двух видов:

Не дописан ноль у числа или, наоборот, приписан лишний;

”перевертыши”, например вместо числа 89 пишется ж механически 98.

Бывают также ошибки при выполнении арифметических операций. В основном эти ошибки случаются из-за невнимательности, усталости и сторонних помех;

Цель проверки по существу -- выявить законность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется, была ли в самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме.

После этого документы группируются по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета ( делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа (лучше красными чернилами) “получено”, “оплачено” или “погашено”. Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупрежден” их повторного использования. Учетному гашению подвергают, все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение проводится путем проставления на документах разметочного штампа.

Понятие документооборота

Под документооборотом понимается движение документа от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Основные этапы документооборота:

составление и оформление документов;

движение документов по рабочим местам;

прием документов в бухгалтерии;

обработка документов в бухгалтерии;

сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который вставляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первич-ным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым под-ведением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предпри-нял, куда представляются документы,

Работники предприятия, которые имеют дело с прохождени-ем учетной документации, создают и представляют документы, [вязанные с их деятельностью, в соответствии с графиком.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие до-кумент. Контроль за процессом документооборота на предпри-ми осуществляет главный бухгалтер.

В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в докумен-та, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использо-вать программу дезинформации конкурентов, заботиться о мате-риальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия. Руково дство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители предприятия должны предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты коммерческой тайны в документах.

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерчесской информации предприятия.

Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.