Служебные письма

Служебные письма - общее название большой группы управленческих документов, служащих средством общения с учреждениями и частными лицами.

Служебные письма применяют для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности: запросы сообщения, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задачи, выяснение, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т . д.

Текст служебного письма должен освещать только один вопрос. Главная цель служебного письма - побудить к действию, убеждать, доказывать, объяснять. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Рекомендуется в тексте писем избегать категорических выражений с применением конструкции типа: наверное, как и раньше, как известно, если возможно и т. Д. Тон письма должен быть нейтральным.

Формы писем, которые используются в учреждениях, очень разнообразны и делятся на 2 группы: 1) письма, тре-

ют ответа: письмо-запрос, письмо-обращение, письмо-предложение, письмо-требование, письмо-распоряжение, сопроводительное лист и тому подобное; 2) письма, не требующие ответа: ответном, информационные, рекламные, страховые, письма-подтверждения и тому подобное.

Письма-запросы и письма-ответы - самый распространенный тип служебной корреспонденции.

Необходимо помнить: ответном должны содержать такой реквизит: ссылка на номер и дату входящего документа. Это позволяет (при получении письма-ответа) быстро и легко найти копию письма-запроса по делу, ознакомиться с ним, а также сразу понять смысл ответа. Реквизиты служебных писем:

1) название и адрес организации отправителя письма;

2) номер и дата письма;

3) название и адрес получателя письма;

4) заголовок;

5) номер и дата письма, правил за основу для составления ответа;

6) текст письма;

7) перечень приложений с указанием количества страниц;

8) подпись руководителя;

9) виза исполнителя (подпись на копии).

Письма можно писать на стандартных печатных бланках или на чистых листах бумаги.

Письмо, которое пишется на бланке, содержит: эмблему (если она есть), название ведомства и структурного подразделения, адрес, номер письма, телеграфный шифр, номер расчетного счета, трафаретизовани части текста.

Сопроводительное письмо - документ, который информирует адресата о том, что к письму прилагаются определенные документы. Начинают письмо словами: Посылаем; Направляем; Возвращаем; Добавляем, а дальше - заголовки и поисковые признаки (дата и номер) документа, направляется.

На предприятии такие сопроводительные письма применяют, когда отправляют проекты договоров, протоколов разногласий, исковых материалов, высылая документы гражданам. В претензионно-исковой работе они служат письменными доказательствами, поскольку фиксируют время отправления договоров, исковых материалов, срок рассмотрения проектов различных документов и т. Д.

Сопроводительное письмо пишут в 2 экземплярах. Первый высылают адресату, а второй экземпляр хранится в номенклатуре дел и служит подтверждением его высылки.

Письмо-запрошенпя предлагает адресату принять участие в каком-то мероприятии. Адресуется как конкретной личности, так и учреждениям. Содержание - характер запланированного мероприятия, сроки проведения, условия участия.

Информационное письмо сообщает адресату об определенном факте или запад.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит описание рекламируемых услуг или товаров. Цель такого письма - побудить адресата воспользоваться определенными услугами. В подобных письмах адрес указывается отдельно.

Письмо-сооб млепня близок к письмам-приглашений и информационных писем. Состоит в ответ на запрос. Начинается словами: Сообщаем; Ставим Вас в известность и т. Д. Далее - факты.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товара и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе. Начинаются такие письма словами: Подтверждаю; Подтверждаем.

Письмо-напоминание сообщает о приближении или окончания срока определенного обязательства или проведения мероприятия. Такие письма, как правило, начинаются словами: Напоминаю; Напоминаем.

Инициативное письмо - это письмо, требует ответа. Такие письма выражают просьбу, предложение, запрос к адресату по решению определенных вопросов. Тематика таких писем не ограничено.

Письмо-ответ по содержанию зависим от инициативного письма, поскольку тему текста уже задан и остается только выразить решение по поводу заданного вопроса: все просьбы можно удовлетворить, в какой мере, в какие сроки. Отказ принадлежит весомо аргументировать.

Гарантийное письмо - документ, который обеспечивает выполнение изложенных в нем обязательств. Его заключают с целью подтверждения определенных обязанностей или условий и адресуют к организации или учреждения. Чаще всего гарантийное письмо начинается с имени и отчества лица, к которой обращаются. Форма третьего лица применяется только тогда, когда гарантийного письма обращены к определенной организации или предприятия. Как правило, в таком письме гарантируются оплата труда за выполненную работу, уплаты банковских кредитов, качество выполнения работ и тому подобное.

Жесткие правила оформления имеет коммерческое письмо. В таком письме каждое слово и выражение имеют определенное значение и не предполагают иного толкования. Составные части коммерческого письма следующие:

1. Заголовок, который размещается в верхней части бланка на всю его ширину или в левом верхнем углу (реже применяется в коммерческом переписке). Он содержит название и адрес организации, пишет письмо, и некоторые другие сведения (телеграфную адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, коды, номер счета в банке и т. Д.).

2. Место и дата делового письма. Проставляются в левом углу страницы под заголовком словесно-цифровым способом - 20 мая 1999 Сокращенное написания даты в коммерческом письме не принято.

3. Внешняя адрес - это название и адрес организации, куда направляется письмо. Она пишется после заголовка и пометок в центре листа или в правой части. Размещение в левой части нетипичное для украинских деловых писем.

4. Пометки. Номера регистрации писем. Они пишутся в левом углу напротив даты.

5. После внутренней адреса пишется указание на содержание письма. Она вводится словами: относительно, по, о, применительно к и конечно подчеркивается. Чаще занимает всю ширину страницы.

6. Обращение пишется отдельной строкой в центре и после него чаще всего ставится знак знак (!) Или запятая или точка.

7. Текст письма состоит из вводной части, главного сообщения и заключительной части и пишется с учетом полей и с абзаца. Как известно, абзацами разделяют части текста, касающиеся отдельных законченных мыслей.

8. Приложения. Если к письму прилагаются какие-либо документы, чертежи и т. Д., Тогда в конце письма слева пишется слово «Приложения» и перечисляются названия документов, прилагаемых и указывается количество их или количество добавленных страниц.

Весь текст коммерческого и любого другого письма размещается только на его лицевой стороне и не переносится на обратную сторону. Если текст не помещается на одной странице, он переносится на вторую, третью и т. Д.

Для того, чтобы выделить главное, можно подчеркивать слова или отдельные фразы, а также использовать нумерацию.

9. Заключительная фраза - формула вежливости. Обычная заключительная фраза коммерческих, деловых писем: 3 уважением; С глубоким уважением; 3 уважением.

Часто деловое письмо заканчивается просто подписями лиц, которые отвечают за его содержание.

Образец 1

Схема коммерческого письма

Заголовок

(название и адрес организации, отправляет письмо) (Место и дата) Ваша пометка (или №) Наша пометка (или №}

Наименование и адрес (внешняя) адресата

О: __

(текст письма)

Приложения: _

Формула вежливости

(Должность) (подпись) Расшифровка подписи

Образец 2

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ВЫСТАВОЧНЫЙ ЦЕНТР УКРАИНЫ

Адрес: 252022 Киев-22, пр. Глушкова, 1

Факсы: 251-91-12; 251-91-26. Телефоны: 251-91-01, 251-91-02

№ 3-11 / 1242 от 30.10.98 Ректору Украинского

На №_ государственного университета

пищевых технологий

Гул ом И.С.

Уважаемый Иван Степанович!

Национальный выставочный центр Украины приглашает Вас, профессорско-преподавательский состав и студентов Вашего учебного заведения ознакомиться с новой экспозицией Главного павильона "Украина сегодня", созданной по Указу Президента Украины, которая рассказывает об интеллектуальном и экономический потенциал нашего государства, его внешнюю, экономическую и гуманитарную политику .

В экспозиции более 3000 экспонатов, представленных 450 предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами различных форм собственности из всех регионов нашей страны, работают в современных экономических условиях. В создании экспозиции приняли участие почти все министерства и ведомства, Совет министров Автономной Республики Крым, все облгосадминистрации, миськдержадминистрацн Киева и Севастополя. В частности, здесь можно ознакомиться с социально-экономическим портретом каждой области, наукоемкой конкурентоспособной продукцией.

Экспозиция информирует о современном уровне развития основных отраслей промышленного, топливно-энергетического, агропромышленного, строительного, транспортного комплексов, информатики и связи, о гуманитарной политике государства.

Разделы экспозиции дополняются компьютерными программами и видеофильмамы по многим вопросам развития отрасли.

Экспозиция "Украина сегодня" не только интересна по своему содержанию, но и может быть использована Вами для проведения на п базе учебных и других мероприятий.

Ждем Ваши предложения о посещении Главного павильона НВЦ Украины.

Режим работы: Контактные телефоны:

с 10.00 до 17.30, кроме субботы и воскресенья 251-91-40; 251-91-42

С уважением,

заместитель генерального (подпись) Т. Этим балл

директора НПЦ (печать)