2.4. Визначення потреби у підготовці персоналу, цілей навчання, розроблення навчальних планів і програм

Визначення потреби в підготовці персоналу — це встановлення невідповідності між професійними знаннями, умін­нями та навичками, які повинен мати персонал організації для виконання її поточних і перспективних цілей, та тими наявними знаннями, уміннями й навичками, котрі персонал має сьогодні. Визначення потреби у професійному розвитку працівника здійснюється на всіх рівнях управління: організації в цілому, структур­ного підрозділу, окремого працівника.

Реалізація такого підходу щодо визначення потреби в підготовці персоналу організації вимагає спільних зусиль служби управління персоналом (відділу підготовки персоналу), самого працівника та його керівника. Відділ підготовки персоналу, визначаючи потребу в навчанні, враховує насамперед стратегію управління організацією та стратегію розвитку персоналу, оцінює рівень про­фесійної придатності працівників. Рішення щодо визначення обсягів професійного навчання за конкретними групами працівників відповідно до структурних підрозділів приймається після кон­сультацій з лінійними керівниками.

На рівні організації, визначаючи потребу у професійному на­вчанні персоналу, доцільно брати до уваги вплив зовнішнього середовища, стан конкурентної боротьби на ринку, розвиток техніки і технологій, що обумовлюють виникнення нової продукції, послуг та нових видів діяльності, зміну організаційної структури.

Установлення потреби в підготовці персоналу на рівні структурного підрозділу здійснюється лінійним керівником цього підрозділу. Він проводить цю роботу виходячи із обсягів виробничої програми структурного підрозділу, оцінювання професійного потенціалу своїх підлеглих у тісній співпраці зі службою управління персоналом організації.

У цьому зв’язку важливо проаналізувати причини зниження середнього розряду робітників, відставання розряду робітників від розряду робіт. Іншими факторами, що обумовлюють потребу в навчанні персоналу, можуть бути зростання обсягів бракованої продукції й відходів з вини працівника, випадки порушення технологічної дисципліни, поломки обладнання та виробничого травматизму. Слід враховувати виконання основних показників роботи структурного підрозділу, звернути увагу на кількість скарг покупців або клієнтів, величину втрат робочого часу, плинність кадрів, рівень виконання норм виробітку тощо.

Керівнику структурного підрозділу доцільно також з’ясувати такі питання: чи можуть працівники підрозділу заміщати відсутніх колег, чи не є аналогічні показники трудової діяльності у подібних підрозділах інших фірм вищі і т. п.

На рівні окремого працівника визначення потреби в професійному навчанні здійснюється на основі складання індивідуального плану розвитку, проведення періодичних атестацій і планування трудової кар’єри. У даному випадку необхідно визначити функції та операції, що здійснює працівник у процесі виконання роботи. Посадова інструкція, кваліфікаційна карта, карта компетенції можуть слугувати корисним матеріалом для виділення та опису знань, умінь і навичок, мотивації, потрібних для підвищення ефективності праці.

Останнім часом дедалі більшого значення набувають методи психологічного тестування персоналу. За їх допомогою визначається ступінь розвитку конкретних особистих професійно важливих якостей працівника. Порівняння результатів оцінювання працівника з портретом ідеального виконавця дає змогу визначити потребу в професійному навчанні. Зведені воєдино потреби у професійному навчанні працівників стають програмою професійного навчання персоналу організації.

Визначаючи потреби у професійному навчанні, слід враховувати бажання підвищити кваліфікацію чи пройти перепідготовку самих працівників. Для цього необхідно створювати умови, що забезпечували б матеріальну та моральну заінтересованість персона­лу в професійному розвитку. Професійне навчання не дасть позитивних результатів, коли працівники фірми будуть ставитися до нього як до «оплачуваних канікул» або як до «покарання» [13].

До факторів, що можуть заінтересувати працівників взяти активну участь у професійному навчанні, можна віднести такі: мотив збереження свого робочого місця чи залишитися на посаді, яку обіймає; бажання одержати більш високу посаду або перейти на іншу; плани щодо збільшення розміру заробітної плати; зацікавленість самим процесом опанування нових знань, умінь і навичок; інтерес щодо встановлення в процесі навчання контакту з іншими учасниками програми.

Професійне навчання персоналу пов’язане з великими витратами фінансових, матеріальних та трудових ресурсів. Тому формування і контроль за витрачанням коштів на навчання є важливою функцією служби управління персоналом. Три фактори суттєво впливають на величину бюджету навчання: потреби самої організації у професійному навчанні персоналу, фінансові можливості компанії, стимулювання підготовки працівників організації з боку держави.

Керівництво організації визначає обсяги коштів на професійне навчання персоналу виходячи із фінансових можливостей і зіставляє їх з розмірами коштів, які необхідні для задоволення потреби в підготовці персоналу. У разі виявлення суттєвих розбіжностей між можливостями організації в здійсненні професійного навчання з обсягами коштів, необхідних для задоволення потреби організації у навчанні персоналу, визначаються пріоритети в організації навчання працівників.

На основі визначення потреби у професійному навчанні організації служба управління персоналом формулює конкретні цілі кожної навчальної програми. Цілі професійного навчання повинні бути конкретними та специфічними; такими, що орієнтують на одержання умінь і практичних навичок; піддаються оцінюванню у процесі і після закінчення навчання. Наприклад, метою курсу професійного навчання комерційних агентів автомобільного дилера є розвиток навичок з продажу певних моделей автомобілів у конкретній географічній зоні [13].

Цілі професійного навчання мають бути чітко сформульовані, оскільки у цьому разі можна оцінити ефективність підготовки персоналу. Так, наприклад, наприкінці навчання працівник повинен виробляти деталі, що відповідають стандартам якості, установленим для даного преса (або ще краще — для даного процесу), зменшити рівень повернення до 1 % тощо [11].

Навчальні плани і програми для підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників є основними документами, відповідно до яких здійснюється професійне навчання персоналу. Розроблення навчальної програми передбачає визначення її змісту і вибір форм навчання.

Служба управління персоналом організації при розробленні навчальних програм повинна дотримуватися таких вимог:

забезпечувати формування професійних знань, умінь та навичок;

відображати сучасний рівень наукових знань у сфері техніки і технології виробництва, наукової організації праці та передового виробничого досвіду;

забезпечувати послідовність підвищення кваліфікації робітників з їх підготовкою в системі професійно-технічної освіти;

поєднувати професійне навчання з продуктивною працею;

сприяти додержанню трудової і виробничої дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку;

забезпечувати дотримання вимог охорони праці та правил безпеки праці.

Робочі навчальні плани і програми для підготовки нових робіт­ників в організації розробляються на основі типових програм, як правило, на перший розряд (клас, категорію) по професії. Для підвищення кваліфікації працівників програми розробляються на кожний розряд з урахуванням логічної послідовності вдосконалення професійних знань, умінь та навичок з наявної професії.

Навчальні плани і програми для перепідготовки й навчання робітників другим професіям організації розробляють на основі типових навчальних планів та програм для підготовки нових робітників з відповідних професій. При цьому допускається скорочення програм за рахунок вилучення раніше вивченого матеріалу з урахуванням фактичного рівня професійних знань, умінь і навичок слухачів. Скорочення тематики з питань охорони праці та правил безпеки не може допускатися.

Вибираючи форми і методи навчання персоналу, організації слід брати до уваги їх вплив на групи слухачів, які навчатимуться. Важливо також враховувати такі принципи навчання дорослих людей: актуальність навчального матеріалу, врахування поперед­нього досвіду слухача, участь слухача у навчальному процесі, повторення вивченого матеріалу, зворотний зв’язок з викладачем.

На практиці не існує однієї універсальної форми професійного навчання. Кожна форма має свої переваги та недоліки. У цьому зв’язку навчальні програми поєднують різні способи подання навчального матеріалу: лекції, семінари, практичні заняття, відео­фільми, ділові ігри, навчальні ситуації, моделювання тощо. Пра­цівники служби управління персоналом повинні враховувати сильні і слабкі сторони кожної з форм навчання, розробляючи відповідні плани і програми.

Робочі навчальні плани та програми можуть розроблятися і використовуватися у разі підготовки персоналу організації самостійно, або служба управління розвитком персоналу звертається за допомогою до зовнішніх консультантів, навчальних закладів. Сьогодні деякі великі підприємства мають сильні відділи підготовки персоналу. Водночас вони є важливими споживачами освітніх послуг навчальних закладів. Тому вибір конкретних форм та методів професійного навчання персоналу залежить від таких факторів: рівня кваліфікації викладачів, майстрів, інструкторів виробничого навчання; навчально-матеріальної бази; навчально-методичного забезпечення організації тощо. Приймаючи рішення про навчання персоналу на робочому місці чи поза робочим місцем, необхідно брати до уваги аналіз переваг та витрат.

Навчальні програми для підготовки робітників на виробництві можуть видаватися єдиним збірником для навчання і підвищення кваліфікації або окремо для підготовки та окремо для підвищення кваліфікації на кожний розряд. Навчальна програма містить таку структуру: титульний лист; пояснювальна записка; кваліфікаційна характеристика (на кожний розряд, категорію, клас); навчальний план; тематичний план та програми виробничого і теоретичного навчання; список рекомендованої літератури, навчально-наочні посібники, зміст програми.

Визначення потреби в підготовці персоналу — це встановлення невідповідності між професійними знаннями, умін­нями та навичками, які повинен мати персонал організації для виконання її поточних і перспективних цілей, та тими наявними знаннями, уміннями й навичками, котрі персонал має сьогодні. Визначення потреби у професійному розвитку працівника здійснюється на всіх рівнях управління: організації в цілому, структур­ного підрозділу, окремого працівника.

Реалізація такого підходу щодо визначення потреби в підготовці персоналу організації вимагає спільних зусиль служби управління персоналом (відділу підготовки персоналу), самого працівника та його керівника. Відділ підготовки персоналу, визначаючи потребу в навчанні, враховує насамперед стратегію управління організацією та стратегію розвитку персоналу, оцінює рівень про­фесійної придатності працівників. Рішення щодо визначення обсягів професійного навчання за конкретними групами працівників відповідно до структурних підрозділів приймається після кон­сультацій з лінійними керівниками.

На рівні організації, визначаючи потребу у професійному на­вчанні персоналу, доцільно брати до уваги вплив зовнішнього середовища, стан конкурентної боротьби на ринку, розвиток техніки і технологій, що обумовлюють виникнення нової продукції, послуг та нових видів діяльності, зміну організаційної структури.

Установлення потреби в підготовці персоналу на рівні структурного підрозділу здійснюється лінійним керівником цього підрозділу. Він проводить цю роботу виходячи із обсягів виробничої програми структурного підрозділу, оцінювання професійного потенціалу своїх підлеглих у тісній співпраці зі службою управління персоналом організації.

У цьому зв’язку важливо проаналізувати причини зниження середнього розряду робітників, відставання розряду робітників від розряду робіт. Іншими факторами, що обумовлюють потребу в навчанні персоналу, можуть бути зростання обсягів бракованої продукції й відходів з вини працівника, випадки порушення технологічної дисципліни, поломки обладнання та виробничого травматизму. Слід враховувати виконання основних показників роботи структурного підрозділу, звернути увагу на кількість скарг покупців або клієнтів, величину втрат робочого часу, плинність кадрів, рівень виконання норм виробітку тощо.

Керівнику структурного підрозділу доцільно також з’ясувати такі питання: чи можуть працівники підрозділу заміщати відсутніх колег, чи не є аналогічні показники трудової діяльності у подібних підрозділах інших фірм вищі і т. п.

На рівні окремого працівника визначення потреби в професійному навчанні здійснюється на основі складання індивідуального плану розвитку, проведення періодичних атестацій і планування трудової кар’єри. У даному випадку необхідно визначити функції та операції, що здійснює працівник у процесі виконання роботи. Посадова інструкція, кваліфікаційна карта, карта компетенції можуть слугувати корисним матеріалом для виділення та опису знань, умінь і навичок, мотивації, потрібних для підвищення ефективності праці.

Останнім часом дедалі більшого значення набувають методи психологічного тестування персоналу. За їх допомогою визначається ступінь розвитку конкретних особистих професійно важливих якостей працівника. Порівняння результатів оцінювання працівника з портретом ідеального виконавця дає змогу визначити потребу в професійному навчанні. Зведені воєдино потреби у професійному навчанні працівників стають програмою професійного навчання персоналу організації.

Визначаючи потреби у професійному навчанні, слід враховувати бажання підвищити кваліфікацію чи пройти перепідготовку самих працівників. Для цього необхідно створювати умови, що забезпечували б матеріальну та моральну заінтересованість персона­лу в професійному розвитку. Професійне навчання не дасть позитивних результатів, коли працівники фірми будуть ставитися до нього як до «оплачуваних канікул» або як до «покарання» [13].

До факторів, що можуть заінтересувати працівників взяти активну участь у професійному навчанні, можна віднести такі: мотив збереження свого робочого місця чи залишитися на посаді, яку обіймає; бажання одержати більш високу посаду або перейти на іншу; плани щодо збільшення розміру заробітної плати; зацікавленість самим процесом опанування нових знань, умінь і навичок; інтерес щодо встановлення в процесі навчання контакту з іншими учасниками програми.

Професійне навчання персоналу пов’язане з великими витратами фінансових, матеріальних та трудових ресурсів. Тому формування і контроль за витрачанням коштів на навчання є важливою функцією служби управління персоналом. Три фактори суттєво впливають на величину бюджету навчання: потреби самої організації у професійному навчанні персоналу, фінансові можливості компанії, стимулювання підготовки працівників організації з боку держави.

Керівництво організації визначає обсяги коштів на професійне навчання персоналу виходячи із фінансових можливостей і зіставляє їх з розмірами коштів, які необхідні для задоволення потреби в підготовці персоналу. У разі виявлення суттєвих розбіжностей між можливостями організації в здійсненні професійного навчання з обсягами коштів, необхідних для задоволення потреби організації у навчанні персоналу, визначаються пріоритети в організації навчання працівників.

На основі визначення потреби у професійному навчанні організації служба управління персоналом формулює конкретні цілі кожної навчальної програми. Цілі професійного навчання повинні бути конкретними та специфічними; такими, що орієнтують на одержання умінь і практичних навичок; піддаються оцінюванню у процесі і після закінчення навчання. Наприклад, метою курсу професійного навчання комерційних агентів автомобільного дилера є розвиток навичок з продажу певних моделей автомобілів у конкретній географічній зоні [13].

Цілі професійного навчання мають бути чітко сформульовані, оскільки у цьому разі можна оцінити ефективність підготовки персоналу. Так, наприклад, наприкінці навчання працівник повинен виробляти деталі, що відповідають стандартам якості, установленим для даного преса (або ще краще — для даного процесу), зменшити рівень повернення до 1 % тощо [11].

Навчальні плани і програми для підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників є основними документами, відповідно до яких здійснюється професійне навчання персоналу. Розроблення навчальної програми передбачає визначення її змісту і вибір форм навчання.

Служба управління персоналом організації при розробленні навчальних програм повинна дотримуватися таких вимог:

забезпечувати формування професійних знань, умінь та навичок;

відображати сучасний рівень наукових знань у сфері техніки і технології виробництва, наукової організації праці та передового виробничого досвіду;

забезпечувати послідовність підвищення кваліфікації робітників з їх підготовкою в системі професійно-технічної освіти;

поєднувати професійне навчання з продуктивною працею;

сприяти додержанню трудової і виробничої дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку;

забезпечувати дотримання вимог охорони праці та правил безпеки праці.

Робочі навчальні плани і програми для підготовки нових робіт­ників в організації розробляються на основі типових програм, як правило, на перший розряд (клас, категорію) по професії. Для підвищення кваліфікації працівників програми розробляються на кожний розряд з урахуванням логічної послідовності вдосконалення професійних знань, умінь та навичок з наявної професії.

Навчальні плани і програми для перепідготовки й навчання робітників другим професіям організації розробляють на основі типових навчальних планів та програм для підготовки нових робітників з відповідних професій. При цьому допускається скорочення програм за рахунок вилучення раніше вивченого матеріалу з урахуванням фактичного рівня професійних знань, умінь і навичок слухачів. Скорочення тематики з питань охорони праці та правил безпеки не може допускатися.

Вибираючи форми і методи навчання персоналу, організації слід брати до уваги їх вплив на групи слухачів, які навчатимуться. Важливо також враховувати такі принципи навчання дорослих людей: актуальність навчального матеріалу, врахування поперед­нього досвіду слухача, участь слухача у навчальному процесі, повторення вивченого матеріалу, зворотний зв’язок з викладачем.

На практиці не існує однієї універсальної форми професійного навчання. Кожна форма має свої переваги та недоліки. У цьому зв’язку навчальні програми поєднують різні способи подання навчального матеріалу: лекції, семінари, практичні заняття, відео­фільми, ділові ігри, навчальні ситуації, моделювання тощо. Пра­цівники служби управління персоналом повинні враховувати сильні і слабкі сторони кожної з форм навчання, розробляючи відповідні плани і програми.

Робочі навчальні плани та програми можуть розроблятися і використовуватися у разі підготовки персоналу організації самостійно, або служба управління розвитком персоналу звертається за допомогою до зовнішніх консультантів, навчальних закладів. Сьогодні деякі великі підприємства мають сильні відділи підготовки персоналу. Водночас вони є важливими споживачами освітніх послуг навчальних закладів. Тому вибір конкретних форм та методів професійного навчання персоналу залежить від таких факторів: рівня кваліфікації викладачів, майстрів, інструкторів виробничого навчання; навчально-матеріальної бази; навчально-методичного забезпечення організації тощо. Приймаючи рішення про навчання персоналу на робочому місці чи поза робочим місцем, необхідно брати до уваги аналіз переваг та витрат.

Навчальні програми для підготовки робітників на виробництві можуть видаватися єдиним збірником для навчання і підвищення кваліфікації або окремо для підготовки та окремо для підвищення кваліфікації на кожний розряд. Навчальна програма містить таку структуру: титульний лист; пояснювальна записка; кваліфікаційна характеристика (на кожний розряд, категорію, клас); навчальний план; тематичний план та програми виробничого і теоретичного навчання; список рекомендованої літератури, навчально-наочні посібники, зміст програми.