6.4. Облік матеріалів на складах та його зв’язок з обліком у бухгалтерії

Облік матеріалів на складах забезпечує отримання оперативних і точних даних про залишки цінностей за кожним найменуванням матеріалів у розрізі окремих їх видів і сортів.

Кількісно-сортовий облік матеріалів на складах ведеться матеріально відповідальними особами в книгах складського обліку (на картках) ф. № М-17 тільки за кількістю. До початку записів у книзі мають бути пронумеровані всі сторінки, а їх кількість завірена підписами керівника установи і головного бухгалтера і скріплена печаткою.

Записи в книгу складського обліку ведуть матеріально відповідальні особи на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок матеріалів.

На підставі записів у книзі складського обліку матеріально від­повідальні особи зобов’язані своєчасно повідомляти службу пос­тачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасів і про залишки матеріалів, що знаходяться без руху і не використовуються в установі.

Матеріально відповідальні особи відповідно до графіку подають у бухгалтерію документи з надходження та витрачання матеріалів при реєстрі здачі документів, який складається в двох примірниках. У реєстрі вказуються номенклатурні номери матері­алів, кількість і номери первинних документів, прізвища того, хто здав і прийняв.

Кількісно-сортовий облік матеріалів — складна і трудомістка дільниця облікової роботи, а тому важливо вибрати найбільш раціональний метод їх обліку. В бюджетних установах застосовуються такі методи сортового обліку:

1. Кількісно-сумовий (паралельний);

2. Оперативно-бухгалтерський (сальдовий);

3. Метод машинної картотеки.

За першим методом на складі ведеться книга складського обліку матеріалів ф. №  М-17, в бухгалтерії — книга кількісно-сумового обліку матеріалів ф. № 296, а в централізованих бухгал­теріях — ф. № 296-б. Аналітичний облік у бухгалтерії ведеться за номенклатурними номерами, в розрізі матеріально відповідальних осіб та обслуговуваних установ. Замість книги можуть вестися картки. За даними цих реєстрів щомісячно складаються сортові оборотні відомості, підсумки яких звіряються з даними синте­тичного обліку (рис. 6.1).

У разі великої номенклатури матеріалів метод кількісно-су­мового (паралельного) обліку матеріалів є громіздким, трудоміст­ким і недостатньо оперативним. У ньому дублюються аналітичні дані в бухгалтерії і на складі, показники складського обліку звіряються з даними бухгалтерії один раз на місяць і здебільшого із запізненням, що позбавляє установу оперативних і точних даних для контролю за станом запасів.

В установах з невеликою номенклатурою матеріалів застосовується спрощений варіант першого методу. Матеріально відповідальні особи щомісячно здають матеріальний звіт разом із первинними документами, який ретельно перевіряється, таксується, після чого стає реєстром аналітичного обліку (рис. 6.2).

Для обліку продуктів харчування застосовується інший варіант цього методу: в бухгалтерії аналітичний облік матеріалів ведеться за номенклатурними номерами в розрізі матеріально відповідальних осіб у сортових оборотних відомостях ф. № 44. Записи в ці відомості здійснюються на підставі накопичувальних відомостей за надходженням і витрачанням матеріалів. Щомісяця в сортових оборотних відомостях обраховуються обороти і виводяться залишки на початок наступного місяця (рис. 6.3).

У наукових установах НАНУ, які мають велику номенклатуру матеріалів, і в централізованих бухгалтеріях застосовується оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріалів (рис. 6.4). Його суть зводиться до того, що на складі ведеться кількісно-сортовий облік матеріалів в книгах чи картках, які відкриваються в бухгалтерії і передаються на склад під розписку в реєстрі видачі карток. При цьому здійснюється систематичний контроль за правильністю ведення складського обліку, який стає складовою бухгалтерського обліку. З цією метою бухгалтерія уста­нови систематично, але не рідше одного разу на тиждень, декаду проводить безпосередньо на складах у присутності матеріально відповідальних осіб перевірку своєчасності, правильності і повноти оформлення складських операцій, записів в картки складського обліку, а також вибіркову перевірку залишків матеріалів, особливо дефіцитних і дорогих. Правильність записів у складській картотеці працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом в картках складського обліку.

У бухгалтерії облік матеріалів ведеться тільки в грошовому виразі в розрізі субрахунків, груп матеріалів і матеріально відповідальних осіб у відомості руху матеріалів.

Взаємозв’язок між кількісно-сортовим обліком на складі і син­тетичним обліком у бухгалтерії здійснюється за допомогою «Книги залишків матеріалів» (сальдової книги чи відомості), яка відкри­вається на рік і ведеться в розрізі матеріально відповідальних осіб (табл. 6.2).

Номенклатура матеріалів у книзі розміщується за синтетичними рахунками, субрахунками чи групами матеріалів. У цю книгу завідуючий складом щомісяця переносить кількісні залишки на кінець місяця з книги чи карток складського обліку, після чого в бухгалтерії таксуються ці залишки за кожним нуменклатурним номером і підраховуються підсумки за субрахунками матеріалів, групами, матеріально відповідальними особами. Отримані результати звіряються в бухгалтерії з даними відомості руху матеріалів у грошовому виразі. Тотожність отриманих даних під­тверджує правильність ведення складського (аналітичного) обліку матеріалів. У разі розбіжностей помилки знаходяться і виправляються.

Таблиця 6.2

КНИГА ЗАЛИШКІВ МАТЕРІАЛІВ

Сальдовий метод обліку матеріалів зменшує обсяг облікових робіт, забезпечує кращий контроль за наявністю і збереженням матеріалів, звільняє облікових працівників від ведення трудоміст­кого аналітичного обліку і складання сортових оборотних відомостей, спрощує звірку аналітичного обліку із синтетичним. До цього й зводиться перевага такого методу перед іншими.

В умовах застосування ПЕОМ трудомісткість облікових робіт втрачає свою актуальність, а тому на машинах отримують машинограми — оборотні відомості в розрізі кожного первинного документа, зведені оборотні відомості в розрізі номенклатурних номерів матеріалів. Є досвід використання методу машинної картотеки, за яким вся інформація про складський і бухгалтерський облік матеріалів зосереджується в пам’яті машин, а бухгалтерія і місця зберігання матеріалів обладнані термінальними пристроями, до яких мають доступ матеріально відповідальні особи з індивідуальними ключами.

Облік матеріалів на складах забезпечує отримання оперативних і точних даних про залишки цінностей за кожним найменуванням матеріалів у розрізі окремих їх видів і сортів.

Кількісно-сортовий облік матеріалів на складах ведеться матеріально відповідальними особами в книгах складського обліку (на картках) ф. № М-17 тільки за кількістю. До початку записів у книзі мають бути пронумеровані всі сторінки, а їх кількість завірена підписами керівника установи і головного бухгалтера і скріплена печаткою.

Записи в книгу складського обліку ведуть матеріально відповідальні особи на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок матеріалів.

На підставі записів у книзі складського обліку матеріально від­повідальні особи зобов’язані своєчасно повідомляти службу пос­тачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасів і про залишки матеріалів, що знаходяться без руху і не використовуються в установі.

Матеріально відповідальні особи відповідно до графіку подають у бухгалтерію документи з надходження та витрачання матеріалів при реєстрі здачі документів, який складається в двох примірниках. У реєстрі вказуються номенклатурні номери матері­алів, кількість і номери первинних документів, прізвища того, хто здав і прийняв.

Кількісно-сортовий облік матеріалів — складна і трудомістка дільниця облікової роботи, а тому важливо вибрати найбільш раціональний метод їх обліку. В бюджетних установах застосовуються такі методи сортового обліку:

1. Кількісно-сумовий (паралельний);

2. Оперативно-бухгалтерський (сальдовий);

3. Метод машинної картотеки.

За першим методом на складі ведеться книга складського обліку матеріалів ф. №  М-17, в бухгалтерії — книга кількісно-сумового обліку матеріалів ф. № 296, а в централізованих бухгал­теріях — ф. № 296-б. Аналітичний облік у бухгалтерії ведеться за номенклатурними номерами, в розрізі матеріально відповідальних осіб та обслуговуваних установ. Замість книги можуть вестися картки. За даними цих реєстрів щомісячно складаються сортові оборотні відомості, підсумки яких звіряються з даними синте­тичного обліку (рис. 6.1).

У разі великої номенклатури матеріалів метод кількісно-су­мового (паралельного) обліку матеріалів є громіздким, трудоміст­ким і недостатньо оперативним. У ньому дублюються аналітичні дані в бухгалтерії і на складі, показники складського обліку звіряються з даними бухгалтерії один раз на місяць і здебільшого із запізненням, що позбавляє установу оперативних і точних даних для контролю за станом запасів.

В установах з невеликою номенклатурою матеріалів застосовується спрощений варіант першого методу. Матеріально відповідальні особи щомісячно здають матеріальний звіт разом із первинними документами, який ретельно перевіряється, таксується, після чого стає реєстром аналітичного обліку (рис. 6.2).

Для обліку продуктів харчування застосовується інший варіант цього методу: в бухгалтерії аналітичний облік матеріалів ведеться за номенклатурними номерами в розрізі матеріально відповідальних осіб у сортових оборотних відомостях ф. № 44. Записи в ці відомості здійснюються на підставі накопичувальних відомостей за надходженням і витрачанням матеріалів. Щомісяця в сортових оборотних відомостях обраховуються обороти і виводяться залишки на початок наступного місяця (рис. 6.3).

У наукових установах НАНУ, які мають велику номенклатуру матеріалів, і в централізованих бухгалтеріях застосовується оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріалів (рис. 6.4). Його суть зводиться до того, що на складі ведеться кількісно-сортовий облік матеріалів в книгах чи картках, які відкриваються в бухгалтерії і передаються на склад під розписку в реєстрі видачі карток. При цьому здійснюється систематичний контроль за правильністю ведення складського обліку, який стає складовою бухгалтерського обліку. З цією метою бухгалтерія уста­нови систематично, але не рідше одного разу на тиждень, декаду проводить безпосередньо на складах у присутності матеріально відповідальних осіб перевірку своєчасності, правильності і повноти оформлення складських операцій, записів в картки складського обліку, а також вибіркову перевірку залишків матеріалів, особливо дефіцитних і дорогих. Правильність записів у складській картотеці працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом в картках складського обліку.

У бухгалтерії облік матеріалів ведеться тільки в грошовому виразі в розрізі субрахунків, груп матеріалів і матеріально відповідальних осіб у відомості руху матеріалів.

Взаємозв’язок між кількісно-сортовим обліком на складі і син­тетичним обліком у бухгалтерії здійснюється за допомогою «Книги залишків матеріалів» (сальдової книги чи відомості), яка відкри­вається на рік і ведеться в розрізі матеріально відповідальних осіб (табл. 6.2).

Номенклатура матеріалів у книзі розміщується за синтетичними рахунками, субрахунками чи групами матеріалів. У цю книгу завідуючий складом щомісяця переносить кількісні залишки на кінець місяця з книги чи карток складського обліку, після чого в бухгалтерії таксуються ці залишки за кожним нуменклатурним номером і підраховуються підсумки за субрахунками матеріалів, групами, матеріально відповідальними особами. Отримані результати звіряються в бухгалтерії з даними відомості руху матеріалів у грошовому виразі. Тотожність отриманих даних під­тверджує правильність ведення складського (аналітичного) обліку матеріалів. У разі розбіжностей помилки знаходяться і виправляються.

Таблиця 6.2

КНИГА ЗАЛИШКІВ МАТЕРІАЛІВ

Сальдовий метод обліку матеріалів зменшує обсяг облікових робіт, забезпечує кращий контроль за наявністю і збереженням матеріалів, звільняє облікових працівників від ведення трудоміст­кого аналітичного обліку і складання сортових оборотних відомостей, спрощує звірку аналітичного обліку із синтетичним. До цього й зводиться перевага такого методу перед іншими.

В умовах застосування ПЕОМ трудомісткість облікових робіт втрачає свою актуальність, а тому на машинах отримують машинограми — оборотні відомості в розрізі кожного первинного документа, зведені оборотні відомості в розрізі номенклатурних номерів матеріалів. Є досвід використання методу машинної картотеки, за яким вся інформація про складський і бухгалтерський облік матеріалів зосереджується в пам’яті машин, а бухгалтерія і місця зберігання матеріалів обладнані термінальними пристроями, до яких мають доступ матеріально відповідальні особи з індивідуальними ключами.