Глава IV. Использование финансового плана и контроля за издержками производства в целях обеспечения прибыльности

К оглавлению 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62

Для того чтобы составить смету расходов или спланировать прибыль, компания прежде всего должна составить точный прогноз своих доходов и затрат. Для этого она должна с достаточными основаниями быть уверенной в том, что ей удастся реализовать определенное количество своей продукции по определенной цене. Компания должна также точно знать стоимость производства и сбыта каждого своего изделия. Отсутствие такого рода информации означает, что компания идет на риск, не зная своих шансов на успех.

Правильный учет издержек производства — распределение всех расходов по их действительным источникам — готовит почву для составления обоснованных смет и надлежащего управления делами компании. Любой начальник независимо от занимаемого положения и круга обязанностей должен знать методы учета издержек производства и составления финансовых смет, применяемых в своей компании. Более того, он должен постоянно искать пути совершенствования как порядка учета издержек производства, так и составления смет. Все знают стоимость материалов и рабочей силы, а также то, что оба этих вида расходов примерно одинаковы для всех промышленных компаний. Но в отношении накладных расходов отмечается разница (все остальные — издержки производства, кроме стоимости материалов и рабочей силы), значительная не столько по величине, сколько по методике учета этих расходов в различных компаниях.

При производстве любой продукции накладные расходы одной компании, безусловно, отличаются от аналогичных расходов других компаний. Однако на многих предприятиях, выпускающих широкую номенклатуру изделий, накладные расходы на производство одних и тех же изделий рассчитываются не всегда одинаково. Предположим, администрация какой-то компании решает, что, введя еще одну дополнительную смену на своем заводе, она сможет производить новую продукцию без каких-либо других расходов, кроме прямой заработной платы и стоимости материалов. Если она установит цену на эту продукцию соответственно такому предположению, другие компании, придерживающиеся более реальных методов учета издержек производства, будут вынуждены или продавать свою продукцию по этой же цене, или отказываться от производства данного изделия. В конечном счете компании, сбывающие свою продукцию по цене, устанавливаемой на основе так называемых прямых расходов, окажется единственным поставщиком данной продукции, и она будет расширять производство этой продукции до тех пор, пока не окажется, что большая часть всех ее накладных расходов ложится на себестоимость только этого изделия, и тогда, если только эта компания не повысит цену на него (что будет означать появление опять конкурентов), ей придется нести убытки при продаже каждой единицы данного изделия.

Что дает производству учет издержек производства? Учет издержек производства включает в себя финансовый учет, а также анализ и контроль издержек производства. При эффективной системе учета издержек производства счетный план связывается с реалистическим калькулированием издержек производства, чтобы обеспечить руководство информацией, необходимой для планирования будущих прибылей, и чтобы можно было вести хронологические записи финансовой деятельности.

В калькуляционном листе показываются:

— Нормативные издержки на производство и сбыт каждой продукции с подразделением по соответствующим статьям расходов (материалы, труд и накладные расходы).

— Нормы выработки рабочих и производительность оборудования.

— Соотношение между объемом и издержками производства.

Система учета себестоимости, кроме того что она дает ясную картину фактических финансовых операций компании, позволяет:

— сопоставлять фактические и нормативные расходы;

— получать данные, по которым можно судить об эффективности использования каждой статьи расходов.

Бухгалтерский учет совместно с калькуляцией издержек производства образует систему учета издержек производства (т. е. систему, включающую в себя соответствующие процедуры, а также счетных работников и счетно-вычислительные устройства, используемые для выполнения этих процедур, и руководство), благодаря которой руководство получает возможность:

— постоянно контролировать расходы на месте их возникновения;

— непрерывно получать информацию, необходимую для установления реалистических цен на продукцию;

— своевременно узнавать об отклонениях от нормативных издержек в любом звене производства или сбыта;

— получать ежемесячные отчеты о фактических прибылях и убытках;

— получать по мере необходимости данные об ожидаемых прибылях и убытках.

Отнесение тех или иных расходов на неправильную статью приводит в системе учета издержек производства к аккумуляции ошибок. Скажем, если накладные расходы в сумме 2 тыс. долл. будут отнесены на продукт А, в то время как в действительности их следовало отнести на продукт В, то получится искаженное представление о рентабельности не только продукта А, но и продукта Б.

Учет издержек производства в настоящее время рассматривается как необходимость во всех крупных промышленных компаниях, наряду с этим непрерывно растет число мелких фирм, обращающихся к системе учета издержек производства как к исходному моменту при составлении реалистических планов прибылей. Конечно, в этом есть и свои минусы. Во-первых, учет издержек производства сам связан с известными затратами, и при этом значительными, если только он не окупает себя снижением каких-либо других расходов. При применении этой системы бухгалтерский учет становится более детальным и сложным, чем при составлении обычных отчетов о финансовой деятельности компании за определенный период. Применение системы учета издержек производства связано с составлением финансовых планов и контролем за их выполнением, оно требует также обучения каждого администратора и начальника в компании приемам, знание которых необходимо для успешного применения данной системы.

Основное достоинство системы учета издержек производства состоит в том, что она позволяет точно определять место возникновения затрат и, следовательно, дает реальную возможность для их снижения. Старый огульный метод сокращения издержек административными приказами приводит только к тому, что ставит в невыгодное положение те подразделения компании, которые достигли хороших показателей в работе, и постоянно порождает действительные источники убытков — недостаточную эффективность и бесполезные траты.

Учет издержек производства должен также быть учетом ответственности за расходы — система счетов должна составляться с таким расчетом, чтобы расходы относились к тем участкам руководства, где они имеют место.

Статьи издержек производства

Все издержки производства подразделяются на три основные категории: стоимость материалов, заработную плату и общие (накладные) расходы. Стоимость материалов и рабочей силы, затрачиваемых на производство любой продукции, определяется довольно легко, но разбивка накладных расходов по их источникам не составляет особой сложности только на предприятиях, специализирующихся на выпуске одной модели одного изделия, когда все расходы можно отнести на этот единственный вид продукции и, разделив общую сумму расходов на количество выпущенной продукции, определить себестоимость единицы продукции. Рентабельность производства зависит только от калькуляции издержек на каждом этапе производства, а это осуществляется легко при использовании эффективных методов контроля производства и умелого управления всеми звеньями компании.

Однако когда предприятие выпускает несколько видов продукции или даже несколько видов одного и того же изделия, отнесение фактически произведенных затрат на соответствующие статьи накладных расходов представляет серьезную проблему.

Независимо от степени совершенства системы учета издержек производства в данной компании применяемые в ней методы калькулирования издержек производства должны устанавливаться с оглядкой на соответствующие методы, применяемые во всей данной отрасли. Если одна из компаний, выпускающих какую-то продукцию, при определении ее цены исходит из необоснованно заниженных накладных расходов, то от этого страдают все конкуренты этой компании. Все другие компании, производящие аналогичную продукцию, будут вынуждены продавать свою продукцию по той же цене и нести на этом убытки.

Краткий перечень специальных терминов, обозначающих стоимостные понятия. Ответственность за систему учета издержек производства обычно ложится на финансовый отдел, где все или почти все руководящие работники имеют специальную подготовку и опыт учетной работы. Терминология, которой они пользуются для обозначения различных стоимостных понятий, не всегда бывает знакома руководителям производства. Фактически многие обычные слова приобретают особое значение на языке специалистов, занимающихся калькуляцией издержек производства. Для ознакомления с наиболее распространенными терминами, обозначающими стоимостные понятия, приводится их краткий перечень.

Общие организационные издержки. Это текущие расходы, которые скорее относятся к общим организационным затратам, чем к издержкам на производство данного продукта. Эти расходы включаются в счет прибылей и убытков, а затем — в счет нераспределенной прибыли в конце отчетного периода, в течение которого они были произведены.

Фактическая стоимость. Это действительная стоимость, все элементы которой определяются точно и относятся на соответствующие расходные статьи. Фактическая стоимость в ведомостях расходов указывается редко, за исключением тех случаев, когда компании производят только один вид продукции и все издержки должны относиться на соответствующее изделие. Фактические стоимости определяются после завершения производства, после оплаты всех счетов. За фактические стоимости часто принимаются отчетные издержки.

Альтернативные издержки. Это издержки, ожидаемые при применении иной технологии вместо существующей, например при применении машины, менее производительной по сравнению с обычно используемой. Такие издержки обыкновенно рассчитываются перед тем, как изменять технологию производства в целях сокращения издержек.

Распределение издержек. Это отнесение индивидуальных издержек на соответствующие их счета и пропорциональное распределение совокупных издержек между отдельными видами продукции или операциями. Точное распределение издержек позволяет определять фактическую себестоимость каждого изделия, выпускаемого компанией. Распределение издержек предполагает использование плана счетов, где указываются соответствующие подразделения компании, и это налагает ответственность за расходы на руководителей этих подразделений.

Дифференциальная стоимость (смотри маржинальная стоимость).

Прямая калькуляция издержек. Это такой метод калькуляции издержек, когда на счета соответствующих подразделений компании относятся только переменные издержки, или маржинальная стоимость, тогда как остальные издержки позже распределяются пропорционально в суммарном виде.

Постоянные, или неизменные, издержки. Все расходы, которые несет компания независимо от фактического состояния производства, называются постоянными, или неизменными, издержками. Они часто называются «издержками недействующего предприятия», так как эти расходы будут иметь место даже в случае перерыва в производстве. К постоянным издержкам относятся: амортизация, поимущественный налог, страхование от огня, затраты на содержание оборудования и производственных зданий и сооружений, расходы на охрану.

Отчетная стоимость. Это стоимость, указанная в бухгалтерских отчетах. Расходы, указанные в этих отчетах, бывают точными лишь в той мере, насколько верны методы распределения издержек, но, несмотря на это, они обычно рассматриваются как фактические издержки.

Предельная («долевая») стоимость (см. маржинальная стоимость). Это доля, на которую изменяется средняя себестоимость единицы изделия в результате увеличения или уменьшения производства или количества каких-либо операций на одну единицу.

Индивидуальные издержки. Это издержки, которые можно целиком относить на данный отдельный счет (см. совокупные издержки).

Издержки на выполнение заказа. Это совокупная стоимость (включающая стоимость материалов, рабочей силы и рассчитанную соответствующим образом долю накладных расходов) определенного количества продукции (или услуг), производимой в соответствии с отдельным заказом и рассматриваемой как единое целое.

Совокупные издержки. Это общие издержки, связанные с выполнением двух или нескольких дополняющих друг друга операций или общая стоимость двух и более видов продукции, произведенной посредством одной операции или одного цикла обработки. Если одна операция может совершаться только одновременно с другой, то эти операции рассматриваются как комплексные («совокупные») операции, и общие издержки, связанные с ними, представляют собой совокупные издержки. Все издержки, не относящиеся к совокупным издержкам, являются индивидуальными издержками.

Маржинальная стоимость. Это переменная стоимость единицы продукции, изменяющаяся в зависимости от увеличения или уменьшения объема производства, без учета неизменных издержек. Маржинальная стоимость, иногда называемая дифференциальной или предельной («долевой») стоимостью, имеет важное значение при определении экономических выходных размеров партии на производстве и при анализе соотношения прибыли, объема производства и издержек 1.

Стоимость операции. Это издержки, связанные с выполнением отдельной операции производственного процесса, т. е. с отдельным этапом или с рядом этапов процесса превращения сырья в готовые изделия. Эта стоимость применяется при калькуляции издержек по отдельному наряду, а также по производственному процессу.

Стоимость «упущенной возможности». Это величина той потенциальной прибыли на капитал, которую компания могла бы получить в случае вложения его в новое оборудование (или используя его для какой-либо другой цели), но не получила, отказавшись от таких вложений. Если у компании есть возможность получать процентный доходы на свой капитал в размере 10%, но она решает вложить этот капитал в новый производственный процесс, то при расчете стоимости этого процесса ей необходимо прибавить к его стоимости еще 10%, с тем чтобы возместить те проценты, которые она получила бы при использовании капитала другим образом.

Прямые издержки. Те издержки, величина которых прямо пропорциональна объему производства, называются прямыми (пропорциональными), или непосредственными издержками. Эти издержки не оплачиваются, пока они не делаются фактически, и они не делаются, пока они не становятся фактически нужными. В такие издержки входит заработная плата основных производственных рабочих и стоимость основных материалов. К этим издержкам относятся также некоторые накладные расходы, такие, как вспомогательные материалы, затраты на воду и электрическую энергию, .начисления на социальное страхование и прочие расходы на основную рабочую силу.

Издержки за определенный период. Это издержки, относимые не к изготовлению определенной продукции, а к выполнению операций в течение определенного периода.

Издержки, определяемые заранее. Это расходы, которые точно (не приблизительно) определяются еще до того момента, когда они будут произведены. К этим расходам относится стоимость заказанных частей машин или материалов, определяемая договорами.

Первичная себестоимость. Это себестоимость продукции, включающая только стоимость основных материалов и заработную плату основных производственных рабочих; при определении первичной себестоимости накладные расходы во внимание не принимаются.

Стоимость процесса. Это совокупная стоимость продукции, получаемой в итоге беспрерывного процесса, при котором отдельные единицы продукции выделяются только после завершения производства и себестоимость единицы продукции определяется путем деления совокупной стоимости продукции на количество единиц произведенной продукции. Вычисление стоимости процесса часто применяется в целлюлозно-бумажной, химической промышленности и т. п., где беспрерывно производится большой объем материалов.

Полупостоянные издержки. К ним часто относят те расходы, которые руководство считает необходимым производить для обеспечения требуемого качества оказываемых компанией услуг, поддержания престижа компании и хороших деловых отношений с поставщиками и потребителями. Средства для этой цели выделяются и расходуются постольку, поскольку дела компании идут хорошо, и эти расходы не являются неизбежными в том смысле, в каком являются издержки постоянные.

Издержки недействующего предприятия (см. постоянные издержки).

Нормативные издержки. Это издержки, устанавливаемые на основе анализа фактических отчетных издержек и научного прогнозирования состояния производства и конъюнктуры рынка. Нормативные издержки служат основой контроля за издержками производства. Фактические издержки периодически сопоставляются с нормативными, чтобы проверить эффективность производства; серьезные отклонения от точно рассчитанных нормативных издержек дают возможность обнаружить неэффективность процесса производства или реализации продукции.

Непосредственные, прямые, издержки, (см. пропорциональные издержки) .

Действительные издержки (см. фактические издержки).

Переменные издержки (см. прямые издержки).

Стоимость основных и вспомогательных материалов.Все материалы, используемые в производстве и вещественно входящие в готовую продукцию, рассматриваются как основные материалы. В основном калькуляционном расчете указывается нормативная стоимость каждого вида основного материала, используемого для изготовления соответствующей продукции. В нормах расхода материалов учитывается допустимая доля отходов или потерь, имеющих место в процессе производства; норма расхода представляет собой стандартное количество сырья, потребляемого при изготовлении единицы изделия. Все другие материалы, используемые в процессе производства и являющиеся также необходимым элементом производства, относятся к вспомогательным материалам. Они не включаются в стоимость материалов как таковых, но относятся на статью накладных расходов производства (этот вопрос более подробно будет рассматриваться позже).

Заработная плата основных рабочих и вспомогательного персонала. Затраты по заработной плате начисляются на себестоимость продукции примерно так же, как и стоимость материалов. Затраты по заработной плате рабочих, непосредственно участвующих в изготовлении соответствующей продукции, относятся на статью заработной платы основных производственных рабочих. Сюда не входит заработная плата бригадиров, контролеров или канцелярских работников — к таким расходам относится лишь заработная плата тех рабочих, которые все свое рабочее время затрачивают непосредственно на выполнение каких-либо конкретных операций по изготовлению соответствующей продукции.

Накладные расходы. Накладные расходы, как правило, подразделяются на два основных вида: накладные расходы по производству и накладные расходы по коммерческой деятельности. Каждый из этих видов в свою очередь делится на переменные издержки (издержки, зависящие от объема и эффективности выполняемой работы) и постоянные издержки (на которые не влияет состояние производства).

Накладные расходы по коммерческой деятельности состоят из двух видов затрат: издержек, связанных с продажей товара, и административных расходов; значительную часть стоимости вспомогательных материалов и заработной платы вспомогательного персонала следует отнести на статью, предусматривающую накладные расходы по этой коммерческой деятельности.

Накладные расходы по производству — общезаводские расходы — должны быть в центре внимания всех звеньев руководства на производстве. (Среди таких общезаводских накладных расходов можно указать амортизацию, налоги, отчисления на страхование, оплату коммунальных услуг, затраты на содержание зданий, заработную плату мастеров и бригадиров, а также расходы на ремонт и содержание оборудования.) Определение и правильное отнесение издержек на соответствующие виды продукции и структурные подразделения компании являются решающим моментом для эффективного контроля за издержками. Накладные расходы основных производственных цехов и вспомогательных служб (службы главного энергетика, ремонтно-эксплуатационной службы и т. д.) должны рассчитываться в отдельности; расходы по обслуживанию следует относить на счет производственных подразделений, пользующихся соответственным обслуживанием.

Хотя определением и распределением издержек производства по соответствующим расходным статьям должны заниматься опытные финансовые работники, в составлении смет должны участвовать все, кто занимается управлением производства, и мастера. Стоимость изделий (по смете производства) обычно расчленяется на составные части в соответствии с работами, выполняемыми и по их изготовлению. Подобным же образом распределяются издержки вспомогательных служб (стоимость услуг этих служб также подразделяется на соответствующие элементы, как, например, стоимость киловатт-часа электроэнергии, стоимость нормо-часа ремонтно-эксплуатационных работ). Расчеты потребности в услугах вспомогательных служб для производства того количества продукции, которое указано в смете производства, должны, конечно, сообщать управляющие заводами и мастера.

Роль директора по производству в учете издержек производства

Учет издержек производства входит в функции финансового отдела. Но поскольку действие системы учета издержек производства распространяется на всю компанию в целом, то необходимо, чтобы все руководящие работники, особенно руководители производства, знали весь механизм этой системы, с тем чтобы обеспечить ее функционирование.

Может быть, в компании, в которой вы работаете, пока не создана система учета, издержек производства, включающая в себя функции финансового планирования и контроля за издержками производства, но если она относится не к числу отсталых, а к числу развивающихся компаний, то ей, возможно, скоро придется все же ввести у себя методы учета издержек производства.

Введение системы учета издержек производства. Какой бы руководящий пост в системе производства вы ни занимали, ваша помощь будет необходима в разработке и применении соответствующих методов калькуляции и контроля издержек производства.

Если в компании отсутствует система учета издержек производства, то вряд ли можно говорить о наличии в такой компании продуманных организации и управления, так как управление предусматривает всестороннюю оценку и анализ выполняемой работы. Поскольку эффективность системы контроля издержек производства зависит от совершенства организации, то последнюю следует подвергнуть всестороннему и тщательному анализу. Обыкновенно небольшим компаниям для этой цели приходится приглашать консультантов по вопросам управления, если только кто-нибудь из их собственных администраторов не окажется в достаточной мере сам знаком с принципами и практикой научного управления. С того момента, когда в компании вводятся научные организация и управление, необходимо рассмотреть и организацию методов контроля за издержками производства.

Значение тщательного изучения и анализа организационного вопроса такого рода трудно переоценить. Вы не сможете решать проблемы, связанные с издержками производства, не зная характера этих проблем и причин их возникновения. Не имея четкой организационной структуры, вы не сможете определить участки, где допускаются серьезные отклонения от нормативных издержек, и тем более устранять эти отклонения.

Каждой отрасли промышленности, кроме общих с большинством других отраслей проблем, присущи свои специфические проблемы. У каждой компании той или иной отрасли, -кроме общих с другими компаниями проблем, имеются свои специфические проблемы. А перед каждым заводом — если даже компания состоит из ряда совершенно одинаковых заводов, находящихся недалеко друг от друга, — кроме общих с другими заводами проблем, стоят свои специфические проблемы. Общеотраслевые и общефирменные проблемы в значительной степени можно решать на основе общих исследований и оценок, но специфические проблемы каждого завода должны решаться исходя из конкретных условий того завода, где они возникают. Какой бы хорошей ни считало руководство свою систему калькулирования издержек производства, она окажется совершенно бесполезной, если издержки производства, скалькулированные на ее основе, будут нереальными с точки зрения уровня, достигнутого данной отраслью в целом.

Обследование организации управления компанией. В данном случае основную роль играете вы. Какое бы положение в системе управления производством вы ни занимали, часть работы по обследованию организационной структуры, различных систем, способов и применяемых методов падет на вас. Для создания оптимальной организационной структуры и эффективной системы контроля за издержками производства требуются общие усилия всех руководящих работников компании, помимо рекомендаций и заключений консультантов, приглашаемых со стороны.

Обследованию подвергается вся компания. Анализировать необходимо каждый вопрос и каждый этап финансовой деятельности, производства и сбыта продукции компании, рассматривая их как составные части единой организации, выполняющей одну общую задачу. Обследование начинается с анализа компании в целом: списка заводов, контор и складов, входящих в состав компании, и полного перечня выпускаемой продукции с указанием технической характеристики и объема производства каждого Вида продукции. В первую очередь составляется схема административной структуры компании, на которой указываются права и обязанности административных руководителей.

Сразу же надо принять во внимание как важные факторы положение, которое занимает или стремится занять компания в соответствующей отрасли. Остальная часть обследования проводится в свете конкретных задач самой компании.

При обследовании каждого управления, отдела, отделения, участка или звена компании составляется список работников подразделений, входящих в данную организационную структуру, в порядке их подчинения, прав и ответственности. В конечном счете получается список прав и обязанностей по каждой должности в данной компании. В нем указываются тарифные ставки и должностные оклады, а также методы их исчисления. Необходимость каждой должности в компании в конечном итоге должна быть обоснована с учетом того, во что она ей обходится (каждая должность должна давать больше, чем связанные с ней расходы); при этом заработная плата каждого работника должна относиться за счет той продукции, которая изготовлена с его участием.

Анализ «организационной» политики компании. Необходимо определять политику компании, касающуюся финансовой деятельности, а также бухгалтерского учета и контроля за издержками производства, и создать организацию, которая проводила бы эту политику в жизнь. Следует проверить уже существующие в компании план счетов, бухгалтерские книги, методы бухгалтерского учета и калькулирования издержек производства, чтобы выяснить, возможно ли при некотором их изменении применить создаваемую систему контроля за издержками. Если они окажутся непригодными для этой цели, потребуется разработать новый план счетов. По окончании обследования всех подразделений компании должны быть разработаны методы выполнения поставленных задач.

Так же всесторонне следует анализировать отдел сбыта. Необходимо организовать работу всех звеньев службы сбыта в компании, начиная от директора по сбыту, кончая конторскими служащими обслуживающими агентов по сбыту. Районы, где сбывается продукция компании, должны быть разделены на зоны, закрепляемые за отдельными агентами по сбыту или группами агентов. Должны обследоваться сбытовые конторы и бюро по обслуживанию потребителей как с точки зрения их организации, так и прав и обязанностей их работников. Необходимо анализировать порядок выполнения заказов с момента их поступления от заказчика до отгрузки готовой продукции, чтобы установить права и обязанности работников на всех промежуточных инстанциях за каждую соответствующую операцию.

Обследование производственной системы в компании. Изучение рассмотренных выше вопросов не представляет существенного интереса для руководящих работников производственной системы; тем не менее анализ рассматриваемых факторов важен и для них. Такого рода анализом в значительной степени занимаются руководящие работники производства в рамках самой системы производства; результаты же всего обследования и последовательного анализа зависят от точности и, полноты этих обследований.

Обследование приемки материалов, поступающих со стороны. Необходимо составить перечень всех пунктов приемки с указанием поступающих туда материалов и причины поступления тех или иных материалов в соответствующие пункты. Следует учесть эффективность размещения пунктов приемки, наличие у них необходимых емкостей и персонала. Необходимо продумать обоснованность тех или других средств доставки закупаемых материалов; если используется автотранспорт, то уточняется, чьими автомобилями перевозятся соответствующие грузы — прибегает ли компания к услугам транспортных организаций общественного характера, пользуется ли автомобилями, взятыми напрокат, или обходится собственными машинами. Следует также перечислить методы регистрации поступающих материалов, составления отчетных документов о приемке и контроля качества этих материалов. В равной степени должна быть четкой организация труда работников группы приемки материалов, поступающих со стороны, с указанием прав и обязанностей этих работников.

Обследование складского хозяйства. Необходимо тщательно обследовать оснащенность складских площадей, организационную структуру складского хозяйства, а также способы хранения, перемещения погрузки и разгрузки сырья, материалов, находящихся в процессе обработки, и готовых изделий. В обследование следует включить вопрос числа и размещения складов по видам материалов, хранимых на каждом из них, а также размеров складских помещений, их удобства и эффективности их работы. Необходимо проанализировать методы перемещения и хранения грузов, а также порядок учета запасов и составления отчетов об их состоянии.

Обследование цехов. Организацию производства — работу производственных подразделений—следует анализировать до мельчайших подробностей. Технологический поток по каждому виду производства отражает фактическое состояние организации производства. Обследование каждого производственного цеха начинается с формулирования выполняемых функций и основных операций. Анализируется выполнение заданий каждой структурной единицы производственного характера, вплоть до момента передачи готовой продукции для отгрузки. Составляются перечень оборудования с разбивкой по основным группам, список основных производственных рабочих и вспомогательного персонала, уточняется число рабочих. часов за определенный период (обычно за неделю), рассматриваются методы начисления заработной платы, порядок составления отчетов о затрате рабочего времени, указываются должностные лица, по чьему распоряжению начинаются соответствующие работы. Подробно перечисляются методы планирования и контроля производства, в том числе указываются порядок и время составления производственных отчетов, а также лица, для которых составляются эти отчеты. Определяются внутрицеховые ф57нкции ухода за оборудованием и содержания производственных помещений с указанием задач, их выполнения и составления соответствующих отчетов по ним. Указываются методы контроля, дается описание внутренней планировки цехов, а также характеризуется помощь, оказываемая администрацией каждой структурной единице.

Обследование функций упаковки и отгрузки продукции. Анализируются функции и оборудование подразделений, занимающихся упаковкой и отгрузкой готовой продукции, при этом обращается внимание на права и обязанности работников этих подразделений. Указываются используемые материалы, источники их получения, порядок составления отчетов о затрате рабочего времени, выполняемая работа, время отгрузки продукции, отправители и получатели соответствующих видов продукции. Особо отмечается производительность труда и эффективность выполнения рассматриваемых функций.

Обследование ремонтно-эксплуатационной и вспомогательных служб по обслуживанию производства. В первую очередь анализируется политика компании по ремонту и содержанию оборудования и производственных зданий после чего указываются наличный состав работников, методы и приемы решения соответствующих задач в рамках указанной политики. Рассматривается размещение ремонтных цехов, при этом особо указывается эффективность их работы и выясняется, соответствуют ли в них производственные площади и оборудование их потребностям. Если у ремонтно-эксплуатационной службы имеются свои склады, то их рекомендуется рассматривать особо, обращая внимание на зоны, обслуживаемые этими складами. Следует указывать права должностных лиц, по распоряжению которых начинаются соответствующие работы, порядок составления отчетов о затрате рабочего времени и ходе выполнения ремонтно-эксплуатационных работ.

Прочие вспомогательные службы — отопления, электроэнергии, автохозяйства компании и т. д. — необходимо обследовать с точки зрения их удовлетворительности, эффективности работы и размещения. Должен быть составлен список работников этих служб с указанием их прав и обязанностей, тарифной ставки и методов начисления заработной платы.

План (система) счетов. Только после самого тщательного и всестороннего обследования работы всех служб компании бухгалтеры могут разрабатывать эффективную систему калькулирования издержек производства. Составление системы (плана) счетов является функцией соответствующих специалистов. Директору по производству достаточно лишь знать, что такое план счетов и как им пользуются; разработка же этого плана не входит в его обязанности, и зачастую он не имеет достаточных специальных знаний для этого. Без плана счетов и методов бухгалтерского учета, которые дают возможность самостоятельно вести и контролировать каждый счет, калькулирование издержек производства возможно только в самых общих чертах.

Контроль за издержками, как выполнение финансовой сметы. Самое хорошее и наиболее простое определение составления финансовых смет — это «планирование прибыли». Финансовая смета является оценкой финансового положения предприятия в конце соответствующего периода. Один острослов, назвавший оценку «грамотной догадкой», был не так далек от истины. Любая догадка, простая или исходящая из определенных расчетов, содержит элементы предполагаемых неизвестных величин, как и сметные предположения. Сметное предположение в отличие от догадки строится исходя из тщательной оценки фактов, касающихся прошлой деятельности, и обоснованного прогнозирования условий, которые возникнут в будущем.

Смета представляет собой свод оценок — расчетов; она включает в себя счет прибылей и убытков, обоснованный расчетами доходов и расходов, кассовыми поступлениями и расходами, а также сводную смету. В некоторых сметах указываются предполагаемые убытки в конце соответствующего периода. Вновь созданные или только что разросшиеся компании редко надеются показать прибыль за первый год после создания или расширения. В таких случаях составление смет — планирование прибыли —приобретает особо важное значение; одна из самых больших опасностей для новой или расширяющейся компании — это оказаться без капиталов до того момента, когда начнется накопление капитала за счет прибылей. При перспективном планировании в конечном счете всегда предполагают получение прибылей в будущем, а хорошая администрация всегда, до того как сделать большие капиталовложения, оценивает потенциальную конечную прибыль от этих инвестиций. Составлением смет в одних случаях достигается больший экономический эффект, чем в других, но правильное составление смет, т. е. составление смет с учетом конкретных условий компании, не вредит никогда. Составление смет связано с известными расходами, тем не менее, не применяя какой-либо системы составления смет, компания никогда не сможет знать, достигает ли она той эффективности в своей деятельности, которую может или должна достигать при данных условиях.

Однако существуют факторы, ограничивающие эффективность составления смет. Но это не недостатки, а просто обстоятельства, которые следует принимать во внимание при разработке и введении сметной системы.

Все, кого это касается, должны всегда помнить, что сметы следует рассматривать всего-навсего как расчеты и что самые лучшие расчеты лишь немногим отличаются от «грамотной догадки». К смете нужно относиться, как к динамичному инструменту, который позволяет в случае необходимости проявлять определенную гибкость и который можно изменять, когда изменяются обстоятельства.

Достоинства сметной системы. Для применения сметной системы необходимо установить критерий оценки эффективности работы компании; сметная система предполагает твердость решений, определяющих основное направление деятельности компании, и их строгое соблюдение. Она требует, чтобы Организационная структура компании отвечала предъявляемым к ней требованиям и чтобы в ней были четко определены обязанности должностных лиц всех звеньев управления. Непременным условием сметной системы; является аккуратное ведение бухгалтерского учета результатов текущей финансовой деятельности компании. При сметной системе в совместном определении и выполнении основных задач компании должен участвовать весь её управленческий аппарат. Эта система способствует развитию коллективного обсуждения проблем и дает каждому руководящему работнику критерий оценки собственной работы по сравнению с работой других. Сметная система способствует повышению деловых качеств руководящих работников, так как она требует точного планирования и развивает у руководителей умение трезво оценивать положение вещей. Она вскрывает как эффективность, так и неоправданные издержки и толкает на путь правильных суждений в отношении наиболее рационального использования рабочей силы, материалов и оборудования.

Если принимать во внимание все эти положительные черты сметной системы, то кто сможет сказать, что эта система не оправдывает себя? Никто, если сметы будут основаны на логичных суждениях.

Смета является средством управления, но не подменяет управление. Контроль на основе сметы — использование сметы в качестве измерителя эффективности операций с точки зрения издержек является сам по себе действием, направленным на получение прибыли. Даже самая лучшая смета — правильный расчет разумно возможной максимальной прибыли, окажется бесполезной, если она не будет выполнена. А она не будет выполняться в следующих случаях:

— если администраторы и начальники не будут верить в смету и оказывать помощь в ее осуществлении;

— если организационная структура компании нереальна, т. е. неэффективна;

— если системы бухгалтерского учета и калькулирования издержек производства не отвечают предъявляемым к ним требованиям;

— если порядок отчетности нерационален и неэффективен;

— если сама смета не достаточно гибка, чтобы в случае необходимости в нее можно было вносить изменения, не ломая ее в целом.

Период, на который составляется смета. Сметы могут составляться на любой период — на месяц, квартал, год, на пять лет. Однако в связи с тем, что закон о налогах и другие правила требуют составления годовых финансовых отчетов, большинство компаний приготовляют сметы на хозяйственный год. Во многих компаниях составление смет носит характер непрерывного процесса; в них после выполнения сметы одного квартала приступают к выполнению сметы на следующий квартал. В некоторых компаниях сметы составляются на каждый месяц и такие месячные сметы аккумулируются в общую смету. В некоторых компаниях сметы составляются только раз в году на период финансового года. Однако при подобной системе приходится затрачивать большие усилия на составление смет как раз в такое время, когда руководство компаний меньше всего располагает им для оценки положения и планирования. Если смета постоянно проверяется и по мере необходимости в нее вносятся соответствующие поправки, то поддержание сметной системы, после того как она вступила в действие, не требует специальных усилий.

Основная смета. Если у производителя есть эффективная и точная система нормирования издержек на производство соответствующих видов продукции, то данные для его основной сметы можно получить путем простого умножения объема производства каждой продукции, указанного в прогнозе сбыта, на нормативные издержки на производство соответствующих изделий. На основе полученных таким образом данных производитель может судить о том, располагает ли он достаточными средствами для выполнения производственных планов или он должен искать для этого дополнительные средства.

Основная смета, таким образом, является прогнозом рентабельной работы предприятия; она представляет собой счет прибылей и убытков за период, на который она составлена, к которому прилагаются расчеты стоимости реализованной продукции, издержек по продаже, административных расходов и кассовых поступлений. Фактически такая смета превращается как бы в балансовую таблицу, составленную на последнее число периода, на который составляется смета.

Главное назначение основной сметы состоит в том, чтобы определять количество средств производства и денежных средств, требующихся для производства того объема продукции, который предполагается реализовать согласно прогнозу сбыта. С точки зрения контроля за издержками производства основная смета особой ценности не представляет. Чтобы такая смета могла стать средством эффективного контроля издержек производства, ее следует подразделить на несколько частных смет, каждую из которых в свою очередь необходимо разбить по самым мелким статьям соответствующих расходов. Необходимо составлять сметы сбыта, производства, расходов на материалы, затрат по рабочей силе, накладных расходов и издержек вспомогательных служб.

Составление детальных смет. Составление детальных смет предполагает подразделение основной сметы на частные сметы, составляемые для каждого управления компании2; эти сметы в свою очередь подразделяются на сметы отделов и этот процесс продолжается до тех пор, пока каждое организационное подразделение не будет иметь свою смету, т, е. до тех пор, пока не будут определены, с точки зрения издержек и прибыли, рамки деятельности каждого подразделения, входящего в организационную структуру компании.

В большинстве фирм, где занимаются составлением детальных смет как средств управления, создается специальная группа, возглавляемая директором по вопросам финансовой сметы, который подчиняется непосредственно высшей администрации. Работники этой группы, являющиеся специалистами по составлению финансовых смет, оказывают помощь в разработке частных смет для различных отделов, но все руководители последних принимают участие в разработке соответствующих смет и в выполнении этих смет.

Первоначальная смета производства представляет собой всего лишь расчет предполагаемого объема производства каждой продукции за период, на который составляется смета, с дальнейшей разбивкой на кварталы или месяцы. Исходя из этой основной сметы производства, для каждого производственного подразделения должны быть разработаны смета затрат на материалы, смета затрат по рабочей силе и смета накладных расходов; затем эти сметы детализируются по ответственным исполнителям.

На рис. 68 показан порядок разработки детальных смет, необходимых при таком методе. Тот, кто готовится стать директором по производству, конечно, должен основательно знать все вопросы, связанные с их составлением. В этой главе мы рассмотрим только те виды смет, в составлении которых руководители производства должны принимать активное участие.

Итоговая таблица сметы производства. Когда известен предполагаемый объем производства каждой продукции, директор по производству должен определить правильные темпы производства, обеспечивающие выполнение поставленной задачи с учетом наличных и расчетных запасов. На рис. 69 показана итоговая таблица сметы производства фирмы, производящей по три модели каждого из двух видов продукции.

Конкретизация сметы производства по видам продукции. Итоговая таблица сметы производства, после утверждения директором по производству поступает в отдел контроля производства с целью разработки плана и графика производства. Если реализация продукции в течение года будет довольно равномерной и уровень запасов сохранится в пределах нормы (гл. IX), установленной примерно в размере 6-недельного объема реализации, а также будет экономически целесообразно бесперебойно производить все модели указанных изделий, первое распределение предполагаемых объемов производства не будет представлять никакой трудности (рис. 70).

Исходя из сметы производства, необходимо разрабатывать частные «меты по расходу материалов, затрат по заработной плате основных производственных рабочих и по общезаводским накладным расходам. Заработная плата вспомогательного персонала и расходы на вспомогательные материалы включаются в смету общезаводских накладных расходов.

В смете расходов основных материалов указывается количество единиц всех видов материала, потребляемого при производстве каждого вида продукции каждым производственным цехом и за каждый соответствующий период. Смета закупок составляется исходя из сметы расхода материалов; в ней дополнительно к данным сметы расхода материалов приводится расчетная стоимость каждого материала, расходуемого на единицу продукции и по периодам.

Смета затрат по заработной плате основных производственных рабочих разрабатывается по каждому виду продукции и каждому производственному цеху самим управляющим завода, которому дают консультации и оказывают помощь директор по вопросам смет или работники его группы. В смете затрат по заработной плате основных производственных рабочих указываются нормо-часы и расчетные суммы заработной платы на каждый этап производства по видам продукции и по производственным подразделениям.

Составление сметы общих, или накладных, расходов также входит в обязанности управляющего завода. В этой смете по каждому основному производственному цеху и каждой вспомогательной службе перечисляются заработная плата мастеров, затраты по заработной плате вспомогательного персонала, стоимость запасных частей, используемых при ремонте, и заработная плата работников ремонтно-эксплуатационной службы, стоимость вспомогательных материалов, расходы на коммунальные услуги, амортизацию, налоги, отчисления по страхованию, а также расходы основных производственных цехов на содержание помещений.

Исходя из смет расхода основных материалов, затрат на заработную плату основных производственных рабочих и накладных расходов составляют сметы запасов. Составляются таблицы запасов сырья и материалов в начале периода, на который составляется смета в конце его, а также сырья и материалов, находящихся на стадии обработки, и готовых изделий.

Баланс сметы. Сметы производства совместно со сметой сбыта и финансовой сметой образуют баланс сметы, показывающий ожидаемые прибыли компании за определенные промежуточные периоды и за весь период, на который составляется смета. Сопоставляя фактическую прибыль с прибылью, запланированной на соответствующие периоды, компания может выявлять перерасходы и неэффективность в использовании средств и устранять эти явления до того момента, пока они могут сорвать рентабельность производства на длительный период.

Неотъемлемой чертой детальных смет является их многовариантность, основанная на тщательных расчетах издержек, с учетом возможных изменений объема производства. Так называемые постоянные издержки очень редко остаются неизменными при значительном увеличении объема производства. Подобно этому и переменные издержки также редко изменяются пропорционально увеличению объема производства от нуля до самого высокого уровня. Поэтому в многовариантных сметах указываются объемы производства, в пределах которых постоянные издержки остаются действительно неизменными, а переменные издержки изменяются пропорционально увеличению или уменьшению объема производства. Например, постоянные издержки могут оставаться действительно постоянными, когда объем производства определенной продукции составляет более 30 тыс., но менее 50 тыс. единиц данной продукции. Аналогично в пределах этого объема производства могут быть рассчитаны переменные издержки, относимые на единицу продукции. Если же объем производства будет колебаться в пределах 50—70 тыс. единиц продукции, то для такого объема производства потребуются новые «постоянные издержки» и придется произвести новый расчет переменных издержек на единицу продукции. Обычно встречаются многовариантные сметы, составленные с учетом возможного отклонения на 10 и 20% в сторону уменьшения и увеличения объема производства, определенного в прогнозе сбыта (основной смете, разработанной на его основе).

Анализ сбалансированного соотношения между издержками, объемом производства и прибылями. После составления детальных смет, когда будут составлены многовариантные сметы для всех производственных операций, на их основе можно успешно анализировать соотношение между издержками, объемом производства и прибылями. Этот анализ, называемый обычно анализом сбалансированного соотношения между издержками, объемом производства и прибылями, поскольку основная цель его состоит в нахождении объема реализации, необходимой для возмещения издержек, дает администрации возможность определять влияние на прибыли изменений в следующих факторах:

— постоянных издержек;

— переменных издержек;

— объема реализации;

— продажной цены;

— ассортимента реализуемой продукции.

Ценность анализа сбалансированного соотношения между издержками, объемом производства и прибылями зависит от обоснованности данных в сметах. Величины, обозначающие переменные издержки — как и деление издержек на постоянные и переменные, — должны быть реалистичными. Необходимо также исходить из предположения, что объем производства не будет влиять на продажную цену и цены останутся неизменными в течение периода, на который составлена смета; что не будет меняться ассортимент реализованной продукции (если вопрос идет о реализации более одного вида продукции) и что технологическая эффективность производства останется той же. При анализе сбалансированного соотношения между издержками, объемом производства и прибылями предполагается, что все изготовленные изделия будут реализованы по продажной цене, предусмотренной в смете.

Точку сбалансированного соотношения между издержками, объемом производства и прибылями можно определять посредством простой математической формулы 3, исходя из итоговых данных сметы. Но применение графического метода нахождения этой точки сбалансированного равновесия дает возможность видеть также и области потенциальных убытков и прибылей, связанных с изменением объема производства.

На рис. 71 изображен график точки сбалансированного равновесия между издержками, объемом производства и прибылями для продукции, продажная цена единицы которой равна 50 долл., а объем производства и реализации составляет по смете 80 тыс. единиц. Постоянные издержки в пределах соответствующего, объема производства (от 50 тыс. до 90 тыс. единиц) равны 1500 тыс. долл. Сумма переменных издержек в этих пределах увеличивается на 25 долл. с изготовлением каждой единицы продукции. Из графика видно, что после изготовления и реализации 60 тыс. единиц продукции полностью возмещаются все указанные издержки. Вы можете также видеть, что при изготовлении и реализации только 50 тыс. единиц продукции компания потерпит убыток в размере 250 тыс. долл. Если будет изготовлено и реализовано 70 тыс. единиц, прибыль составит 250 тыс. долл. при производстве и реализации 80 тыс. и 90 тыс. единиц прибыль составит 500 тыс. и 750 тыс. долл. соответственно. Если объем производства: будет выходить за указанные пределы, то нужно будет построить новый график, исходя из соответствующих новых постоянных и переменных издержек.

Из графика, однако, видно, что снижение или увеличение постоянных издержек в указанных на графике пределах приведет к уменьшению или увеличению прибыли в размере той суммы, на которую будут увеличиваться или уменьшаться эти издержки. Но даже небольшое увеличение переменных издержек окажет значительное влияние на прибыли компании.

Важным моментом при составлении детальных смет является расчет расходов на приобретение определенных деталей и узлов на стороне и сопоставление этих расходов с издержками на их изготовление у себя. На первый взгляд может показаться, что при условии, когда стоимость покупной детали равна 20 долл., а издержки на ее производство у себя составляют 22,5 долл., решение должно быть в пользу приобретения ее на стороне. Однако при составлении реальных смет необходимо принимать во внимание многие, и даже очень многие, факторы, не ограничиваться только сравнением стоимости единиц соответствующего изделия.

Какой оборотный капитал потребуется за год при покупке соответствующей детали на стороне? Какой оборотный капитал может потребоваться при изготовлении этой детали у себя? Оказывает ли покупка этой детали влияние на использование оборудования? Возникает ли при производстве данной детали у себя необходимость в приобретении нового оборудования или в усовершенствовании имеющегося оборудования? Какие общие капитальные затраты потребуются в том и другом случае? В каких процентах будет выражаться доход на вкладываемый капитал и с какого времени начнется поступление этого дохода? Для того чтобы принять разумное решение о покупке детали или изготовлении ее у себя, необходимо дать обоснованные ответы на эти и целый ряд других вопросов.

В большинстве компаний, в которых думают о будущем, создается специальная комиссия, которая занимается сопоставлением экономического эффекта, достигаемого при производстве соответствующих деталей у себя или при покупке ее на стороне. В эту комиссию обычно включаются представители группы директора по вопросам сметы, службы закупок, отдела контроля производства, технологической разработки отдела технологии производства, отдела организации производства и главный бухгалтер по вопросам издержек производства. Рекомендации этой комиссии утверждаются директором по производству и финансовым контролером, за исключением тех случаев, когда фактические права на принятие решений о покупке или изготовлении соответствующих изделий предоставлены самой комиссии,

Факторы, учитываемые при принятии решений о покупке или изготовлении изделий у себя. Каждый член указанной комиссии при общем анализе проблемы покупки или изготовления указывает на соображения, которые имеют отношение к его сфере деятельности. От группы учета издержек производства и группы по составлению смет поступают все необходимые данные, касающиеся издержек производства, средств для капиталовложения, а также расчетные нормы дохода на вкладываемый капитал. Служба закупок дает информацию о наличии соответствующей детали на рынке и ее цене. Служба контроля производства дает информацию о потребностях производства и производственных мощностях — количестве соответствующих деталей, требуемых для производства в то или иное время, а также о возможностях изготовлять требуемое количество деталей у себя. Отделы по разработке технологии производства и его организации дают техническую информацию, касающуюся производства этой детали, производственного оборудования и затрат труда.

Большую часть издержек на производство любой детали фактически составляют постоянные издержки; компания несет эти расходы независимо от того, будет эта деталь производиться или нет. Возьмем, например, деталь, которую можно купить по 20 долл. за единицу, а издержки на производство каждой единицы этой детали в самой компании составляют 22,5 долл.

На первый взгляд кажется, что компания, удовлетворяя свою месячную потребность в этих деталях, которая составляет 1 тыс. единиц, получает возможность сэкономить 2,5 тыс. долл. в месяц. Однако если расчет постоянных и переменных издержек показывает, что 4,5 долл. общих издержек на производство одной детали в действительности представляют, постоянные издержки, то при покупке соответствующей детали на стороне месячные расходы компании фактически составят на 2 тыс. долл. больше, чем при изготовлении этой детали у себя.

Но это еще только начало анализа, проводимого для принятия решения оо изготовлении детали у себя или о покупке ее на стороне. Изготовление Детали у себя связано с затратами наличных средств — капиталовложениями в оборудование и в запасы материалов, а также с затратами по заработной плате и стоимости материалов. Затраты капитала при изготовлении детали у себя обычно означают омертвление значительных средств до начала производства, за несколько месяцев до реализации готовой продукции. При покупке детали на стороне платежи производятся обычно небольшими суммами в течение 30 дней со дня поставки партии деталей. Отдача от вкладываемого капитала и время получения отдачи от вкладываемого капитала являются очень важными факторами, учитываемыми при принятии решений о покупке деталей или изготовлении их у себя.

Предположим, в компании за основу берется 100%-ная отдача от вкладываемого капитала. При использовании существующих станков и прочего оборудования компания может производить данный вид деталей, вкладывая капитал на 20 тыс. долл. больше тех средств, которые она затратила бы при покупке этих деталей на стороне; тогда 24 тыс. долл. годовой экономии, получаемой при изготовлении деталей у себя, представляют 120% отдачи от 20 тыс. долл. вкладываемого капитала.

Однако если для производства соответствующих деталей нужно новое оборудование, требующее в среднем ежегодных капиталовложений 10 тыс. долл., то для производства деталей у себя потребуются дополнительные капиталовложения в размере 30 тыс. долл., и тогда «экономия» в 24 тыс. долл. будет представлять только 80% отдачи от вкладываемого капитала.

Тем не менее, если есть возможность значительно увеличить объем сбыта, может быть, выгодно вложить капитал в новое оборудование для производства данных деталей. Также в случае, когда можно рассчитывать на получение 80%-ной отдачи в течение ряда лет вместо 100%-ной отдачи, получаемой только в течение одного или двух лет, очевидно, будет более целесообразно вкладывать капитал в новое оборудование для получения прибыли в течение длительного периода.

При анализе проблемы производства деталей у себя или покупки их на стороне обычно принимаются во внимание и другие факторы. Если есть возможность использовать станки и оборудование, применяемое обычно для изготовления соответствующих деталей, для выпуска более рентабельной продукции, то будет выгоднее покупать эти детали на стороне, а у себя наладить производство новой, более рентабельной продукции.

Принципы анализа проблемы производства деталей у себя или покупки их на стороне можно применять при изучении выгодности того или иного ассортимента выпускаемых изделий. Если компания, используя все свои производственные мощности, выпускает несколько видов продукции, пользующихся примерно одинаковым спросом, то до принятия решения о покупке дополнительного оборудования необходимо изучить целесообразность сокращения производства нерентабельных видов и увеличения выпуска рентабельных видов продукции.

Иногда можно получать более высокие прибыли в течение длительного периода, без дополнительных капиталовложений в основные фонды, путем перевода имеющегося оборудования от производства менее выгодных на производство более выгодных видов продукции.

Прозорливость как фактор в контроле за издержками производства

Смета является финансовым прогнозом, сочетанием множества расчетов. Обоснованность любой отдельной составной части сметы зависит от правильности суждений при разработке прогнозов сбыта, смет производственных отделов, смет затрат на материалы — от оценки многих ожидаемых экономических показателей. Фактор правильности суждений не теряет своего значения и после составления окончательной сметы; смета является и должна быть гибкой, для того чтобы служить критерием при оценке деятельности компании и ее рентабельности.

Если где-либо в компании обнаруживается нереальность указанных в смете показателей (если эти показатели окажутся заниженными или недостижимыми), то возникает необходимость заново обосновать расчеты во всех звеньях компании.

Если смета используется только для оценки деятельности компании, она может оказаться совершенно бесполезной; фактически она может принести больше вреда, чем пользы. Если сметные издержки окажутся завышенными, то руководство может подумать, что компания работает исключительно успешно, в то время как в действительности она получает только небольшую часть той прибыли, которую она могла бы получать. Занижение издержек приводит к противоположным результатам: руководство преуспевающей компании надорвет свои силы, пытаясь достичь невозможного. Ничто так не разочаровывает управляющего, как неуспех в борьбе за достижение высоких показателей в работе компании; при таких обстоятельствах ни одна компания не может держать у себя и хороших управляющих.

Какую помощь оказывает смета управляющему в оценке его личного вклада в выполнении задач компании? Смета дает руководителю возможность определить свои задачи по обеспечению производства соответствующего объема продукции при данных затратах человеко-часов, машино-часов ы определенных накладных расходах. Сопоставление фактических и расчетных затрат человеко-часов и машино-часов позволяет ему точно определить на что он должен обратить особое внимание и где именно его опыт и руководство особенно нужны.

Смета дает возможность не только выявлять места возникновения различного рода отклонений от нормальных показателей в работе, но и указывает пути анализа для устранения причин, вызывающих такие отклонения. Возьмем, например, 3 цеха, изготовляющих эксцентрики из прутковой нержавеющей стали, по одной и той же технологии и совершенно одинаковые станки. У цеха X, скажем, стоимость одной детали вдруг повысилась на 20%, а издержки производства в цехах Y и Z остались на прежнем уровне. Причем во всех трех цехах сохранились та же технология и те же станки и не произошло никаких изменений также в составе рабочих. По отчетам цеха X было тут же установлено, что на 50% увеличился брак. Должен ли управляющий сделать выговор начальнику цеха п потребовать от него более внимательно контролировать производство в целях устранения причин брака? Или он должен проанализировать причины брака более глубоко?

Справка, полученная от отдела контроля производства, показывает, что стальные прутки в цех X поступили по новому заказу от нового поставщика; контролер, которому была поручена приемка прутков, не обнаружил никакой существенной разницы в качестве прутков этого поставщика и других поставщиков. Партии прутков нового поставщика были направлены также в цеха Y и Z. Брак в этих цехах сразу повысился до 45 и 60% соответственно. Совершенно ясно, что причина повышения издержек здесь заключается в качестве материала, что нет никакой необходимости в пересмотре сметы и что начальник цеха X не заслуживает выговора за брак.

Предположим, стоимость одной детали в цехе X не увеличилась, а, наоборот, вдруг сократилась за месяц на 20% при тех же условиях производства. Должен ли администратор (отметив хорошую работу начальника и рабочих цеха X) потребовать такого же улучшения показателей от цехов Y и Z? Или он должен искать какую-либо другую причину сокращения издержек производства? И в этом случае материал поступил впервые от нового поставщика, и контролер при приемке не обнаружил никакого существенного отличия материала от прежнего. Однако когда партии нового материала были направлены в цеха Y и Z, брак в этих цехах фактически был сведен на нет. Ясно, что для производства указанной детали следует использовать новый материал, а смету пересмотреть, взяв за основу расчетов новые нормативные издержки.

Система детальных смет для способного администратора является отправной точкой в контроле за издержками производства. Она помогает ему и побуждает его выявлять важные факторы, служащие причиной улучшения или ухудшения показателей работы компании, искать пути повышения эффективности производства и сокращения потерь, заставлять его думать и принимать обоснованные решения. Она дает возможность администратору чувствовать перспективу, в первую очередь перспективу развития; администратор может видеть результаты принимаемых им решений и оценивать их эффективность.