2.8 «Куда нам это всё складывать?»: 10 советов по архивной работе

К оглавлению 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66

Поток богатств теряется в песках расточительности.

Пьер Буаст

Совет 1. Что такое архив?

Архив является информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах деятельности компании. В архиве организации хранятся документы, работа с которыми завершена, как правило, в текущем делопроизводстве. То есть архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой – информация в них представлена комплексно, так как документы поступают от всех структурных подразделений. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности организации по всем направлениям. Такой анализ может быть жизненно важен для дальнейшей деятельности или самого существования организации.

Следовательно, архив организации может стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию. В архив обычно обращаются для решения как оперативных, так и более значимых вопросов деятельности организации. К тому же надо иметь в виду, что для таких организаций, как страховые компании, организации юстиции, налоговые инспекции, коммерческие банки и др., архивные документы, хранящиеся в текущих архивах, являются основой выполнения их главных функций. Также архив любой организации выполняет и важнейшую социальную функцию, храня в течение длительного времени (75 лет) документы, содержащие сведения, подтверждающие основные конституционные права граждан Российской Федерации независимо от места их трудовой деятельности.

Совет 2. Чем руководствоваться при формировании архива?

Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов. Относительно вопросов хранения документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. В соответствии со ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.04 № 125 ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Порядок хранения документов регламентируется следующими документами:

1) Федеральным законом от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2) Основными правилами работы архивов организации – одобрены решением Росархива от 06.02.02;

3) Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000;

4) Федеральным законом об Акционерных обществах в РФ.

Особую актуальность для специалистов отдела кадров представляет Перечень, поскольку именно он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций, в том числе негосударственных.

Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций, и указания по их применению.

Особо следует отметить, что в соответствии со ст. 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Совет 3. Сроки хранения документов

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: один год, пять лет, семьдесят пять лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться пять лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) – постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников – семьдесят пять лет.

Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим – не менее пять лет. Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание», например: по договорам о материальной ответственности – пять лет после увольнения материально ответственного лица; сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах – пять лет после снятия с учета и т. д.

Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов. Например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др. На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Совет 4. Порядок хранения документов

Согласно ст. 13 Закона № 125-ФЗ, организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

Статья 15 вышеуказанного Закона отмечает, что организации «обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов». Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

Сохранность документов, учетных регистров, оформление и передачу их в архив обеспечивает сотрудник отдела кадров, уполномоченный для ведения архивной работы.

Совет 5. Выдача документов из архива службы персонала

Выдача документов, учетных регистров из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязывает организации при наличии у них соответствующих архивных документов «бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ».

Понятие пользователей архивными документами определяется п. 19 ст. 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся «государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации».

Совет 6. Уничтожение документов или передача в архив

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, трудовые договоры, приказы по личному составу и др.) в Перечне помимо указания срока хранения помечены аббревиатурой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов и не являющиеся таковыми. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы.

По истечении сроков хранения в архивах организаций – источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период. Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой ЭПК, а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т. п.

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами. Этой же статьей определено, что при ликвидации организации ее документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

Совет 7. Кто может изъять документы из архива организации?

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Совет 8. Закон есть закон

Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что «юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

В некоторых случаях организации могут быть, согласно ст. 111 НК РФ, освобождены от ответственности за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар и т. п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействия) которых стали причиной совершения этого правонарушения. Архивирование документов позволяет решить целый комплекс проблем, связанных с организацией и управлением архива предприятия, обеспечением сохранности особо ценной информации, составлением описей документов и дел, общим обследованием архивного фонда.

Совет 9. Избавьтесь от хлопот

В настоящее время на рынке появилась новая услуга, которая имеет стабильный спрос в крупных и средних компаниях. Речь идет о вне-офисном хранении документов.

Внеофисное архивное хранение документов позволяет обеспечить конфиденциальное и удобное хранение ваших документов в современных и технически оснащенных хранилищах. Разработанные специально для безопасного архивного хранения документов, они высокоэффективны в течение длительного периода времени при экономии дорогостоящих офисных площадей. Актуально при частых, внезапных налоговых и иных проверках с выемкой документов.

Совет 10. Оцените преимущества

Хранилища архивных компаний отвечают всем международным и российским стандартам в области архивного хранения особо ценных документов, они оснащены самыми современными системами пожаротушения, сигнализации, контроля уровня влажности и температуры. В таких условиях возможности утери хранящихся документов при пожаре, подтоплении, неправильных условиях хранения и иных форсмажорных обстоятельствах минимизируются и практически равны нулю.

В наше время информация является одним из важнейших ресурсов, и обеспечение ее сохранности и безопасности становится главной задачей в процессе деятельности любой компании. Внеофисное хранение документов значительно снижает возможность утечки коммерческой информации и попадания ее в руки конкурентов. Это достигается сочетанием многоступенчатой системы охраны и видеонаблюдения со сложной системой кодирования и обезличивания хранящейся информации. Все поступающие документы шифруются особым кодом и рассредоточиваются по всему хранилищу. Доступ к документам получают только уполномоченные сотрудники заказчика, постоянно ведется история доступа. Информация надежно защищена от несанкционированного доступа, чего крайне тяжело достичь, храня свои документы в офисе.

Внеофисное архивное хранение документов позволяет экономить на дорогих офисных площадях, на многочисленном оборудовании, необходимом для организации архива, на обучении и оплате дополнительных сотрудников.

И последнее напутствие к тем, кто работает в старых компаниях, имеющих давний архив и обширную историю. В стране нарастает интерес граждан к поиску своих генеалогических корней. И в поисках информации эти граждане часто обращаются с запросами в архивы организаций. Коллеги, проявляйте милосердие, не отмахивайтесь от подобных запросов. А проявляя милосердие, помните о нормах «Закона о персональных данных». Как ни удивительно, но данные человека, чьи кости истлели и остались лишь архивные следы, не перестали быть персональными.