ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ВО ВНЕШТОРГБАНКЕ н453ав

Информация о готовой работе

Тип: Дипломная работа  | Возможен только новый заказ  | Страниц: 104  | Формат: doc  | Год: 2005  |  

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 2

ГЛАВА 1. БАНКОВСКИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ И СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 7

1.1. Процессное управление в российских предприятиях и банках 7

1.2. Концепции автоматизации компаний и банков 13

1.3. Необходимость системы электронного документооборота (СЭД) для предприятий и банков 26

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА ВНЕШТОРГБАНКА 43

2.1. Lotus Notes как инструмент в работе банка 43

2.2. Анализ программного обеспечения, используемого во "Внешторгбанке" для документоборота 53

2.2.1. База данных документов 53

2.2.2. Репликация 55

2.2.3. Защита данных 57

2.2.4. Система передачи сообщений 60

2.2.5. Мобильная обработка данных 64

ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ВО ВНЕШТОРГБАНКЕ 67

3.1. Основные требования к выбору системы документооборота банка 67

3.2. Перспективы внедрения IBM Lotus Notes 6 81

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 95

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 98

Введение

Сегодня применение системы автоматизации документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организации. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась, в первую очередь, как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов. Однако в последнее десятилетие заметный прогресс в области офисной автоматизации привел к тому, что авторы могут сами с помощью персональных компьютеров составлять документы, а нажатия нескольких клавиш достаточно для отправки любого числа копий документа адресатам, независимо от их местонахождения.

Управление банком осуществляется посредством перемещения документов и связанных с ними поручений и отчетов, поэтому следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость. Она выражается в том, что руководители не располагают своевременной и полной информацией о документах, их состоянии и истории работы с ними, а сам процесс прохождения документов является плохо контролируемым, в частности:

невозможно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;

документы движутся медленно, их текущее состояние неизвестно, иногда они просто теряются;

появляются дублирующие или противоречивые документы;

решения не выполняются в срок или вообще не выполняются;

невозможно узнать, почему и кем было принято конкретное решение.

В эпоху исключительно бумажного документооборота нетехнологичность и трудоемкость операций с бумажными документами привели к отделению технологических функций по обработке и перемещению бумажных документов от содержательной работы с ними. Изготовлением, размножением, учетом, хранением, перемещением бумажных документов занимались специальные делопроизводственные службы. Следовательно, системы автоматизации работы с документами справедливо рассматривались как системы автоматизации деятельности технологического персонала канцелярий и секретариатов. При этом важным критерием их эффективности являлось снижение трудоемкости обработки бумажных документов и численности делопроизводственного персонала, что, естественно, имело ограниченное влияние на эффективность работы организации в целом.

Однако с появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте ситуация кардинально изменилась. Технологические операции с электронными документами осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. Именно поэтому во многих странах важнейшим показателем повышения эффективности работы управленческого аппарата считается увеличение доли электронных документов в общем документообороте.

Рассмотрим процесс перехода от бумажного делопроизводства к электронному документообороту.

Сложившаяся в нашей стране делопроизводственная практика определяет и регламентирует основные процедуры бумажного документооборота: картотечно-журнальный учет готовых документов в делопроизводственных службах подразделений предприятия; размножение и перемещение бумажных документов и связанных с ними поручений и отчетов по подразделениям; контроль за прохождением и исполнением документов путем отслеживания сведений в совокупности журналов и картотек в подразделениях.

Причиной большинства проблем бумажного делопроизводства является изначальное противоречие между требованиями централизованного управления документооборота и децентрализованной технологией их учета. Картотеки и журналы ведутся непосредственно в каждом подразделении, поэтому процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в сборе данных в соответствующих подразделениях. Для этого требуются большие накладные расходы: нужны строго регламентированные и трудоемкие процедуры сбора и фиксации распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одно предприятие или банк не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Альтернативный путь состоит в упрощении регламентированных процедур документооборота путем делегирования всех прав работы с документами непосредственным исполнителям. На предприятиях промышленно развитых стран в эпоху бумажного документооборота за работу с конкретным документом отвечал соответствующий менеджер, при этом отпадала необходимость в е

Список литературы

и корреспонденция в вопросах и ответах. Издательство "Феникс", Ростов-на-Дону. 2004.

5. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. Издательство "Феникс", Ростов-на-Дону. 2004.

6. Березина Н. С., Трубникова Е. Н. Lotus Notes 4.х для пользователя. М. Бином 1997. 544 с.

7. Бобылева М.П. "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному". Издательство МЭИ, М. 2004.

8. Ватолина М.В. Организация работы с документами. Издательство "Феникс", Ростов-на-Дону. 2004.

9. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы - 1997. №1

10. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство. Издательство "ТетраСистемс", М. 2004.

11. Елизаветина Т., Денисова М. Делопроизводство на компьютере. Издательство "Питер", СПб. 2004.

12. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. - М., 2001. - 204 с.

13. Крайсл Б. Изучи сам Lotus Notes. Пер. c англ. Мн.: Попурри. 1998. 432 с.

14. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. "Издательский дом Дашков и К", М. 2004.

15. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2001. №3

16. Леонтьев Б.К. Lotus Organizer для Windows. М. 2003

17. Линд Д. Керн. Lotus Notes и Domino 5/6: Энциклопедия программиста. М. 2003.

18. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. - 2001. №2

19. Пшенко А.В. Делопроизводство. Издательство "Юрайт-Издат", М. 2004.

20. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. Издательство "Академия", М. 2004.

21. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. Издательство "МЦФЭР", 2004.

22. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.php

23. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. Издательство "ПРИОР", М. 2004.

24. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.php

25. Фишвик К., Эйвьярд Т. Lotus Notes и Domino 6: Сертификация для системного администратора: Учебно-справочное пособие (под ред. Титтела Э.; пер. с англ. Лунина С.М.). М. 2005.

26. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая корреспонденция: Справочник. Издательство "МЦФЭР", М. 2004.

Примечания:

Примечаний нет.