Методика реферування документів
Реферування в роботі секретаря-референта
Референтські функції передбачають формування вмінь з аналітико-синтетичної роботи з первинними письмовими документами й навичок їх перетворення у вторинні форми інформації.
Основа такої роботи – підготовка вторинних, більш стислих документів, а саме оглядових та оглядово-аналітичних. Такі документи є результатом аналізу та синтезу інформації, запозиченої із «чужих» первинних документів і водночас містять нову «свою» інформацію оціночного характеру. Вони надають інтерпретовану інформацію, яка орієнтує споживачів у певній проблемі.
До оглядово-аналітичних документів належать:
- різного роду огляди (реферативні, аналітичні, критичні, прогнозні тощо);
- довідки (аналітичні, оглядові);
- інформаційні звіти про діяльність;
- тематичні підбірки;
- дайджести;
- досьє;
- прес-релізи;
- рецензії;
- відгуки та ін.
Одним із найпоширеніших видів аналітико-синтетичної переробки документів є реферування.
Реферування – це методика згортання вихідної інформації, яка передбачає виявлення ключових положень тексту і передання їх споживачеві у більш сконцентрованій, стислій формі.
Методика реферування полягає у послідовному здійсненні логічних операцій, пов’язаних з оцінкою, відбором, аналізом і узагальненням відомостей, які містяться в первинному джерелі. Реферування передбачає сформованість певного комплексу умінь і навичок, зокрема:
- з оглядового, пошукового та суцільного видів читання;
- змістового аналізу тексту та його фрагментів з метою вилучення основної інформації;
- «згортання» інформації до рівня плану, тез, конспекту анотації;
- з мовного оформлення матеріалу за чинними нормами.
Процес реферування – низка логічних операцій, таких як: оцінка, відбір, аналіз та узагальнення відомостей, що містяться в первинному документі. Послідовність їх реалізації і формує методику реферування.
Основоположною дією референта в складанні реферату є читання. Доводиться кількаразово читати й перечитувати первинний документ. Розрізняють три основні види читання, застосовуваних у процесі реферування:
а) ознайомлювальне – загальне ознайомлення з інформацією документа, без настанови на подальше відтворення;
б) вивчальне – інтенсивне, вдумливе читання, спрямоване на запам’ятовування змісту тексту, використаних мовних засобів;
в) реферативне – читання, яке дає змогу стисло викласти зміст першоджерела.
Етапи процесу реферування:
1. Попереднє загальне ознайомлення з первинним документом– виявлення формальних ознак документа (назви, підназви, прізвища автора, назви колективного автора або організації тощо) та ознайомлення з основним змістом первинного документа, його тематичною спрямованістю, структурою, цільовим та читацьким призначенням, обсягом.
На цьому етапі референт має справу з ознайомлювальним та вивчальним читанням. Щоб ознайомитися з документом у цілому, нерідко доводиться кількаразово перечитувати документ або його фрагменти.
Завдання цього етапу – визначити тему, її актуальність, усвідомити зміст, наукову цінність, оригінальність роботи, новизну, корисність інформації, концепцію автора і його приналежність до певної школи, теорії. Це дозволяє ухвалити рішення щодо доцільності складання певного виду реферату. З цією метою переглядають титульні елементи, видавничу анотацію, зміст, передмову, післямову, структуру.
На цьому ж етапі вирішують питання про вид майбутнього реферату. Визначаючи вид реферату, враховують:
- категорію користувачів інформації, яким адресовано реферат;
- характер інформаційного запиту (фактографічний чи документний);
- змістову цінність первинного документа;
- спеціалізацію та кваліфікацію референта;
- чи буде реферат надруковано як елемент видавничого оформлення первинного документа, чи він призначений для реферативного видання, при цьому слід зважати на вид реферативного видання.
На етапі попереднього ознайомлення з першоджерелом можна скласти приблизний (робочий) план тексту реферату (подумки або на папері).
2. Реферативний аналіз змісту документа– аналіз інформативних фрагментів та відбір основної інформації. На цьому етапі читають та аналізують зміст документа для виявлення основних змістових фрагментів тексту – частин первинного документа, які містять різні аспекти його змісту.
Завдання референта на цьому етапі – поаспектно проаналізувати текст, з’ясувати ціннісну ієрархію змісту (найцінніша – несуттєва інформація), тобто визначити, яка інформація належить до кожного з аспектів, виявити основну інформацію з кожного інформативного фрагменту, яка стосується об’єкта розгляду, його властивостей, переваг і недоліків, мети і методів роботи, отриманих результатів, висновків і сфери використання. Особливу увагу приділяють тому новому, що є в первинному документі, порівняно з іншими, близькими за тематикою.
Застосовують реферативне читання, у процесі якого саме і виявляють аспекти змісту. У процесі реферативного читання референт розбиває текст на окремі фрагменти, щоб найкраще зрозуміти кожен із них і виявити найважливішу інформацію. У результаті цього він визначає коло змістових аспектів, які буде відображено в рефераті. При цьому усувають надмірність інформації та відкидають неінформативні відомості. Щоб полегшити роботу, можна робити стислі записи.
Відомості, що містяться в первинному документі, рекомендують поділяти на три групи:
а) перша група – нові ідеї, гіпотези, експериментальні дані, нові методики, оригінальні конструкції механізмів, нові явища та процеси – їх обов’язково включають у реферат, причому допускаються лише текстові скорочення;
б) друга група – фактичні дані, що не є принципово новими, а також відомості про застосування традиційних методів, технологій тощо – із цих відомостей до реферату включають цифрові дані, формули, фактичні показники;
в) третя група – ілюстративний матеріал, аргументація – у рефераті їх лише називають.
Так визначають різні рівні згортання інформації, унаслідок чого стає очевидно, за рахунок яких відомостей скорочено текст первинного документа.
Щоб полегшити і формалізувати реферативний аналіз, використовують формалізовані схеми,що становлять заздалегідь складені переліки основних питань, які треба розкрити в рефератах.
3. Узагальнення виявленої інформації, побудова схеми викладу інформації– синтез виділених аспектів в одне логічне ціле за змістом. Відібрану інформацію синтезують, тобто об’єднують у нову цілісність за збереження змістової характеристики первинного документа. Для логічності викладу інформації складають остаточний план або схему викладу матеріалу в рефераті з урахуванням виявлених під час реферативного аналізу змістових аспектів.
На цьому етапі реферативне читання переходить у реферативний виклад.
Реферативний виклад – спосіб надання реферативної інформації. Він вимагає глибшого, ніж під час реферативного читання, логічного аналізу, оскільки передбачає не суто розуміння тексту, а можливість переказати інформацію в стислій та зрозумілій формі.
Матеріал можна викладати в тій самій послідовності, що і в первинному документі, а можна цю послідовність обумовлювати значенням різних аспектів змісту. Тому доцільно аспекти ранжувати, тобто встановлювати їх послідовність за ступенем важливості. Найчастіше використовують таку структурну схему: тема, предмет (об’єкт), характер і мета роботи, метод проведення роботи, конкретні результати, висновки, сфера застосування.
Створення схеми та ранжування аспектів сприяють тому, щоб синтезувати та логічно й чітко викласти відомості, отримані з різних місць тексту першоджерела.
4. Складання тексту реферату.Складаючи текст реферату, слід пам’ятати, що реферат будь-якого виду має трикомпонентну структуру: вступ, основна частина, висновки.
Виклад має бути лаконічним, проте не слід допускати, щоб лаконічність стала перешкодою для розуміння основного змісту документа.
У рефераті слід використовувати стандартизовану загальноприйняту термінологію.При першому згадуванні будь-якого нового терміна або символу їх пояснюють. Термінологічні словосполучення можна замінювати загальноприйнятими абревіатурами або скороченнями, розкриваючи їх зміст у тексті.
Поряд із словесним текстом можна наводити формули, таблиці, ілюстрації. Формули, графіки, таблиці, креслення наводять, якщо без них не можна обійтись або вони значно скорочують текст і полегшують розуміння змісту первинного документа.
Текст можна оформляти з абзацами або без абзаців. До побудови тексту з абзацами вдаються в рефератах, що мають більший обсяг порівняно із стандартними, а також у стислих рефератах, якщо первинний документ має широкий міжгалузевий зміст. Безабзацна побудова характерна для стислих рефератів, у яких узагальнено передають зміст першоджерела, а також для рефератів, що друкують безпосередньо після статті, у книзі тощо.
5. Редагування й остаточне оформлення реферату.Складений реферат редагують, звертаючи особливу увагу на літературний бік тексту, й остаточно оформляють для включення до інформаційно-пошукового масиву.
Методи відбирання інформації:
І. Конспективний метод реферування – референт на свій розсуд відбирає відомості для реферату з первинного документа і викладає їх у рефераті в скороченій формі.
ІІ. Поаспектні методи реферування – формалізовані операції відбору аспектів змісту для відображення в рефераті. Залежно від підходів до відбору аспектів та надання їх у тексті реферату розрізняють реферування:
- анкетне;
- вибіркове.
1. Анкетне реферування – виділення змістових аспектів незалежно від виду та жанру первинного документа й галузі наукового дослідження.
Це такі змістові аспекти, які реалізуються у вигляді формалізованого плану (анкети):
а) предмет дослідження:
- проблема, предмет або тема дослідження;
- наукова (технічна) галузь, у якій проведено дослідження;
- погляд на предмет або ракурс, під яким його розглядають;
- призначення об’єкта дослідження;
б) мета дослідження, способи і методи її досягнення:
- мета дослідження;
- матеріал, на основі якого проведено дослідження;
- вид дослідження;
- метод дослідження;
- використане обладнання;
- умови, у яких проводили дослідження;
в) одержані результати:
- конкретні результати;
- технічна ефективність об’єкта, запропонованого внаслідок дослідження;
- економічна ефективність, ціна розробленого об’єкта.
У наш час поаспектний метод реферування застосовують референтські служби багатьох країн світу.
2. Вибіркове реферування – виявлення аспектів змісту первинних документів за заздалегідь складеними схемами, однак головну увагу приділяють типу і функціональному призначенню (жанру) реферованого документа, тобто перелік аспектів визначають окремо для кожного виду і жанру первинного документа.
Цей метод реферування поки що не набув достатнього поширення.
Методи подання інформації:
Відібравши змістові аспекти у ході реферативного аналізу, безпосередньо складають реферат на основі інформаційного синтезу, тобто на основі методів подання інформації. Методами складання текстів рефератів є такі:
1. Екстрагування – виявлення в ході аналізу первинного документа речень та їх перенесення в реферат повністю або із незначними змінами. Така методика базується на виявленні в тексті первинного документа спеціальних словесних кліше – це:
а) маркери – слова, що визначають аспекти змісту первинного документа. Речення з маркерами референт виписує завжди;
б) індикатори – слова, що твердо не прив’язані до певного аспекту, вони вказують на речення, яким автор надає особливого значення («слід підкреслити», «необхідно зазначити», «важливо мати на увазі»), або підбивають підсумки якогось фрагмента («таким чином», «отже», «унаслідок»). Речення з індикаторами референт виписує лише тоді, якщо речень із маркерами не достатньо;
в) конектори – слова, що виділяють речення, які обов’язково пов’язані з маркованим аспектом. Референт на свій розсуд включає речення з конекторами в реферат. Це:
- вказівні або особові займенники («цей», «такі», «він»), слова «вищезазначений», «подібний»;
- сполучні та вставні слова («при цьому», «наприклад», «зокрема», «так») – речення із ними уточнюють марковані.
Одержані реферати-екстракти потребують доопрацювання з метою вилучення зайвих слів, повторів, уведення зв’язок між фразами тощо.
2. Перефразування – випущення значної частини інформації з тексту первинного документа і перебудова його змістової чи синтаксичної структури. Перебудову здійснюють, замінюючи одні фрагменти тексту іншими, поєднуючи кілька речень в одне, узагальнюючи відомості.
3. Інтерпретація – розкриття змісту первинного документа на основі узагальненого уявлення про нього. Референт осмислює зміст документа і викладає його так, як сам зрозумів. Матеріал можна подавати в послідовності, зручній для референта, або в прийнятій у тексті. Різновидом таких рефератів є автореферати дисертацій, тези доповідей на конференціях та нарадах.