Робочий архів секретаря-референта
Робочий архів секретаря-референта складається із двох основних складових – службової бібліотеки й архіву справ, передбачених номенклатурою справ секретаріату (канцелярії) організації.
Службова бібліотека не повинна бути великою. У ній повинні бути наявні енциклопедичні довідники (загального, юридичного й економічного характеру), збірники законів України, словники української й іноземної мов, державні стандарти, довідкова література з діловодства, спеціальна література за профілем роботи організації. Особливо важливо поступово комплектувати бібліотеку правовими, нормативними й інструктивними документами й матеріалами, що обумовлюють вимоги до оформлення управлінської документації й роботи діловодних служб.
Секретар-референт має контролювати стан бібліотеки, своєчасно замінювати застарілі видання й поповнювати її новою літературою.
Що стосується службового архіву документів, то його комплектування, порядок роботи з документами, система обліку, списання й знищення практично не відрізняється від принципів організації документообігу підприємства загалом.
Справи й папки, які зберігають як у столі, так і в шафах, на полицях, повинні мати яскраве маркування різного кольору з кодовими позначками, номерами справ за номенклатурою, що допоможе швидко знайти потрібний документ або справу.
Наведемо лише орієнтовний перелік (номенклатуру) справ, які секретареві-референтові необхідно тримати „під рукою”. Номенклатура справ підлягає уточненню залежно від профілю організації й функцій, покладених на секретаря-референта.
Орієнтовна номенклатура справ секретаря-референта:
1. Журнал обліку вхідних документів.
2. Журнал обліку вихідних документів.
3. Журнал обліку телеграм, телефонограм і факсів.
4. Журнал обліку наказів й інших розпорядчих документів по організації.
5. Журнал контролю за виконанням документів.
6. Накази й розпорядження вищих організацій.
7. Зведена номенклатура справ організації.
8. Штатний розклад організації.
9. Положення про структурні підрозділи й посадові інструкції керівного складу.
10. Листування з вищими організаціями.
11. Листування з діловими партнерами.
12. Листування з юридичних питань.
13. Листування з фінансових питань.
14. Листування з питань життєзабезпечення діяльності організації.
15. Журнал обліку балансів суворої звітності.
16. Журнал обліку й видачі довідок.
17. Журнал заявок, обліку й відрядних посвідчень.
18. Книга обліку відвідувачів.
19. Скарги, заяви громадян.
20. Документи й накази з особового складу.
21. Особові справи.
22. Книга (журнал) обліку видачі трудових книжок.
23. Книга (журнал) обліку відпусток.
24. Книга, журнал, табелі реєстрації приходу й відходу з роботи.
25. Листування з персоналу.
26. Журнал обліку архівних матеріалів.
27. Книга обліку літератури.
28. Акти й відбірні списки на архівні справи, знищені в діловодстві.
29. Звіти, доповіді, протоколи нарад керівника організації.
30. Матеріали підготовки й проведення зборів акціонерів й ін.