Рекомендаційні й супровідні листи

До резюме можуть бути додані рекомендаційні листи чи характеристика з місця роботи.

Рекомендаційний лист – документ, який містить позитивний чи негативний відгук про особу чи організацію, фірму. Рекомендаційні листи відрізняються від характеристики:

- їх не обов’язково подають з місця роботи – за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму;

- особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет у своїй галузі;

- обов’язковим є висновок – „рекомендую” чи „не рекомендую”.

Не існує єдиного стандарту написання рекомендаційного листа. Проте такий документ складають за певними правилами:

1. Має бути стислим: максимальний обсяг листа – одна сторінка.

2. Слід друкувати, оскільки такий лист формує імідж організації.

Структурно текст рекомендаційний лист складається з таких частин:

1) звертання до роботодавця;

2) вступ – опис того, як, чому, як довго знайомі з людиною, яку рекомендують;

3) основна частина – інформація про те, якими знаннями, уміннями, здібностями володіє працівник і як, де він їх виявив;

4) висновки – зазначають факт, що раді рекомендувати цього працівника його наступним роботодавцям;

5) заключний комплімент.

Якщо від кандидата на посаду вимагають подати рекомендації з попереднього місця роботи, він повинен насамперед поінформувати людину, яка надасть йому рекомендацію, про свою зацікавленість у позитивних відгуках. Людина, яка надає рекомендацію, має бути професіоналом, компетентним у питаннях, пов’язаних із роботою кандидата.

Людині, яку вперше прийнято на роботу, рекомендації може надати викладач або декан факультету закладу, де навчався кандидат на посаду.

Наявність рекомендаційних листів з попередніх місць роботи чи навчання має два позитивні моменти. По-перше, це позбавить кадровика від необхідності проводити додаткову перевірку за минулими місцями роботи. По-друге, наявність рекомендаційного листа подасть претендента у найбільш вигідному перед роботодавцем світлі.

Якщо претендент не має рекомендаційних листів (роботодавці не зобов’язані їх давати), необхідно заручитися хоча б усними рекомендаціями й зібрати необхідні контакти (телефони, імена й кращий час для дзвінків), а ще краще – взяти візитні картки потенційних рекомендачів.

Супровідний лист – документ, за допомогою якого претендент на посаду намагається звернути увагу потенційного роботодавця на своє резюме.

Саме цей лист залишає враження про кандидата, і якщо він не зацікавить роботодавця, цілком можливо, він навіть не гляне на його резюме. Супровідний лист повинен відбивати зацікавленість в одержанні роботи саме в цій компанії, тому в ньому необхідно продемонструвати знання сфери діяльності потенційного роботодавця.

Правила складання:

1. Слід друкувати легко сприйманим шрифтом.

2. Має бути стислим, адже роботодавці читають сотні листів претендентів.

3. Бажано адресувати конкретній людині: так він приверне до себе більше уваги, ніж якби його було адресовано цілій компанії або просто „Директорові з персоналу”.

Структурно супровідний лист складається з таких частин:

1) звертання до роботодавця;

2) вступ – розповісти про те, чому здобувач звертається до цієї людини й звідки він довідався про цю вакансію. Стисло повідомити інформацію про себе, зазначити, що здобувач знаєте про компанію, у яку звертається, її продукти, історію й ін.

3) основна частина – докладно розповісти про себе, підсумувати досвід й освіту, описати, чому здобувач є ідеальним кандидатом на зазначену посаду. Розповісти, чим він займається зараз. Приділити особливу увагу своїм якостям і навичкам. Пояснити, чому він пише саме в цю компанію й претендує на цю посаду. Проаргументувати зацікавленість у роботі в цій компанії.

4) висновки й заключний комплімент – це подяка читачеві за прочитання листа, інформація про можливий зворотний зв’язок, а також можливість продемонструвати діловий етикет, вашу націленість на результат і зацікавленість у роботі. Наприклад:

Більш докладну інформації про мій досвід Ви зможете прочитати в доданому резюме.

Буду рад зустрітися в будь-який зручний для Вас час і відповісти на всі Ваші питання.

Дякую за Вашу увагу до мого листа.

З повагою, ...! Підпис

5) додаток – містить перелік документів, доданих до листа.

 

3. Співбесіда з кандидатом на посаду секретаря-референта

Співбесіда– це найбільш розповсюджений метод підбору кадрів, головний етап на шляху одержання бажаної посади, результати якого визначать обов’язки, зарплату й перспективи професійного росту співробітника.

Мета співбесіди – оцінити професійно важливі ділові й особисті якості претендента, його знання й уміння, такі як:

- рівень професіоналізму, знання й досвід роботи;

- ступінь зацікавленості в цій роботі;

- рівень загальної активності, цілеспрямованість і готовність працювати з максимальною віддачею;

- здатність керувати й готовність підкорятися;

- уміння слухати й гарно говорити;

- особистий шарм, приємні манери поводження й мовлення.

Підбір секретаря-референта або офіс-менеджера, на яких покладають управлінські функції, може потребувати кількох співбесід з різними фахівцями організації.

Співбесіди в різних фірмах проводять по-різному. Деяк фірми дотримуються тактики проведення співбесіди у декілька етапів:

1. „Психологічна атака” на кандидата („стресове” інтерв’ю) – інтерв’юер ставить під сумнів престижність ВНЗ, який закінчив претендент, надто молодий вік, недостатній досвід роботи тощо або навіть ставить недоречні запитання чи такі, що й близько не стосуються роботи.

2. „Перевірка знань” людини, зазвичай за допомогою тематичних тестових завдань.

3. Власне інтерв’ю – це може бути невимушена розмова про компанію та обов’язки на майбутній посаді, де кандидат може ставити свої запитання, або ж діалог, присвячений якостям характеру претендента (упевненість у собі, креативність, уміння працювати в колективі, ініціативність, конфліктність, поведінка у стресових ситуаціях тощо).

Ще один спосіб перевірити знання та особисті якості претендента – розмова з попереднім роботодавцем по телефону або прохання (у вигляді листа-запиту) надіслати письмову характеристику. Такий спосіб дуже поширений серед закордонних компаній, де репутація має неабияке значення.

І. Підготовка до зустрічі з роботодавцем

Готуватися до співбесіди з роботодавцем потрібно ретельно й заздалегідь, оскільки співбесіда під час прийому на роботу – складний іспит для кожного. У такій серйозній справі експромт може не подіяти.

Моменти, на які слід звернути особливу увагу, готуючись до співбесіди:

1. Зовнішній вигляд– діловий костюм, зачіска, манікюр і макіяж. Морально налаштувавшись на зустріч із роботодавцем, слід продумати свій зовнішній вигляд. Для того, щоб стати „своїм” у діловому середовищі, необхідно хоча б зовні виглядати, як частина цього середовища, тому претендент на посаду повинен мати вигляд ділової людини.

У багатьох солідних структурах dress-код і відповідність / невідповідність йому є одним із визначальних факторів для ухвалення рішення про прийом на роботу.

Усе – від зачіски до взуття – слід ретельно продумати. Найкраще вибрати діловий костюм. Вимоги до ділового костюма:

а) біла блузка (для чоловіків – сорочка), простого покрою з довгими рукавами з досить щільної тканини. Бажано така, що не мнеться й непрозора;

б) темні (чорні, сірі, коричневі) штани прямого покрою. Раніше жінкам радили приходити на співбесіду в діловому костюмі, частиною якого є спідниця. Тепер фахівці в галузі ділових відносин рекомендують претенденткам надягати штани. При цьому вони керуються приблизно такими міркуваннями: по-перше, можуть порватися колготки; по-друге, спідниця й колготки не зможуть приховати травми ніг чи схильність до варикозу; по-третє, раптом здобувачку посадять на низький диван, вона буде себе почувати незручно навіть не в занадто вузькій спідниці від ділового англійського костюма;

в) туфлі на зручних підборах, не нові, а досить розношені, щоб почувати себе впевнено й вільно;

г) жіночий портфель, або, як варіант, сумка й шкіряна папка. Для чоловіків – портфель. У жодному разі не можна приносити на співбесіду пакети, рюкзаки й інше господарське начиння!

Головне в костюмі – це підкреслити достоїнства й приховати вади. Вигляд ділової „сірої миші” навряд чи сподобається роботодавцеві – треба виглядати святково. Тому фахівці рекомендують у межах ділового стилю додати своєму іміджу індивідуальності – використати виразні аксесуари, наприклад, ошатну шовкову косинку, зав’язану оригінальним способом.

Зачіска– проста, але елегантна і якісно зроблена, колір волосся – близький до природних відтінків.

Манікюр – слід зробити перед співбесідою, краще використати лак тілесного кольору.

Слід звернути увагу на ходу, поставу й підкреслену охайність:

- струнка постава й упевнена хода;

- привітний й розумний вираз обличчя;

- спокійний і доброзичливий тон голосу.

2. Необхідні документи. Слід підготувати документи, які можуть знадобитися для зустрічі з роботодавцем:

- паспорт – у багатьох фірмах існує пропускна система за посвідченням особи;

- трудова книжка;

- резюме – в електронному й роздрукованому вигляді;

- диплом про освіту із вкладишем;

- сертифікати про закінчення курсів, посвідчення;

- рекомендації з попередніх місць роботи чи візитні картки рекомендувальників;

- фотографії;

- гідний поваги щоденник у комплекті з набором письмового приладдя – ручкою й олівцем, щоб, якщо буде потреба, зробити помітки, наприклад записати номер телефону співробітника організації, з яким варто зв’язатися, щоб одержати інформацію про результати співбесіди.

На першу зустріч можна взяти тільки копії документів. Необхідні документи краще покласти в окрему папку, щоб не порпатися в сумці в пошуках необхідного під пильним поглядом роботодавця. Документи, що не стосуються бажаної посади, краще залишити вдома.

Показувати документи потрібно тільки на прохання роботодавця.

3. Відомості про роботодавця. Для того щоб вдало пройти співбесіду, потрібно побільше довідатися про фірму, у якій претендент планує працювати. Отримана інформація допоможе менше хвилюватися, підготуватися до можливих питань, пов’язаних з діяльністю фірми, й, можливо, навіть блиснути ерудицією.