Формы документов

Унификация языка служебных документов

Языковые особенности в произведениях официально-делового стиля

1) Широкое использование терминологии профессиональной (юридической или дипломатической) и наличие особой лексики и фразеологии (официальной и канцелярской).

2) Самый высокий % использования инфинитива. (Это примерно пять к одному. Такое возрастание роли инфинитива можно объяснить целевой установкой официально-деловых документов.)

3) Широкое употребление отглагольных существительных на «ение» (исполнение, признание, решение).

4) Словосочетания, включающие сложные отыменные предлоги (в части, по линии, на основании, в отношении, в целях и др.).

5) Повествовательный характер изложения.

6) Употребление сложных синтаксических конструкций.

7) Полное отсутствие эмоционально-экспрессивных средств языка.

8) Слабая индивидуализация стиля.

Дело в том, что особенностью современного этапа развития служебных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

· объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

· строгое соответствие между составом информации и видом документа;

· использование унифицированных речевых средств, устойчивых оборотов, словосочетаний, модели предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами.

Унификация текстов документов оправдана с технической точки зрения. С психологической точки зрения она тоже оправдана, так как облегчается и ускоряется процесс документооборота.

Унификация языка документов – это, прежде всего, восстановление и применение правильных построений предложений по определенным моделям, которые соответствуют тем или иным жизненным ситуациям. Эти ситуации диктуют выбор соответствующего документа. Если необходимо просить руководство организации, то необходимым документом окажется заявление.

Первый этап пишущего в сфере делового общения – это уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор, в соответствии с ней жанра документа.

Выбор жанра документа обуславливает необходимость знания формы или схемы соответствующему документу. Всякий документ понимается как сумма его реквизитов, то есть сумма постоянных элементов содержания и содержательно композиционная схема (последовательность и порядок реквизитов в тексте). Это могут быть следующие данные:

· об адресате, кому адресован документ;

· об адресанте, кто автор документа;

· наименование жанра документа. В некоторых документах название обязательно (заявление), а в некоторых случаях оно не ставится (деловые письма);

· опись документальных приложений (если необходимо);

· дата;

· подпись автора документа.

Заявление.

Составные части этого вида документа:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта, т.е. заявителя;

3) наименование документа.

4) Формулировка просьбы с краткой, но исчерпывающей аргументацией;

5) Дата (слева);

6) Подпись (справа).

Расположение реквизитов заявления

-1-

-2-

-3-

-------------- 4 ----------------

-5- -6-

Доверенность – это другой распространенный жанр документа. Это поручение кому-либо определенных действий или передача определенных прав доверителя. Доверенность имеет следующие реквизиты:

1) наименование документа;

2) наименование доверителя (Ф.И.О., должность или адрес);

3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав. При этом доверенность получает юридическую силу тогда, когда подпись доверителя заверена какой-либо организацией, то есть подписью должностного лица или печатью;

4) наименование доверенного лица (Ф.И.О., должность или адрес);

5) дата;

6) подпись;

7) заверение подписи.

Расположение реквизитов доверенности

-1-

Я, -2- …, доверяю

-3- -4-

-5- -6-

-7-

Таким образом, при составлении текста делового жанра необходимо учитывать некий образец, в котором необходимо соблюдать:

· набор параметров, реквизитов;

· их последовательность;

· их пространственное расположение.