Носії інформації, їх класифікація і основні характеристики
Дані під час їх руху і перетворення завжди розміщаються на певних носіях. Кожен носій даних- це матеріальний об'єкт, який містить відомості, доступні або лише для людини, або лише для обчислювальної машини, або, нарешті, одночасно і для людини і для машини. У зв'язку з цим всі носії ми можемо підрозділяти на людиночитані, машиночитані (машинні) і комбіновані.
Матеріальна основа носіїв (їх фізична будова) визначає розміщення даних на них, засоби їх підготовки, роль і місце використання, методи організації даних. Тому її можна вважати однією з основних класифікаційних ознак носіїв даних, за якою в умовах сучасних систем обробки даних їх поділяють на паперові, магнітні, фотохромні, індикаційні (екранні) і жетонні. Носії даних можуть відрізнятися за своїм конструктивним виконанням, їх значення на різних етапах процесів руху і перетворення даних, способу запису даних на них тощо.
Паперові носії є найпростішими, традиційними, але серед них можна виділити зовсім різні групи.
Насамперед слід виділити первинні документи і табуляграми (носії результатних даних). Останні складають на машинах і інколи називають машинограмами. За конструктивним виконанням розрізняють бланкові і рулонні паперові носії. За способом запису вони можуть бути рукописними і друкованими, а за способом формування - ручної і автоматичної підготовки.
До носіїв ручної підготовки передусім належать рукописні (звичайні або спеціалізовані) документи, призначені для реєстрації первинних даних, які відображають певні кількісні і якісні характеристики об'єкта управління, результати виконання господарських і інших операцій, і мають юридичне значення.
До друкованих носіїв (за своєю формою вони можуть бути бланковими або рукописними) належать первинні документи з вхідними даними (їх можна заповнювати за допомогою технічних засобів або друкарським способом) і виводимі табуляграми з результатами обробки даних.
Основними носіями даних, які обробляються за допомогою ЕОМ, в сучасних ІС є магнітні носії, призначені для фіксації даних.
В умовах функціонування ІС первинні документи залишаються основними носіями вхідних (первинних) даних і засобом оформлення виконуваних підприємствами чи установами господарських операцій. Незважаючи на сучасні тенденції до використання "безпаперової" інформаційної технології, документ досі є найпоширенішим носієм інформації.
Первинні документи класифікуються за такими ознаками:
· за сферою діяльності (планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські тощо);
· за відношенням до об’єкту управління (вхідні-первинні, вихідні-звітні, проміжні, архівні);
· за змістом господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові, товарні тощо);
· за призначенням (розпорядчі - накази, розпорядження, доручення, виконавчі - прибуткові та витратні ордери, рахунки-фактури, комбіновані);
· способом охоплення господарських операцій (одноразові, одиничні, накопичувальні, зведені (звітні)тощо);
· місцем формування – зовнішні (виписки банку, рахунки постачальників) та внутрішні;
· за способом заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку).
Кожен клас документів має свої переваги і недоліки, які враховуються при проектуванні їх форм для комп’ютерних технологій.
В умовах комп’ютеризації народного господарства до організації позамашинної ІБ, її носіїв ставиться цілий ряд вимог, виконання яких забезпечує своєчасність, повноту і точність надходження інформації, поповнення і поновлення ІБ. Особливо важливими є вимоги щодо вдосконалення форм первинних документів на основі останніх науково-технічних досягнень, використання принципів стандартизації (встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів) і уніфікації (розробка єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності).
На державному рівні була розроблена і функціонує дотепер уніфікована єдина система конструкторської документації (ЄСКД) і єдина система технологічної документації (ЄСТД), пристосована до машинної обробки. При розробці форм документів враховується також можливий рівень уніфікації. Так, на рівні держави розроблена єдина для всіх галузей фінансова документація, але багато інших документів уніфіковані в межах галузі (у сільському господарстві такими документами є технологічні картки, відомості обліку праці і виконаних робіт у тваринництві, реєстри відправлення зерна та іншої продукції з поля і т. ін.).
Вимоги, що ставляться до документів, можна поділити на загальні і специфічні. До загальних вимог можна віднести розміщення реквізитів у їх логічній послідовності для полегшення процесу заповнення, читання і обробки документа; виділення достатньої ширини граф для чіткого розміщення реквізитів; включення в документ необхідного мінімуму даних для одержання результатної інформації і т. ін.
Специфічні вимоги пов’язані з використанням обчислювальної техніки чи з іншими чинниками. Наприклад, з урахуванням необхідності подальшого перенесення даних з первинного документа на машинний носій виділяються в окрему зону реквізити, що повторюються; графи, з яких дані переносяться на машинний носій, виділяються жирними лініями; послідовність розміщення даних у документі узгоджується з послідовністю розміщення даних на машинному носієві.
В умовах використання ЕОМ з первинних документів можна видалити значну частину постійних реквізитів, оскільки вони можуть зберігатися у відповідних машинних довідниках. Такими реквізитами можуть бути норми виробітку і розцінки за виконану роботу, ціни на матеріали і продукцію тощо. Немає необхідності також виділяти поля в документах для проставляння розрахункових показників. У них достатньо проставляти необхідну групувальну інформацію і кількісні показники, необхідні ЕОМ для подальших розрахунків. Це дозволяє не тільки спростити форми первинних документів, а й суттєво скоротити витрати на оформлення документів і перенесення даних на машинні носії.
Але слід мати на увазі, що коли форма первинного документа і необхідна в ньому інформація роздруковуються безпосередньо з використанням комп’ютера, то доцільно (в оптимальних межах) розміщувати в документі максимум потрібної текстової та іншої інформації, що полегшує користування документом.
Оптимізація позамашинної інформаційної бази полягає не лише в удосконаленні носіїв інформації, а й у раціоналізації документообігу. Раціоналізація документообігу - це зменшення кількості документів, скорочення часу на їх оформлення, формування їх в електронній формі на машинних носіях, розробка ефективної схеми документообігу. Для аналізу можливих документопотоків та розробки оптимальної схеми потоків можливо і доцільно використовувати метод лінійного програмування.
Основні форми документообігу: ручна, електронна і змішана (за технікою виконання); централізована, частково централізована і децентралізована (за централізацією документообігу).
У малих підприємствах, фермерських господарствах доцільна централізована форма документообігу.
Для колективних сільськогосподарських підприємств придатнішою є частково централізована форма документообігу, коли бухгалтерська документація концентрується в бухгалтерії, технологічна — у головних спеціалістів і т. ін.
На великих підприємствах, агрофірмах більш поширена децентралізована форма документообігу. При цьому частина облікової документації може, наприклад, концентруватися в бухгалтерії, інша — в відділах постачання і збуту, кадрів і т. ін.
Дві останні форми сприятливі для створення локальних комп’ютерних мереж, які, у свою чергу, сприяють спрощенню документообігу. Так, за відсутності необхідного зв’язку між комп’ютерами бухгалтерії і складів потрібне буде подвійне введення частини даних у комп’ютери.