України 20 січня 1998 р. № 15
3.16. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша нормативно-правового акта.
3.17. Під грифом затвердження необхідно залишити місце для напису про державну реєстрацію нормативно-правового акта (6x10 см).
4. Підготовка розпорядчого документа
4.1. Розпорядчий документ виготовляється на бланку, який повинен мати обов`язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування установи – автора документа, назву виду документа, дату і номер, заголовок, текст, підпис, візи, напис про державну реєстрацію акта.
4.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.
4.3. Датою розпорядчого документа є дата його підписання, яка проставляється у лівій верхній частині бланка і оформляється словесно-цифровим способом: 30 травня 1997 р. або 3 січня 1998 р.
4.4. Номер документа проставляється у правому верхньому куті.
4.5. Заголовок документа повинен містити короткий виклад змісту документа, відповідати на питання "про що?" та розміщуватись з лівого боку бланку під датою документа.
Якщо у заголовку йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
4.6. Паралельно заголовку з правого боку під номером документа слід залишити вільне місце для запису про його державну реєстрацію.
4.7.Текст розпорядчого документа складається з двох частин. У першій зазначається підстава (компетенція органу, що видає акт) та обґрунтування для складання документа, в другій – рішення, розпорядження.
4.8. У другій частині, як правило, вирішуються питання про затвердження певного нормативного акта, коло осіб, на яких поширюється його дія, у разі потреби визначається час, з якого акт набирає чинності, визначається перелік нормативних актів, що втрачають чинність або не застосовуються на території України, вносяться зміни і доповнення в інші акти з аналогічного питання, встановлюється контроль за виконанням акта, а також можуть регламентуватись інші питання.
4.9. Друга частина складається із пунктів і підпунктів, які нумеруються арабськими цифрами.
4.10. Розпорядчий документ підписується керівником установи або його заступником відповідно до їх компетенції.
Підпис складається з найменування особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів та прізвища.
4.11. Для визначення доцільності прийняття документа, його обґрунтованості та відповідності чинному законодавству здійснюється погодження нормативного акта як в установі (посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в документі) - внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє.
4.12. Внутрішнє погодження здійснюється на зворотному боці останнього аркуша документа шляхом візування і включає в себе візи заступника міністра, до компетенції якого відноситься вирішення питань, що регламентуються актом, керівника підрозділу, що готує акт, керівників, інших заінтересованих підрозділів, юридичної служби та літредактора. Віза складається із найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ.
4.13. Зовнішнє погодження здійснюють заінтересовані міністерства і оформляється грифом, який ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша розпорядчого документу і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування установи) особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, а також засвідчення печаткою.
4.14. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
назва документа
Найменування посади Найменування посади
(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)
дата дата
печатка печатка
4.15. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі погодження, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ і її прізвище. Виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.", не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставлення косої риски перед найменуванням посади.
4.16. У разі потреби, міністерства видають спільні нормативно-правові акти.
4.17. Спільні розпорядчі документи викладаються на чистому аркуші, у верхній частині якого розміщуються найменування органів, що видають акт.
4.18. Спільний розпорядчий документ видається за однією датою. Номер цього документа складається із порядкових номерів, органів, що видають акт, і проставляється через дріб.
4.19. У разі підписання розпорядчого документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад: