ДОВІДКА

СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Службові записки бувають двох видів: доповідні та пояснювальні.

Доповідна записка – це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт. Подію, подається звіт про виконання службового доручення чи взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки та пропозиції.

Пояснювальна запискаукладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам. Пояснювальна записка може бути:

1. Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого

документа (плану, проекту, пропозиції, звіту й т. ін.). У ній укладач або

організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії

основного документа, викладає структуру, зміст, функціональне

призначення і термін його дії з поясненням можливих наслідків.

2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово

пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось

подій, фактів, провин та ін.

Реквізити:

1. Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка у Д. відмінку.

2. Адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, у Р. відмінку.

3. Назва документа.

4. Текст – може поділятися на такі частини:

а) загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову – аргументоване пояснення причини, факту, вчинку, події; з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

5. Дата укладання.

6. Підпис укладача.

Зразок 1

Деканові фізичного

факультету ХПІ

проф. Литвинову Я.В.

студента гр. ГУ-14

Бойка Ігоря Павловича

Пояснювальна записка

Із 05. 03 до 18. 03. 2006 р. я не відвідував заняття в інституті, оскільки допомагав усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем проживан-ня батьків (м. Тересва Закарпатської обл.).

20. 03. 06 особистий підпис Бойка І.П.

Довідка –це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідкипідтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи чи організації.

Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідкиукладаються для подання до вищої організації, підписують їх, крім укладача, керівник установи та завіряються печаткою.

Внутрішні довідкиподають керівникові організації або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою.

Довідка мстить такі обов’язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата видачі й номер довідки.

3. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видається довідка.

4. Текст довідки.

5. Призначення довідки (куди подається).

6. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка на має юридичної сили.

Зразок 1

Довідка

Леонова Ірина Вадимівна навчається на ІІІ курсі денної форми навчання географічного факультету Одеського державного університету.

Довідка видана для подання до ЖЕО №7 м.Одеси.

24.09.2006

Декан факультету підпис О.В.Смолич

печатка

Зразок 2

Державне будівельне підприємство “Житлобуд” №1

пров. Річний, 39, м.Полтава, 83011,

тел. 24-58-76

30.10.2006

Довідка №7

Пані Охріменко Надія Степанівна працює економістом розрахункового відділу. Її посадовий оклад складає 500 (п’ятсот) гривень на місяць.

Довідка видана для подання до відділу соціального захисту населення м.Полтави.

Головний

бухгалтер підпис К.П.Волошина

Директор підпис С.Л.Зуєв

печатка