Нормативно-методическое обеспечение управления персоналом
Информационное и техническое обеспечение управления персоналом
Понятие информационного обеспечения управления персоналом; Техническое обеспечение; Автоматизированные информационные технологии управления персоналом организации; Два способа обеспечения автоматизации деятельности кадровых служб.
Информационное обеспечение управления персоналом – это определенным образом организованная информация, циркулирующая в системе управления персоналом при ее функционировании. Информационное обеспечение управления персоналом включает в себя:
- оперативную информацию;
- нормативно-справочную информацию;
- классификаторы технико-экономической информации;
- унифицированные и специальные системы документации.
При информационном обеспечении управления персоналам должны быть обеспечены:
- рациональная интеграция обработки информации и минимальное дублирование информации в информационной базе;
- унификация и сокращение числа форм документов;
- возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах;
- полнота и детальность информации.
Если кадровые службы используют в своей работе средства вычислительной техники, то в информационном обеспечении управления персоналом можно выделить внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
Внемашинная информационная база представляет собой информацию, воспринимаемую человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники, и циркулирующую между управляющей и управляемой системами в виде:
- документов;
- устных сообщений и др.
Внутримашинное информационное обеспечение – это:
- массивы данных, формирующие информационную базу системы управления персоналом на машинных носителях;
- система накопления, ведения, программной обработки информации и доступа к ней.
Основной элемент внутримашинного информационного обеспечения –это информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей.
Согласно современному информационно-ориентированному подходу к организации данных во внутримашинной среде, информационные массивы интегрируются в базы данных, основная задача которых:
- накопление;
- обновление;
- хранение информации.
Базы данных различных пользователей вместе с техническими и программными средствами формирования и ведения этих баз комплектуются в банки данных. Последние открывают возможность совместного использования одного массива информации, одних и тех же программ несколькими пользователями и обобщения результатов на основе всех данных, имеющихся в банке данных.
Техническое обеспечение управления персоналом – это совокупность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.
Комплекс технических средств, применяемых в управлении персоналом, должен отвечать таким требованиям как:
- информационная, программная и техническая совместимость входящих в него средств;
- адаптируемость к изменениям в работе службы управления персоналом;
- возможность расширения с целью подключения новых устройств.
Выбор технических средств, используемых кадровыми службами, включает следующие этапы:
- определение исходных характеристик, таких как:
• задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
• технологического процесса обработки информации;
• оборудования, используемого службой персонала в своей работе;
- определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
- установление и обоснование требований, предъявляемых к техническим средствам;
- обзор и анализ рынка отечественных и зарубежных технических средств, использование которых позволит решить задачи службы управления персоналом;
- определение показателей качества и функциональных возможностей отобранных технических средств;
- выбор метода дальнейшего сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
- проведение сравнительного анализа отобранных технических средств;
- обоснование рекомендаций по выбору тех или иных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих заявленным требованиям;
- принятие решения о приобретении выбранных технических средств.
На основании последовательности стадий технологического процесса обработки информации все технические средства, используемые службами управления персоналом, можно подразделить на используемые в целях:
- сбора и регистрации информации;
- ее передачи;
- хранения данных;
- обработки информации;
- выдачи информации.
Автоматизированные информационные технологии управления персоналом организации представляют собой комплекс процедур преобразования информации, связанной с кадровым управлением, с целями:
- ее сбора;
- накопления;
- обработки;
- распространения;
- использования соответствующими структурными подразделениями или руководителями.
Назначение автоматизированных информационных технологий управления персоналом заключается:
- в предоставлении возможности использования любых объемов информации множеством различных пользователей, характеризующихся различными потребностями;
- автоматизации рутинных и формализуемых операций;
- подготовке аналитической информации для принятия решений.
Применение автоматизированных информационных систем в кадровой работе обеспечивает решение следующих задач:
- повышение статуса работников, выполняющих свои обязанности с использованием прогрессивных технологий;
- рост заинтересованности сотрудников кадровых служб в повышении собственной квалификации;
- повышение степени обоснованности принимаемых кадровых решений;
- выполнение новых функций, ранее не выполнявшихся специалистами;
- повышение качества управленческих решений за счет более качественной информационной поддержки руководства;
- экономию рабочего времени сотрудников кадровой службы за счет использования более эффективной технологии работы с информацией.
Автоматизация процессов управления персоналом прошла в своем развитии следующие этапы:
1970-80-е гг. На этом этапе:
• были автоматизированы простейшие учетные и расчетные процедуры отдела кадров;
• кадровый учет и отчетность стали основными направлениями развития автоматизации кадровых процессов;
• автоматизация имела место только на крупных промышленных предприятиях, имевших соответствующее техническое оснащение и определенным образом подготовленных сотрудников;
1990-е гг. Этот этап характеризуется:
• применением средств персональной вычислительной техники (ВТ);
• появлением на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМов) специалистов службы управления персоналом;
• значительным ростом производительности труда специалистов кадровых служб и снижением его рутинности в результате применения средств ВТ и АРМов;
2000-2008 гг. На данном этапе:
• повсеместно внедряются и находят свое широкое применение пакеты прикладных программ по управлению персоналом;
• появляются специализированные фирмы-разработчики, готовые спроектировать пакет программ, ориентированный исключительно на нужды заказчика.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста кадровой службы представляет собой программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалистов по кадрам с компьютером в диалоговом режиме при решении поставленных задач.
АРМы позволяют автоматизировать выполнение таких задач, как:
ü анализ персонала:
• состава и движения рабочей силы;
• профессиональной структуры движения кадров;
• текучести кадров;
- расчет заработной платы;
- информационно-справочное обслуживание;
- учет и анализ кадрового обеспечения;
- формирование кадрового резерва на выдвижение;
- аттестация кадров;
- расчет и прогнозирование дополнительной потребности в персонале;
- организация повышения квалификации сотрудников.
В настоящее время существует два способа обеспечения автоматизации деятельности кадровых служб:
- приобретение одного из стандартных пакетов прикладных программ с последующей его настройкой в соответствии с требованиями организации (наиболее популярные из них – это пакеты программ «Парус», «1С», «БОСС – Кадровик»);
- разработка собственного пакета прикладных программ службой информационных технологий предприятия с ориентацией на потребности кадровой службы.
При выборе пакета прикладных программ необходимо руководствоваться оценкой следующих характеристик:
основных стандартных, таких, как:
• цена;
• структура;
• объем памяти;
• используемая операционная система;
• дружественность интерфейса;
технических:
• гибкость;
• открытость;
• целостность баз данных;
функциональных:
• перечень решаемых задач;
• качество формируемой отчетности;
технологических:
• время обработки информации;
• сложность работы и освоения пакета;
• связь с разработчиком;
инструментальных.
• организация личной информационной системы;
• календарей;
встраиваемость в общую систему программ:
• возможность работы в сети;
• обмен данными с другими программами.
Понятие нормативно- методического обеспечения; Три группы документов.
Нормативно-методическое обеспечение СУП – это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в соответствующем порядке компетентными органами или руководством организации.
Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по управлению персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведения нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Нормативное обеспечение управления включает в себя три группы документов.
Нормативно-справочные документы (они включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления). К ним относятся:
- первичные операционные нормы времени и расценки (например, операционно-технологическая карта, технологическая карта управленческих процедур, маршрутно-технологическая карта);
- производственные нормы и нормативы, установленные на основе первичных норм (сменно-суточные задания, программа выпуска деталей);
- нормы, установленные на законодательном уровне (инструкции, устанавливающие нормы при начислении налога на доходы физических лиц, нормы при начислении единого социального налога и т.д.).
Документы организационного, распорядительного и методического характера (регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и сотрудников системы управления персоналом, включают в себя методы и правила выполнения работ по управлению персоналом). Эти документы представлены:
- законодательными актами по вопросам труда и кадров (Гражданский кодекс РФ, Кодекс законодательства труда РФ и др.);
- подзаконными актами, такими, как положения, инструкции, правила, методические указания, издаваемых исполнительными органами государственной власти (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Единый тарифно-квалификационный справочник и др.);
- актами, издаваемыми руководителями организации или соответствующими подразделениями (правила внутреннего трудового распорядка, положение о подразделении, штатное расписание, должностные инструкции).
Важнейшим организационным документом является «Коллективный договор», разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом. Коллективный договор – это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.
К документам методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят:
• положение по формированию кадрового резерва;
• положение по организации адаптации работников;
• рекомендации по организации подбора и отбора персонала;
• положение по оплате и стимулированию труда;
• инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Важнейшими внутренними организационно-регламентирующими документами являются положение о подразделении и должностная инструкция.
Положение о подразделении (отделе, секторе, группе и т.п.) – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения. Типовая структура положения включает следующие разделы:
1. Общие положения (кому подчиняется, степень самостоятельности, какими документами руководствуется и т.п.).
2. Задачи подразделения.
3. Оргструктура подразделения.
4. Функции подразделения.
5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации.
6. Права подразделения.
7. Ответственность подразделения.
Должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Чтобы составить качественную должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться поданной должности, а затем определить требования к работнику, который будет занимать эту должность. Эти знания получают посредством анализа содержания работы.
Документы технического, технико-экономического и экономического характера (они содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов):
- нормы планировки помещения и рабочих мест (например, санитарные нормы при работе с компьютерами, система стандартов по технике безопасности);
- стандарты качества, технические условия на продукцию (бизнес-план);
- часовая тарифная ставка (типовые нормы времени на разработку конструкторской документации);
- нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений;
- коэффициент доплаты за сверхурочные работы (смета затрат на производство;
- коэффициенты отчислений в Фонд социального и обязательного медицинского страхования (отчет о численности работников организации).