Учет материалов на складе и в бухгалтерии

В связи с большими запасами материальных ценностей на предприятиях важным является постановка складского и бухгалтерского учета материалов.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), который является материально-ответственным лицом. Учет движения материалов осуществляется в следующем порядке:

§ при поступлении материалов на склад кладовщик проверяет соответствие их фактического наличия данным документов поставщика. Если нет расхождений, то он выписывает приходный ордер. Материалы можно приходывать на основании документов поставщика, на которых ставится штамп с реквизитами приходного ордера. Если есть расхождения с документами поставщика, то составляется Акт о приемке материалов(ф. № М-7). Если материалы поступают от подотчетного лица, то они приходуются на основании авансового отчета и прилагаемых к нему документов. Материалы могут поступать сразу в соответствующие подразделения организации, минуя склад (транзитом). В этом случае проставляется отметка в документах поставщика и приходных документах соответствующего подразделения;

§ на основании приходных и расходных документов кладовщик заполняет Карточки учета материалов, которые открываются в начале года в бухгалтерии, регистрируются и передаются на склад. При поступлении каждому наименованию, сорту и марке материалов присваивают специальное обозначение - номенклатурный номер. Карточка учета материалов открывается на каждый номенклатурный номер. Затем номенклатурные номера заносятся в специальный реестр, который называется номенклатурой-ценником. В номенклатуре-ценнике, кроме названия и номенклатурного номера, указывают цену и единицу измерения материала. Таким образом, номенклатура-ценник представляет собой систематизированный перечень всех используемых материалов с указанием их стоимости и единицы измерения;

§ по мере совершения операций кладовщик делает в записи в карточках учета материалов и после каждой операции выводит остаток. Допускается ведения учета на складе в Книге складского учета, которая открывается в бухгалтерии. При небольшой номенклатуре материалов можно вести месячные материальные отчеты, в которых имеются реквизиты карточек складского учета;

§ периодически бухгалтер проверяет правильность и полноту ызаписей в карточках и подтверждает остатки своей подписью;

§ в установленные сроки кладовщик передает все приходные и расходные документы склада по реестру в бухгалтерию.

В обычном порядке учет материалов одновременно ведется на складе и в бухгалтерии, поэтому ведение учета наличия и движения материалов зависит от выбранного метода учета материалов, которая устанавливает порядок и последовательность ведения учета материалов на складе и в бухгалтерии. Существуют два основных метода учета материалов:

· количественно-суммовой;

· сальдовый.

При количественно-суммовом методена складе и параллельно в бухгалтерии ведутся карточки учета материалов: на складе карточки ведутся только в количественном выражении (количественный учет), а в бухгалтерии – в количественном и стоимостном выражении (количественный учет и суммовой учет). В бухгалтерии информация из карточек количественно-суммового учета переносится в оборотные ведомости по каждому складу. На основании оборотных ведомостей составляется Сводная оборотная ведомость. В конце месяца производится сверка данных учета материалов на складе и в бухгалтерии. Как правило, количественно-суммовой метод используется на предприятиях с небольшим количеством материалов. Недостаток данного метода: дублирование складского учета.

При сальдовом методев бухгалтерии не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской учет, а в качестве регистров аналитического учета использует карточки учета материалов, которые ведутся на складе. При сальдовом методе оборотные ведомости не составляются. В бухгалтерии ведутся сальдовые ведомости по каждому складу,которые составляются с использованием карточек учета материалов. На основании сальдовых ведомостей составляется Сводная сальдовая ведомость.

Современные автоматизированные системы складского учета с применением специализированных программных средств значительно упрощают и ускоряют процесс ведения складского учета материалов.

Таблица 3