Інакше кажучи, щоб правильно скласти повідомлення, потрібно поставити себе на місце тих, кому ви його адресуєте.
Повідомлення — більше мінливий жанр документів, які, не втрачаючи зв'язку з основною темою програми, завжди адресовані конкретним групам громадськості. Щораз, складаючи повідомлення, слід дотримуватися певних принципів.
Складання повідомлення
Комунікаційна складова реалізації програми
Організовані заходи й спеціальні події виступають головним засобом реалізації програми, будучи в той же час лише підводною частиною Пр-Айсберга. Комунікація — це переважно видима частина, що служить каталізатором інтерпретації й підтримки запрограмованих дій.
У ході реалізації програми першими елементами комунікаційного процесу виступають її тема (основна ідея, лейтмотив) і інформаційні повідомлення, які своїм змістом повинні охоплювати мету програми й бути ретельно складеними й погодженими з кожної із запланованих акцій або спеціально організованою подією.
Основна ідея або тема програми— це в більшості випадків стійка думка (формулювання), що повинне бути привабливим і що запам'ятовується. Найкращою формою подачі теми є коротке гасло або висловлення, що складається не більш ніж з п'яти слів. Зрозуміло, що коротко й точно виразити тему не завжди легко й не всі Пр-Програми вимагають формулювання тим або стислим гаслам, однак, якщо така можливість є, це варто зробити. Вдало підібрана й сформульована тема може стати складовим елементом програми, що найбільш запамятається людям.
Серед них можна назвати наступні:
• перш ніж приступати до складання повідомлення, потрібно досконально вивчити суть проблемної ситуації й позицію керівництва організації стосовно неї;
• необхідно знати потреби, інтереси й турботи груп цільової громадськості.
Однак не існує універсальних правил, дотримання яких може гарантувати абсолютну впевненість у тім, що ваші повідомлення щораз будуть бездоганними.
Навіть якби такі правила й існували, їхнє використання без знання конкретної ситуації однаково приводило б до небажаних наслідків. Це може відбутися, якщо ви, скажемо, закликаючи до чогось, не враховуєте певні національні або релігійні традиції, не звертаєте уваги на час і місце, коли й де ви це робите.
Наприклад, повідомлення не досягне бажаного ефекту, якщо прес-реліз нафтової компанії про, здавалося б, перспективні для громадськості плани,буде розміщений у газеті поруч із інформацією про причетність нафтового бізнесу до махінацій, які шкодять національним інтересам країни.
Сучасні технічні досягнення надають усе більше широкі можливості для спілкування з невеликими за складом, але впливовими групами людей з особливими інтересами. Тому пиэрмены повинні враховувати ці обставини й активно використовувати спеціальні канали комунікації, що дозволяють ефективніше впливати на суспільну думку.
Однак загальним знаменником всіх проблем паблик рилейшнз є люди, тому зближення їхніх точок зору й думок вимагає постійного спілкування з ними.