Фонодокументи

Фотодокументи

Приклад: 1.

2. 0-1563291

3. Фотонегатив

4. Скиртування соломи в колгоспі імені М. С. Хрущова; с. Хотів Києво-Святошинського району Київської області.

5. 1955 р., серпень

6. Скиртування соломи в колгоспі імені М. С. Хрущова; с. Хотів Києво-Святошинського району Київської області

7. —

8. Відкритий

9. Систематичний каталог

10. —

 

1.

2. П-70562

3. Фотопозитив

4. Підписання на Державну позику другої п’ятирічки в м. Куп’янську Харківської області

5. 1934 р.

6. Підписання на Державну позику другої п’ятирічки в м. Куп’янську Харківської області.

7. —

8. Відкритий

9. Систематичний каталог

10. —

 

Приклад: 1.

2. 22197/96353

3. Магнітний запис

4. Виступ українського композитора Л. М. Ревуцького з привітанням учасникам Місячника радянсько-канадської дружби

5. 1970 р.

6. Виступ українського композитора Л. М. Ревуцького з привітанням учасникам Місячника радянсько-канадської дружби

7. Українська

8. Відкритий

9 Систематичний каталог

 

Приклад: 1.

2. Г-2296/64901

3. Грамплатівка

4. Українська народна пісня “Одна гора високая”

5. Дата невідома

6. Виконує Б. Гмиря у супроводі оркестру народних інструментів Української радіокомпанії під керівництвом М. Хіврича

7. Українська

8. Відкритий

9. Іменний каталог

10. —


 

Додаток Ж

ОПИСОВА СТАТТЯ НА СПРАВУ

Елементами описання справи є:

шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи);

анотація документів;

визначення оригінальності чи копійності документів,

ступеня повноти («розрізнені аркуші», «без початку» тощо),

способу відтворення (рукопис, машинопис, і друк, гектограф і ін.);

зовнішні особливості справи і документа (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір; матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мова документів);

назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача, його підпорядкованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи);

діловодний номер справи;

крайні дати документів справи;

кількість аркушів.

 

ПРИКЛАД

1. Назва державного архіву Державний архів Тернопільської області
2. Порядковий номер справи, аркушів спр. 6, арк.. 1-6
3. Номер фонду за порядком ф.р.-3488
4. Назва фонду; загальні хронологічні межі Збірка документів до книги пам’яті «Чорна тінь голодомору 1932-1933 років над Тернопіллям» (1998, 1999; 2002-2003)
5. Кількість справ (загальна/дотичних тем і анотування)  
6. Номер опису
7. Назва справи, що анотується Список осіб, які пережили голодомор 1932-1933 років у Радянській Україні і тепер мешкають у місті Бережани Бережанського району Тернопільської області (2003)
8. Хронологічні межі справи 21 березня 2003 р.
9. Назва документа Список осіб, які пережили голодомор 1932-1933 років у Радянській Україні і тепер мешкають у місті Бережани Бережанського району Тернопільської області
10. Дата документа 21 березня 2003 р.
11. Коротка анотація документа (у разі потреби, якщо зміст його не розкривається назвою)  
12. Умови доступу (якщо вони різняться від загальних)    
13. Фізичний стан задовільний
14. Довідковий апарат картотека
15. Бібліографічні посилання (де опублікований документ або інформація про фонд) Чорна тінь голодомору 1932-1933 років над Тернопіллям. Книга пам’яті./Вступ. ст.;упоряд. Б. Лановик, М. Лазарович, Р. Матейко.-Тернопіль: Джура, 2003.- 49-51 сс.
16. Автор описової статті Т. Б. Малиміна-Базиляк
17. Дата проведення описування 24 листопада 2006 р.

 


 

Додаток К

 

ОПИСОВА СТАТТЯ НА ІНТЕРНЕТ-САЙТИ

 

ОПИСОВА СТАТТЯ № ___ від ___________  
Зона ідентифікації Значення
Реєстраційний номер АКВС  
URL адреса (адреси)  
Дата та час створення першої копії    
Класифікаційний комплекс  
Зона змісту
Анотація  
Номер та дата протоколу ЕПК  
Періодичність оновлень  
Зона історичної інформації
Історична довідка  
Зона умови доступу
Умови доступу  
Мова(мови)  
Зона технічної інформації
Наявність страхової копії  
Особливості форми запису даних    
Зона авторської інформації
Методика описування (формат опису)    
Дані про створювача описової статті    

 

 


Додаток К

 

ФОРМУВАННЯ ЗАГОЛОВКА СПРАВ

 

Найважливішим елементом описання є заголовок справ. Від точності, стислості і водночас необхідної повноти заголовка залежать усі інші види описань. У ньому відображають склад і зміст документів кожної одиниці зберігання та систему їх організації.

 

До елементів заголовка справи належать:

• назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду документів (листи, протоколи, накази, циркуляри);

• автор документів (назва установи, посада і прізвище особи, яка склала документи);

• адресат або адресант (кому адресовані або від кого отримані документи);

• питання або предмет, подію, факт, прізвища тощо, яких стосується зміст документів справи;

• назва місцевості (території), з якою пов’язані зміст документів справи;

• дати, до яких належать документи справи або викладені в них події.