Координація

П'ятим головним елементом організації є координація. Координація - це процес стикування дій різних посад та підрозділів організації. Головна причина координації полягає в тому, що підрозділи організації та робочі групи взаємозалежні - вони залежать одна від одної через інформацію і ресурси для проведення відповідної діяльності.

Потреба в координації. Що більша взаємозалежність між відділами, то більша потреба в координації для ефективної діяльності організації. Є три головні форми взаємозалежності: пряма, послідовна і зворотна. Пряма взаємозалежність - це найнижчий рівень взаємозалежності. Підрозділи, між якими є пряма взаємозалежність, мало взаємодіють, оскільки результати їхньої діяльності об'єднують на організаційному рівні. Крамниці одягу The Gap діють із прямою взаємозалежністю. Кожна крамниця має свій поточний бюджет, персонал тощо, однак видатки та надходження з кожного відділу підсумовують разом на корпоративному рівні. Усі ці крамниці взаємопов'язані так, що успіх або занепад однієї неодмінно відобразиться на іншій, хоча ці організаційні одиниці в цілому постійно не взаємодіють.

У послідовній взаємозалежності результат діяльності одного підрозділу є початковим для іншого у послідовному порядку. Це дає змогу підтримувати помірний рівень взаємозалежності. В Nissan, наприклад, один завод виробляє двигуни і відправляє їх на інший завод, де ці двигуни використовують для збирання автомобілів. Заводи взаємопов'язані в тому, що складальний завод повинен отримати двигуни із заводу, де їх попередньо виробляють, перед збиранням автомобілів. Однак рівень взаємозалежності в цьому випадку односторонній, бо завод, на якому виготовляють двигуни, не залежить від заводу, де збирають автомобілі.

Зворотна взаємозалежність виникає тоді, коли діяльність між підрозділами відбувається в обох напрямах. Ця форма взаємозалежності є найскладнішою. У Marriott Hotel, наприклад, відділ резервування, господарський відділ та інші пов'язані між собою зворотною взаємозалежністю. Якщо будь-який із відділів не виконує своєї роботи належно, то інші також не зможуть виконувати поставлені перед ними завдання.

Методи структурної координації. Розроблено багато методів координації, оскільки кожна організація ставить до них свої вимоги. Організації, які для досягнення координації використовують ієрархію, призначають для керування взаємозалежними відділами одного менеджера. На гуртовій базі Kmart головними діями є завантажування та розвантажування товару, причому товар розвантажують із залізничних вагонів на вантажівки, що їдуть у пункти роздрібної торгівлі. У цьому випадку виділяють дві взаємозалежні операції: приймання та перевезення, оскільки вони потребують спільного устаткування. Для того, щоб гарантувати координацію і мінімізувати конфлікти, що в цьому разі виникають, керувати цими зв'язками призначають одного менеджера.

Порядок координаційних дій може бути зафіксований у правилах і стандартних процедурах. На гуртовій базі Kmart завантаження вантажівок має пріоритет над прийманням вантажу, що прибуває. Цей пріоритет спеціально зазначений у правилах. Однак такі методи координації надзвичайно неефективні у складних та нестандартних випадках.

Менеджери також виконують функцію координації. Менеджера зв'язку призначають для координації взаємопов'язаних відділів: у цьому випадку він діє, як точка дотику між ними. Ця особа фактично може не мати формальної влади над трупами, проте може просто полегшувати обмін інформацією між ними. Дві технічні групи, що працюю і над окремими системами для великого проекту, можуть через цю особу взаємодіяти. Вона забезпечує ознайомлення як з кожною групою, так і з загальним проектом. Такий менеджер дає відповіді на деякі запитання, пов'язані із проектом, отже, сприяє ліпшій інтеграції дій робочих груп у проектуванні.

Спеціальну комісію створюють у випадку, коли виникає потреба в координації, а однієї особи вже недостатньо, тобто залучено кілька підрозділів і взаємозалежність між ними складна. У такому разі до спеціальної комісії з кожного підрозділу призначають особу, відповідальну за координацію, отже, функція координації поширюється горизонтально між представниками різних відділів. Кожна особа тоді має інформацію, що стосується тої групи, представником якої вона є. Наприклад, кілька цільових груп, які складаються з членів обох фірм Amoco і British Petroleum планують об'єднання цих фірм.

Інколи для координації використовують інтеграційні відділі. Вони дещо нагадують спеціальні комісії, однак відрізняються терміном дії. Такі відділи, зазвичай, мають постійних членів та тимчасових представників. Інтеграційний відділ має більше повноважень, ніж спеціальна комісія і йому можуть делегувати навіть певне бюджетне керування організацією.