Технология проведения презентаций

Средства демонстрации презентаций

Представление информации различными способами помогает под­держивать интерес у слушателей и способствует ее эффективному запоминанию. Выбирая оборудование для презентации, вы должны учесть следую­щие факторы: количество зрителей, цель презентации и имеющиеся в наличии средства. Обычно при проведении компьютерных презентаций вам могут понадобиться:

• Портативный или настольный компьютер с поддержкой звука и VGA-выходом. (При проведении презентации для одного кли­ента за сто рабочим столом вам, скорее всего, понадобится лишь программная часть презентации.)

• Проектор для слайдов с жидкокристаллической проекционной панелью (желательно активно-матричной цветной) или отдель­ный жидкокристаллический проектор и экран.

• Электронный планшет, позволяющий делать цветные надписи на проецируемом изображении.

• Портативный проигрыватель Kodak Photo CD, подключаемый к телевизору, при создании презентации на компакт-диске формата Kodak Photo CD с помощью пакетов Create-It или Arrange-It фирмы Kodak (либо использовали программы третьих фирм).

А также вспомогательные средства:

• Не стесняйтесь по ходу презентации записывать на доске (или при наличии проектора специ­ально подготовленную пленку) ключевые пункты излагаемого материала.

• Для представления информации, которая должна быть перед глазами зрителей на протяжении всей презентации, целесооб­разно использовать плакаты.

• Место проведения презентации и создание необходимых удобств

— Тщательно выберите место проведения презентации, исходя из количества зрителей и их потребностей.

— Заранее позаботьтесь о создании необходимых удобств.

• Подготовка к докладу

— Сформулируйте стоящие перед вами задачи.

— Сделайте постановку задачи.

— Обсудите со своей командой способы достижения постав­ленной цели.

— Добейтесь точной координации ваших действий и действий ваших помощников во время презентации.

— Отрепетируйте выступление.

• Темп и длительность выступления

На каждый слайд планируйте отвести примерно от 30 секунд до 1 минуты. Обязательно выделите в конце время для вопросов и общения с аудиторией. Используйте в качестве руководства рекомендуемую схему доклада (Таблица 3).

Таблица 3 - Темп и длительность доклада при проведении презентаций

• Техника проведения презентации

— Предельно сконцентрируйтесь: излагайте мысли четко, без лишних слов.

— Не забывайте о том, что, по меньшей мере, 70% информации передается через ваши движения ("язык тела"), манеру поведения, мимику, выражение глаз.

— Избегайте монотонности! Меняйте интонацию, громкость и темп изложения, чтобы подчеркнуть клю­чевые моменты. Говорите мягко и плавно. Сыграйте на смене интонации на противоположную ожидаемой в ключевых моментах. Делайте паузы между фразами и предложениями.

— Не забывайте о зрителях и об их реакции. Слушают ли они еще вас или вы уже утратили с ними контакт?

— Задайте такой темп презентации, чтобы поддерживать инте­рес зрителей. Не забывайте о времени!

— Используйте не только компьютерные материалы и слайды, но также плакаты и другие вспомогательные средства, чтобы поддержать в зрителях интерес и привлечь их внимание к тому, о чем вы хотите сказать.

• Ответы на вопросы зрителей

— Внимательно выслушайте спрашивающего, повернувшись к нему лицом.

— Если вопрос вам неясен или вам кажется, что он плохо сформу­лирован и непонятен слушателям, попросите спрашивающего переформулировать и объяснить вопрос.

— сформулируйте ответ и подкрепите его вспомогательной визуальной информацией.

— Никогда не пускайте пыль в глаза! Если вы не знаете ответа на вопрос, так и скажите.

• Установка и проверка оборудования

— Установите и испытайте аппаратуру на месте до начала презентации.

— Будьте готовы к неожиданностям! Запасные детали, удлини­тель или отвертка могут спасти вас.

— Помните о законах Мэрфи: тщательно подготовьтесь заранее.

Для понимания содержания работы по созданию презентации рассмотрим пример ее подготовки без участия Мастеров PowerPoint: сделаем черновой вариант презентации из двух слайдов, а затем применим к ним шаблон, который придаст ей профессиональный вид.

1. Запустите PowerPoint или, если вы уже находитесь в этом приложении, выберите Новый в меню Файл.

2. Выбор способа создания новой презентации: В окне Новая презентация выберите переключатель Пустая презентация для создания презентации без использования мастеров и шаблонов PowerPoint.

3. Выбор макета первого слайда: Любую презентацию в соответствии с советами профессионалов рекомендуется начинать со слайда-заголовка, в котором указывается тема презентации, доклада, выступления и т.д. Поэтому в диалоговом окне Новый слайд выберите самый первый макет для создания слайда-заголовка презентации.

4. В появившейся рамке фиксации заголовка введите следующий текст примера: “Пакет подготовки презентаций Microsoft PowerPoint”. Для ввода текста выберите соответствующий шрифт. Выделите рамку фиксации текста подзаголовка так, чтобы на экране появились ее элементы управления и нажмите клавишу <Del> для удаления ее со слайда.

После выполнения этапов 1-4 вы получили на своем экране первый слайд презентации, который и будет служить слайдом-заголовком. При желании вы можете изменить полученный слайд, например, путем добавления в него элементов дизайна по вашему выбору.

5. Для создания второго слайда презентации: Выполните команду Новый слайд в меню Вставка.

6. В диалоговом окне выберите макет слайда, который будет содержать текст и рамку для рисунка из библиотеки ClipArt Gallery. Преимуществом выбора макета слайда с областью размещения рисунка из библиотеки ClipArt является быстрая вставка требуемого рисунка без использования команды Вставить объект из меню Вставка.

7. Используйте данный макет для подготовки второго слайда презентации. Этот макет содержит три рамки фиксации: для заголовка слайда, текста слайда и для размещения рисунка библиотеки ClipArt Gallery. В рамку для заголовка введите текст “ Microsoft PowerPoint “; в рамку для текста введите: “ При помощи PowerPoint можно создавать...” и т.д. Дважды щелкните в области рамки для рисунка. В появившемся окне приложения ClipArt Gallery выберите в категории Академическая рисунок Школьные принадлежности. Используйте элементы управления рамки с рисунком для установки требуемых размеров рисунка и его положения на слайде.

8. Использование элементов дизайна для оформления слайдов презентации: Усовершенствуем второй слайд, например, используя элементы Автоформы панели инструментов Рисование. В палитре автоформ выделите форму Инструмент пломба, перенесите курсор мыши, который в данный момент должен быть представлен в виде знака “+“, в нижнюю часть слайда и растяните появившуюся фигуру до требуемых размеров. После отпускания кнопки мыши введите в автоформу текст “Это очень просто!”, после чего выберите подходящий цвет заполнения формы с помощью команды Цвета и линии меню Формат. При необходимости вы можете также включить тень для элемента автоформы. После этого разработка слайда будет закончена.

9. Для профессионального оформления нашей презентации применим к ее слайдам шаблон из комплекта поставки PowerPoint. Для этого выполните команду Шаблон меню Формат и в появившемся диалоговом окне открытия файла шаблона презентации выберите любой из файлов (вид шаблона отражается в поле просмотра), после чего нажмите кнопку Применить. Слайд примет новый вид. После окончания разработки слайдов, нажав кнопку Просмотр структуры (находящуюся внизу слайда), вы автоматически получите структуру вашей презентации, которую вы можете распечатать, изменить в ней порядок следования слайдов и уровни заголовков текста в слайдах. Обратите внимание, что в режиме работы со структурой презентации в содержании слайдов не выводятся графические объекты и текст, размещенный в этих объектах.

10. В режиме сортировщика слайдов производится окончательная подготовка презентации к демонстрации. Для этого устанавливаются визуальные эффекты вывода слайдов на экран с помощью панели инструментов Анимация, которая содержит список эффектов, имеющихся в пакете PowerPoint. Нажмите кнопку Таймер для запуска режима хронометража вашего выступления. При этом PowerPoint автоматически перейдет в режим полноэкранной демонстрации слайдов презентации. В нижнем левом углу экрана выводится таймер, который производит отсчет времени вашего выступления для каждого слайда. После этого, время выступления (в секундах) будет указано в нижнем левом углу каждого слайда.

11. Для запуска презентации нажмите кнопку Показ слайдов.

Задание

1. Теоретическая часть.

Изучить:

· Цели, задачи презентаций, их типы и характеристики, возможные средства создания.

· порядок создания с помощью программы PowerPoint, методы работы в режимах просмотра и правки презентаций с включением текста, графиков, организационных диаграмм, таблиц, видеофайлов (AVI), аудиофайлов (WAV) и использованием графики из библиотеки ClipArt.

· Проведение презентаций (слайд-фильмов) на отдельном компьютере

· Демонстрации презентаций по локальной сети (проведение конференций)

2. Экспериментальная часть

2.1. Создать электронную презентацию согласно вариантам (7-12 слайдов).

2.2. Подготовить отчет о проделанной работе.

2.3. Провести презентацию в аудитории.

Предлагаемые темы презентаций:

1. Бизнес-план развития компании.

2. Структура факультетов колледжа.

3. Конспект (структура) лекции.

4. Доклад на актуальную тему.

5. Реклама - визитная карточка.

6. Технический проект.

7. Описание программы или аппаратного устройства.

8. Другие варианты.