Сущность и этапы процесса контроля.

Рассмотрение данного вопроса студент должен начать с усвоения того, что сущность процесса контролирования определяется его содержанием и технологией выполнения. Содержание указывает на то, что именно подлежит контролированию, на какие параметры объекта контроля следует обратить внимание, а технология описывает, как именно это осуществить, кто контролирует, в какой последовательности.

Этапы процесса контролирования:

1. Установление стандартов и критериев. Стандарт – это официальный государственный или нормативно-технический документ отрасли, предприятия, который определяет характеристики требований, каким должен отвечать определенный вид продукции. Критерий – показатель, по которому оценивают качество работы, продукции и др.. Стандарт указывает на то, каким должен быть конечный результат, чтобы достичь поставленных целей (достичь определенного уровня затрат с расчета на единицу продукции, чтобы увеличить долю фирмы на рынке). Он также дает возможность руководству сравнить выполненную работу с запланированной.

2. Измерение достигнутых результатов и сопоставление их со стандартами. Этот этап контроля предусматривает:

1) Определение масштаба отклонений. Масштаб отклонений – отклонение от заданной траектории, которую необходимо фиксировать в процессе измерения. При этом следует учитывать, что слишком большой масштаб увеличивает риск несвоевременного выявления отклонений, а слишком малый – способствует реагированию системы контроля на незначительные отклонения и требует лишних средств на проверку их влияния на состояние контролированного объекта.

2) Измерение результатов – это установление фактически достигнутых результатов, которые характеризуют состояние объекта контроля. Система измерения должна отвечать тому виду деятельности, который контролируют. Различают виды измерений:

- физическое измерение – измерение размера, формы, внешнего вида объекта контроля;

- динамическое измерение – характеризует уровень использования ресурсов по качеству или свойствам (фондоотдача, производительность).

3) Передача информации – это процесс передачи полученной в процессе измерения информации лицу, принимающему решение. Информацию следует передавать в тот момент, когда это необходимо для принятия решения. Поэтому необходимо выяснить, кому передавать информацию, в какой форме, с какой регулярностью и как быстро она должна поступать; как обеспечивать ее полноту и достоверность.

4) Оценка информации – это сопоставление фактических результатов со стандартами и определение степени их достижения. Предусматривает обязательное выяснение достоверности полученной информации лицом, принимающим решение.

3. Принятие решения о корректирующих действиях. От правильности действий на этом этапе зависит эффективность функционирования организации. Учитывая это менеджер может выбрать три линии поведения:

1) не вмешиваться в прохождение процесса (когда фактические результаты соответствуют установленным стандартам);

2) корректирующие действия при нахождении причины, из-за которой результаты не достигнуты. Существует два вида корректирующего влияния:

- ликвидация причин отклонения

- поиск лучших способов приспособления новым внешним условиям (снижение объем продаж продукции свидетельствует или об окончании жизненного цикла продукта, поэтому его необходимо снимать с производства, или же о неэффективной тактике сбыта, поэтому ее следует изменить в соответствии с новыми тенденциями рынка).

3) пересмотреть стандарты, цели, если они нереальны. Такие случаи чаще всего случаются, если руководитель идеализирует деловые и профессиональные качества своих подчиненных; слишком оптимистически оценивает ситуацию; при неожиданном нежелательном для организации изменении внешней среды.

Модель процесса контроля (рис. 9.1) отражает не только последовательность этапов контролирования, но и его двухфункциональность:

- устранение отклонений и причин, их обусловливающих;

- подкрепление достигнутого успеха.

Рис. 9.1 – Модель процесса контроля

В основу осуществления процесса контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии (рис. 9.2):

- эффективность контроля – определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);

Рис. 9.2. – требования-критерии эффективного контроля.

- эффект влияния на людей – выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда);

- выполнение задач контроля – контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений, выработке эффективных решений;

- определение границ контроля – контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Соблюдение указанных требований позволит значительно повысить эффективность процесса контроля на предприятии.