Реєстраційний індекс. Індексування документів

План

Лекція № 10

Тема. Робота з реквізитами документів

1. Датування документу

2. Адресування документа.

3. Погодження документа.

1. Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, який приймає колегіальний орган, - дата його прийняття; для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження.

Датою видання наказу, розпорядження, прийняття рішення і набуття ними чинності вважають дату їх підписання першою посадовою особою установи або дату прийняття документа колегіальне, якщо в документі не вказано інший термін набуття ним чинності.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні бути оформлені цифровим способом. Елементи дати записують арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2004 року слід писати 12.01.2004. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться "О". Наприклад, 3 квітня 2001 року слід писати 03.04.2001.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат – 30 червня 2001 року. Якщо в тексті документа дата складається лише з року, то слово "рік" пишуть повністю - 2004 рік.

Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дату документа ставлять під назвою виду документа перед індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дату про­ставляють під підписом, ліворуч. Дату затвердження документа зазначають у відповід­ній графі.

2. Адресатами документа можуть бути установи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, громадяни.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування пишуть у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

Якщо документ надсилають посадовій особі, найменування установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство промислової

політики України

Завідувачу загального відділу

Прізвище, ініціал(и)

У разі адресування документа керівнику установи або йогозаступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "адресат" може бути зазначено почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресовано багатьом однорідним установам, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Начальникам управління освіти

Обласних державних адміністрацій

Документ не повинен мати більше чотирьох різних ¹ адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставлять. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складають список цих адресатів на окремому аркуші, а на кожному документі зазначають тільки один адресат.

До реквізиту "адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 144 від 22.12.97 "Про правила користування послугами поштової зв'язку" адреси адресата і адресанта зазначаються у такі послідовності:

- ім'я, по батькові та прізвище адресата (адресанті або найменування установи;

- вулиця, номер будинку, квартири;

- населений пункт, поштовий індекс;

- район, область (у разі потреби).

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали] адресата, вулицю, номер будинку і квартири, наприклад:

Калініченко Юрій Миколайович

вул. Садова, буд. З, кв. 12

Київ, 252110

Повну адресу зазначають у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу

"Архіви України"

вул. Солом'янська, 24

Київ, 252110

На поштових відправленнях, адресованих "До за­питання", на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначають повністю.

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштову адресу на документах не зазначають. У цих випадках ви­користовують конверти із завчасно надрукованими адресатами,

Відомості про адресата розташовують праворуч у верхньому куті першого аркуша документа. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - пишуть з середини нового рядка:

Директорові

Інституту української мови

НАН України

докторові філологічних наук

Петренкові О.В.

Посилання на дату та індекс вхідного документа, вказані у документі установи-відправника, розташовують на спеціально відведеному місці на бланку під датою та індексом установи - отримувача.

Індексування документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень -- індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання.

Індекс вхідного документа включає в себе арабські цифри: Індекс кореспондента, індекс структурного підрозділу та порядковий реєстраційний номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів. Наприклад: № 15-02-692, де 15 - індекс кореспондента, 02 - індекс структурного підрозділу та 692 - порядковий реєстраційний номер документа за картотекою.

Індекс вихідного документа складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції, написаних через тире, та номера справи, в якій зберігається копія документа, написаного через правобіжну похилу риску, наприклад, № 15-02-692/18.

Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою. Наприклад, № 02-10, де 02 - індекс структурного підрозділу, 10 - номер справи. Якщо документ підготували дві чи більше установ, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної із цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Реєстраційний індекс розташовують після дати на спеціально відведеному місці на бланку.

3. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні у відповідності до чинного законодавству здійснюють погодження проекту документа.

Розрізняють внутрішнє і зовнішнє погодження документів,

Внутрішнє погодження здійснюють в апараті установи (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті), зовнішнє - за її межами.

Внутрішнє погодження документа - це візування його проекту посадовою особою. Віза включає в себе особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначають найменування посади цієї особи. Наприклад,

Начальник юридичного відділу

Підпис Ініціал(и), прізвище

18.01.2001

Накази з основної діяльності візують заступник першої посадової особи установи, керівники структурних підрозділів, які готують проект, начальник юридичного відділу, а якщо г потреба, то й начальник фінансово-економічної служби.

Накази з особового складу візують керівники структур­них підрозділів, які готують проект, у разі потреби - керівники юридичного відділу, фінансово-економічної служби.

Зауваження і пропозиції до проекту документа ви­кладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку за такою формою:

Начальник юридичного відділу

Підпис Ініціал(и), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються

18.01.2004

Проекти нормативно-правових актів перевіряють працівники юридичної служби установи на відповідність їх законодавству, а потім ставлять візу на зворотному боці останнього аркуша першого примірника проекту акта.

Відповідальність за зміст документа, який візують кілька осіб, покладена однаковою мірою на всі особи.

Візи проставляють на примірниках документів, які залишаються в установі.

Візу документа ставлять нижче від реквізиту "підпис", яку проставляють як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для нього на лицевому боці останнього аркуша не вистачає.

Зовнішнє погодження проектів оформляють відповідним грифом. Гриф погодження ставлять нижче підпису на лицевому боці останнього аркуша проекту документа. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), найменування посади особи, яка погоджує проект документа (включаючи найменування установи), особистого підпису, ініціалів, прізвища та дати погодження. Наприклад,

ПОГОДЖЕНО

Проректор з навчальної роботи

Національного університету «Львівська політехніка»

Підпис Ініціал(и), прізвище

19.06.2002

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюють з колегіальним органом, протоколом, листом, актом, то гриф погодження оформляють таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Вищої атестаційної комісії України

01.08.2002 № 2

Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складають "Аркуш погодження". У такому рай ставлять відмітку на самому документі на місці грифу погодження, наприклад: "Аркуш погодження додається" (додаток 11).

Гриф погодження документа розміщують нижче від реквізиту "підпис".