Додатки до документів

Відмітка про контроль

Гриф обмеження доступу до документа

Місце складення або видання документа

Назва виду документа

Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу установи. У листі назву виду документа не зазначають. Розташовують посередині рядка.

Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "довідкові відомості про установу". Розташовують на рівні або нижче реквізитів "дата документа" та "індекс документа" посередині рядка.

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містять інформацію обмеженого доступу.

Відмітку про взяття документа на контроль позначають словом або штампом "Контроль", або літерою "К".

Відмітку про контроль розташовують на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом. Про наявність додатків зазначають в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів: - додатки, які затверджено або введено в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, які пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, які є самостійними документами і надіслані з супровідним листом.

Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду до­кумента реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають в тексті, наприклад: "Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану за формою, зазначеною в додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку ставлять на верхньому правому березі першого аркуша додатка, наприклад:

У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2. Знак № перед цифровим позначенням не ставлять.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицевому боці останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів оформляють у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повну назву яких наведено у тексті, то відмітку про наявність додатків оформляють за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

- якщо документ має додатки, повну назву яких не наведено в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтно-будівельних робіт на 2 арк. в 1 прим.

- якщо до документа додано інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатка оформляють таким чином:

Додаток: Висновок атестаційної комісії 25.01.02 № 4 і додаток до нього, всього

на 21 арк. у 2 прим.

- якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), кількість аркушів не зазначають;

- за великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до опису на ___ арк.

- якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

Відмітку про наявність додатка розташовують ліворуч під текстом, перед підписом.