Класифікація основних документів у діловодстві
План
1. Ознаки класифікації.
2. Групи документів.
Ключові терміни та поняття: класифікація документів, система документації
Література: Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути, Іванова Т.В. Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування .
1. Виробничо-господарська діяльність організацій, в тому числі й органів державного управління та місцевого самоврядування, дуже різноманітна. Різні факти, події явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би всім вимогам та для зручності роботи з ними, документи прийнято ділити на групи та види за різними ознаками класифікації.
Класифікація документів- це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.
Перш за все виділяють різні системи документації та документування.
Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними формами.
Найчисельнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.
Предметом вивчення діловодства є адміністративна (загальна) система документування.
Метою класифікації документів є:
- підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій структурних підрозділів і обов'язків виконавців, чіткого розподілу інформації;
- економія праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).
Значення класифікації документівполягає у:
¾ забезпеченні їх швидкого пошуку в поточному діловодстві;
¾ підвищенні оперативності роботи з документами.
Для класифікації документів у межах однієї організації можуть бути складені класифікаційні схеми, класифікатори. Вони бувають двох типів: структурні та виробничо-галузеві. Перші документацію поділяють на частини у відповідності до структурних підрозділів. У цьому випадку рубрики - це структурні підрозділи, а статті - назва документа. У відповідності з виробничо-галузевою класифікацією документи поділяють на групи за різними кваліфікаційними ознаками.
Щоб документ мав усі названі вище властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Відповідно до цих вимог виділяють види документівза ознаками класифікації та групами.
2. У табл. 1 наведено класифікацію документів та дана їх коротка характеристика.
Таблиця 1
N п/п | Ознаки класифікації | Види документів | Примітки та приклади | |
1. | Спеціалізація | Загальні Спеціалізовані | 3 адміністративних питань. 3 фінансових питань. 3 комерційних питань. | |
2. | Призначення | Розпорядчі Організаційні Інформаційні | Документи, які відображають питання оперативного управління організацією. Документи, які регламентують діяльність організації, визначаючи п функції та функції її елементів. Документи, в яких міститься інформація про факти, події, явища, що відбулися в організації та за її межами. | |
3. | Місце складання | Внутрішні Зовнішні | Документи, створені на тому підприємстві, де вони функціонують. Документи, що надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям чи громадянам. | |
4. | Напрям руху | Вхідні Вихідні | Документи, створені за межами організації та надіслані в організацію. Документи, створені в організації, але використовуються за її межами. | |
5. | Джерела виникнення | Первинні Вторинні | Характеризують стан підприємства (статистична звітність). Отримані на основі аналізу та узагальнення відомостей, що наведені у первинних документах. | |
6. | Форма | Стандартні Індивідуальні | Створюються за чітко визначеними нормами та правилами, не допускаючи відхилень від зразків. Створюються за довільною формою. | |
7. | Спосіб виготовлення | Типові Трафаретні Індивідуальні | Є текст-зразок: Заяви. Частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповненні: квитанції, листок з обліку кадрів тощо. Листи, відгуки, рецензії | |
8. | Техніка відтворення | Рукописні Відтворені механічним способом На аудіо - та відеоплівці На дискетах або СО дисках | Записані від руки. Надруковані. Аудіо - або відеозапис якоїсь події. Створені для роботи на комп'ютері. | |
9. | Ступінь гласності | Цілком таємні Таємні ДСК (для службового користування) Загальнодоступні | Мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах. Зберігаються в окремих кімнатах, видаються співробітникам за спеціальним списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах. Зберігаються у сейфах, видаються для роботи у відповідності із затвердженим керівником списком. Документи, з якими можуть ознайомитись усі бажаючі, без обмежень. | |
10. | Складність | Односкладні Складні | Складаються з одного питання. Містять в собі два або більше питань. | |
11. | Стадії створення | Оригінал Копії | Документ, який створено вперше і належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями. За юридичним значенням оригінал і копія рівнозначні. Копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику аркуша позначку «Копія» і завірена у певному порядку. Розрізняють три різновиди копій: Відпуск - копія оригіналу документа, що залишається у відправника; Витяг - копія, що відтворює частину оригіналу; Дублікат - другий примірник екземпляр документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу | |
12. | Термін зберігання | Постійного зберігання Тривалого зберігання Тимчасового зберігання | 75 років. Понад 10 років. До 10 років. | |
13. | Засоби фіксації (відбиття) | Письмові (рукописно- друковані) Графічні Фоно-,фото-, кінодокументи | Включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних апаратах і друкарським способом. Креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, які цінні своєю ілюстративністю. Дають можливість закарбувати ті об'єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо. Фонодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації, їх широко використовують при протоколюванні зборів, нарад, засідань тощо. | |
14. | Зміст | Організаційно-розпорядчі; фінансово-облікові; постачальницько-збутові | ||
15. | Найменування | Положення, накази, інструкції, звіти, акти, записки, листи | Однак класифікувати документи за назвою не слід, оскільки є документи, однакові за назвою, але досип, різні за змістом, наприклад "Заява", | |
16. | Термін виконання | Дуже термінові Термінові Звичайні, безстрокові | Вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником або підлягають визначеному способу відправлення, вручення (телеграми, телефонограми тощо з позначкою "Терміново". Не вимагають обмеженого часом виконання чи відправлення. | |
17. | Юридична сила | Справжні Підробні | Дійсні, тобто такі, які мають юридичну силу на даний момент. Недійсні, тобто такі, що втратили силу через закінчення строку дії (наприклад, договір контракту). Виникають внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальні підробки бувають толі, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки. Інтелектуальні підробки виражаються у складенні і видачі документа свідомо неправильного змісту, хоч і правильного з формального боку. | |
18. | Походження | Службові Особисті | Стосуються інтересів підприємств, установ та організацій. Стосуються певної особи і є іменними. | |
19. | Ступінь обов'язковості | Директивні Інформаційні | Потребують обов'язкової відповіді. Виготовляються до відома. |
Крім того, у діловодстві вся документація, створена в організації і та, що надійшла ззовні, групується за певною схемою. При цьому можна застосовувати класифікацію за такими ознаками:
- номінальною (об'єднуються документи за назвою: протоколи, накази, акти тощо);
- предметною (об'єднуються документи, однорідні за змістом, наприклад, впровадження передових методів реалізації товарів);
- авторською (об'єднуються документи, складені одним закладом, установою або особою; наприклад, документи, що надійшли з Міністерства фінансів, податкової адміністрації);
- кореспондентською (об'єднується листування з певним закладом або особою, наприклад, листування із заводом торгівельного машинобудування);
- географічною (об'єднуються документи, пов'язані з кількома кореспондентами, які розташовані на певній території; наприклад, листування з підприємствами Росії, Молдови тощо);
- хронологічному (об'єднуються документи, які відносяться до певного періоду, наприклад, річні звіти, річні фінансові плани).
Кожна з вказаних ознак може бути покладена в основу формування справ.
Класифікація також необхідна для проведення робіт зі стандартизації та уніфікації документів.
Контрольні питання:
1. Що являє собою класифікація документів?
2. За якими ознаками класифікуються документи?
Розділ № 3Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації