| №
| Реквізити
| Правила оформлення
|
| 1.
| Державний герб
| Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
|
| 2.
| Емблема організації, підприємства
| Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
|
| 3.
| Зображення державних нагород
| Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
|
| 4.
| Код установи, підприємства
| Розташовується у верхньому правому кутку.
|
| 5.
| Код форми документа
| Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
|
| 6.
| Назва відомства або міністерства, якому підпорядковується установа
| Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
|
| 7.
| Повна назва установи … автора документа
| Розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
|
| 8.
| Назва структурного підрозділу
| Розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.
|
| 9.
| Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер факсу,телефону, рахунку в банку
| Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 252030, м. Київ, вул. Пирогова , 9, т. 221-99-33.
На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518
|
| 10.
| Назва виду
документа
| Розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах , крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
|
| 11.
| Дата
| Документ датується днем його підписання або затвердження. На
бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом ( 24 серпня 1996 р.) або цифровим-трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік-17.06.96 (тобто 17 червня 1996 року.). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.
|
| 12.
| Індекс
| Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара-індекс структурного підрозділу, друга-номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя-порядковий номер за журналом обліку. Наприклад:
№ 02-10/36, де 02-цифр структурного підрозділу; 10-номер справи, документа; 36-реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
|
| 13.
| Посилення на індекс та дату вхідного документа
| Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01. 03. 96, де 02-індекс структурного підрозділу; 1—номер справи за номенклатурою; 135-порядковий номер.
|
| 14.
| Місце
видання чи укладання
| Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.
|
| 15.
| Гриф обмеження доступу
| Розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка. «для службового користування», «секретно», «цілком секретно».
|
| 16.
| Адресат
| Розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент-назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса-пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи, коли приватній особі-тоді перед її прізвищем.
Наприклад:
Друкарня «Преса 252030,м Київ,
України» вул. Пирогова, 12, кв. 6
Головному редакторові Никонову М.П.
Романову В.О.
|
| 17.
| Гриф затвердження
| Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження-спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:
слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
- назва посади;
-особистий підпис;
-ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;
-дата затвердження.
Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор заводу
(підпис) Л.С. Семенова
07.10.10.
|
| 18.
| Резолюція
| Розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:
-прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;
-вказівка про порядок у характері виконання документа;
-термін виконання документа;
-особистий підпис керівника;
-дата.
Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою.
|
| 19.
| Заголовок до тексту
| Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про», має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
|
| 20.
| Відмітка про контроль
| Розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Її проставляють за формою «К» або «Контроль».
|
| 21.
| Текст
| Складається з таких логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.
Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).
|
| 22.
| Відмітка про наявність додатка
| Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: 1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:
Додаток: на 2 стор. у 3 прим.;
2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників:
Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 стор. у 2 прим.
Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:
Додаток: на 2 стор. лише адресатові.
При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до списку на 7 стор.
|
| 23.
| Підпис
| Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: зазначення посади (з лівого боку); підпис (з правого боку); ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні:
Директор коледжу Директор підприємства
/підпис/ /підпис/
Л.С. Семенова Ю.Ю. Некрасов
Розшифрування підпису в дужки не береться.
|
| 24.
| Гриф узгодження
| Розрізняють дві форми узгодження документів-внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із:
- слова «УЗГОДЖЕНО»,
- назви посади службової особи (включаючи назву установи) , з якою узгоджується документ;
- особистого підпису;
- його розшифрування;
-дати.
Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту «ПІДПИС» або на окремій сторінці.
Наприклад:
УЗГОДЖЕНО:
Директор с/ш № 246
/підпис/ К.С. Кущаєва
01.09.96.
|
| 25.
| Віза
| Внутрішнє узгодження проекту документа-це його візування. Віза складається з: особистого підпису особи, що візує; дати.
У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище):
Завідувач кафедри (підпис)
Б.М. Сайко 28.08.96
Невеликі зауваження ( 1-2 рядки) розташовуються перед візою. При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі.
|
| 26.
| Печатка
| Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т.д.
|
| 27.
| Відмітка про засвідчення копій
| У правому верхньому кутку пишеться слово “копія”, під реквізитом “підпис” слово “правильно”, дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис завіряється печаткою.
|
| 28.
| Прізвище виконавця та номер його телефону
| Цей реквізит обов’язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: прізвища виконавця; номера його службового телефону.
Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотнього або лицьового боку останньої сторінки документа.
|
| 29.
| Відмітка про виконання документа й направлення його до справи
| Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить у собі такі дані:
-стислу довідку про виконання:
-слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ;
-дату скерування документа до справи;
-підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
|
| 30.
| Відмітка про перенесення даних на машинний носій
| Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:
-запис “Інформація перенесена на машинний носій”,
-підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
-дату перенесення.
|
| 31.
| Відмітка про надходження
| Містить:
-скорочену назву організації, що отримала документ;
-дату його надходження.
Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: назву організації; дату надходження; індекс документа.
Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.
|