Основные преимущества электронной почты e-mail
Интернет — система глобальной связи в режиме реального времени.
Электронная почта (e-mail)
Электронная почта весьма удобна в использовании и дешевле, чем другие средства передачи информации (обычная почта, факс или телефон). Этот вид связи позволяет эффективно передавать информацию в режиме реального времени, причем в самом разнообразном виде и в форме, позволяющей отправителю и получателю не тратить дополнительных усилий ивремени на перепечатку и компьютерный набор.
• Относительно низкая стоимость
• Простота и удобство пользования
• Передача в режиме реального времени
• Возможность передачи разнообразной информации
• Четкость учета и регистрации
При условии оплаты подключения к Интернету пользование электронной почтой не требует дополнительных расходов, что делает эту форму передачи информации в настоящий момент самой дешевой. Оплачивается только подключение к сети Интернет и не требуется платить *за каждое отправленное и полученное сообщение.
К достоинствам электронной почты можно отнести также довольно массовый охват, масштабы которого включают всех пользователей сети Интернет E-mail позволяет лучше, причем непосредственно, изучить и обслужить потребителей фирмы, активно развивать деловые отношения с ее партнерами. При этом техника и время передачи информации многочисленным адресатам практически так же просты, как и при передаче информации одному респонденту.
При этом информация с помощью e-mail передается в весьма удобной форме, которая обеспечивается специальной программой и не требует дополнительного набора сообщения, если это документ или другая информация, содержащаяся в компьютере или компьютерной сети. Электронная почта удобна и для получателя, поскольку ему не нужно переоформлять и перепечатывать ее. Он может использовать ее либо в полученном виде, либо видоизменять в требуемых целях, не перепечатывая. Естественно, это не только упрощает процедуру передачи, получения и использования информации, но и экономит время.
Экономия времени прежде всего обеспечивается тем, что информация передается в режиме реального времени. Практически сразу, как информация отправлена, она уже получена адресатом, что выгодно отличает ее от связи по обычной, даже самой быстрой, почте.
Электронная почта позволяет отправлять и получать различного вида сообщения: не только набранные текстовые сообщения, но и файлы из баз данных: текстовые файлы, фотографии, таблицы, речевые и музыкальные сообщения. В этом случае информация передается в электронном формате, что позволяет отправителю и получателю не тратить времени на ее дополнительную обработку, поскольку отсутствует необходимость ввода печатной информации или ее преобразования в электронную форму. При этом практически мгновенно можно сделать сколько угодно копий информации и в случае необходимости дополнить и разослать ее по нужным адресам и т.д., что значительно упрощает работу с материалами и документами в компании. Особо следует отметить легкость переадресовки и распространения информации с помощью электронной почты.
Электронная почта позволяет исключить ошибки, возможные при перепечатывании информации, и не требует дополнительной проверки и считывания. Передача информации, с помощью электронной почты четко фиксируется как у отправителя так и у получателя. В соответствующих директориях указываются число, час и минута отправления и получения информации. Кроме того, если информация не была получена адресатом, это также фиксируется как неотправленная корреспонденция. Все это позволяет четко учитывать отправленную и полученную почту без дополнительных затрат времени и усилий на ее регистрацию. Такая форма почты позволяет осуществлять контроль за перепиской каждого сотрудника фирмы.
Электронная почта является в настоящее время основным видом связи между компаниями и между компаниями и потребителями. В ряде стран уже изданы законодательные акты, подтверждающие право считать подписи в коммерческих документах (контрактах, соглашениях и др.), пересылаемых по электронной почте, юридически правомочными, и они приравниваются к подписи в письменной форме в реальных условиях. Также важно, что использование электронной почты не требует обязательного присутствия адресата для получения и немедленного ответа, как это, например, происходит при телефонном общении.
Однако существуют определенные недостатки этого, казалось бы, второстепенного вида связи:
1) имеются серьезные опасения в надежности и достоверности получаемой информации, например, адрес и/или само сообщение могут быть поддельными. С такой проблемой призваны бороться специальные программы шифрования текстов и включение в конец каждого отправляемого сообщения файла цифровой подписи;
2) при передаче электронных сообщений необходимо помнить, что система не может обеспечить их конфиденциальность и они могут быть намеренно или случайно использованы в корыстных и криминальных целях;
3) избыточный рост количества получаемых информационных сообщений также создает серьезные трудности в компании. Лишняя информация, так называемый информационный шум, осложняет работу соответствующих подразделений фирмы. В этом случае рекомендуют устанавливать в компьютеры специальные программы-фильтры, пропускающие только обусловленную особыми ограничениями информацию, сортирующие ее согласно инсталлированным критериям и блокирующие и уничтожающие ту информацию, которую данная фирма получать не хочет; *
4) своей простотой электронная почта ослабляет внимание сотрудников компании, и отправляемая ими корреспонденция может быть неправильно понята и привести к серьезным ошибкам в работе с партнерами;
5) при всех своих достоинствах электронная почта не может и не должна полностью заменить другие формы общения, и особенно личные контакты в бизнесе.