Проведение переговоров

Правила завершения рабочего дня

1. Завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.

3. Разбор почты

4. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

5. Уходить домой с позитивным настроением

Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”.Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм. У разных людей разная психология и организм. Пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Все это необходимо учитывать в своей работе. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже.

Успешность проведения переговоров во многом зависит от того, насколько тщательно они подготовлены и состоит из нескольких этапов:

1 этап — подготовка к переговорам - определить время и место встречи. Если руководитель хочет подчеркнуть власть и свое превосходство, то беседа должна проходить в его кабинете, для хорошего контакта с подчиненными встреча должна проходить в кабинете подчиненного. «Дома и стены помогают» либо на нейтральной стороне. Следует избегать назначения рабочей встречи на утренние часы или поздние вечерние часы, а также обеденное время. Оптимальное время для встречи — первая половина дня. Следует исключить шум (громкая музыка, другие лица), настроиться на беседу, подавить чувства симпатии и антипатии, заранее познакомиться с характером собеседника и др. качествами.

Чем острее угол между вами, тем легче договориться, т.к. расположение под углом способствует сотрудничеству. Невежливо усаживать гостей спиной к двери. Продуктивной работе мысли способствуют жесткие стулья, мягкие кресла сначала расслабляют тело, а затем мозг, такая тактика подойдет, когда вы хотите увидеть своего собеседника податливым.

2 этап – проведение переговоров

не перебивайте своего собеседника, все возражения и дополнения записывайте в записной книжке. Успех переговоров во многом определяется умением задавать вопросы и получать исчерпывающие ответы на них. Считается невежливым отвечать на вопрос вопросом

Правила поведения на переговорах:

- определить стратегию и тактику общения

Правильно задавать вопросы, «открытые: на которые нельзя ответить однозначно «Да» или «Нет». Например «Расскажите, пожалуйста», «Что Вам известно про...», «Как Выдумаете ...», «Ваше мнение», и пр. и «закрытые» вопросы тогда, когда нужно достичь главную цель: убедить, получить согласие или подвести к отказу.

Уместно задать первые вопросы» как доехали?», «Как отдохнули?», «Как самочувствие?», но не такие, как «Как вы думаете, для чего я Вас пригласил?»

- Опоздание не допустимо, оно может не только негативно отразиться на вашем имидже, но и повредить ходу переговоров.

- Участников переговоров, занимающих равное положение рассаживают друг напротив

- Первым садится за стол переговоров глава принимающей стороны. Инициатива в ходе переговоров принадлежит именно ему.

- На переговорах не принято перебивать выступление партнеров.

- После выступления можно задать уточняющие вопросы.

- во время переговоров могут быть поданы чай или кофе. Другой вариант — объявить перерыв для кофе (кофебрейк). Он обычно используется и при достаточно длительных переговорах, а также, если нужно обменяться «неофициальными» мнениями, «разрядить атмосферу», просто немного отдохнуть.

- на столе переговоров должны быть карандаши или ручки, блокноты или просто чистая бумага.

- необходимо позаботиться о звукоусилении.

- с иностранцами заранее согласовывается вопрос о рабочем языке переговоров. Если предусматривается синхронный перевод, то следует подумать о рабочем месте для переводчика — специальной кабине. При последовательном переводе переводчик каждой стороны сидит слева от главы всей делегации или же сразу за ним и чуть левее.

- возможно применение стенограммы, магнитной записи с целью обеспечения полного соответствия каждого выступления, реплик и т. д. О ведении записи предупреждают участников в начале работы, четко обозначив, как будет использоваться эта магнитозапись в дальнейшем. Ни в коем случае недопустима передача магнитозаписей конфиденциальных переговоров третьим лицам. Для этого требуется письменное согласие того лица, выступление которого записывалось

3 этап- решение проблемы (завершение переговоров)

После всех обсуждений рекомендуется все результаты и решения оформить в письменном виде (запротоколировать). Если вас не устраивает полученный сокращенный договор или соглашение то не подписывайте его и добавьте в качестве приложения протокол разногласий