Информационные системы бюджетирования

На сегодняшний день термины «управление проектами» и «бюджетирование» уже прочно входят в обиход руководителей российских организаций. В условиях ограниченности ресурсов, необходимости достижения поставленных целей в предельно сжатые сроки и в рамках ограниченного бюджета, все в большей степени ощущается жесткая необходимость внедрения современных методов управления.

Среди информационных технологий, применяемых для задач бюджетного планирования и контроля, можно выделить четыре категории программных средств: электронные таблицы, системы управления ресурсами предприятий (ERP-системы), заказные разработки и специализированные системы бюджетирования.

Электронные таблицы - наиболее простой и доступный инструмент, который довольно часто используется для задач бюджетирования как на малых предприятиях, так и в довольно крупных компаниях. Однако по мере роста объема информации и развития методологии электронные таблицы становятся малоэффективными. Главный недостаток -отсутствие встроенных средств поддержки методологии бюджетирования, например, средств описания временных периодов, мультивалютности, встроенного механизма контроля версий и отслеживания изменения данных, а также правил, позволяющих описывать бюджетные расчеты. Кроме того, электронные таблицы не предусматривают возможностей многомерного представления данных, что не позволяет пользователям просматривать бюджетные данные в различных аналитических разрезах, а также производить их агрегацию и детализацию.

Системы управления ресурсами предприятия (ERP-системы) незаменимы для детального текущего планирования, например, для формирования платежного календаря, MRP-планирования, планирования загрузки мощностей и т.п. Но если речь идет о бюджетировании корпоративного уровня, то оно должно базироваться не на детальных операционных данных, а на агрегированной информации. Кроме того, бюджетные модули ERP-систем, как правило, не позволяют организовать многомерное представление информации, ее оперативный анализ и гибкое формирование аналитической отчетности. Все это ограничивает их применимость для решения задач корпоративного бюджетирования.

Иногда бюджетирование пытаются автоматизировать при помощи заказных разработок. Однако такой подход, как правило, требует значительных затрат времени, при этом существует опасность неэффективности конечного продукта. Дополнительные проблемы могут возникнуть с технической поддержкой и развитием системы, поскольку предприятие может оказаться в зависимости от относительно небольшой группы специалистов - внешних разработчиков или собственных сотрудников.
Наконец, следует отметить специализированные системы бюджетирования, которые за последние годы получили широкое распространение и в настоящее время рассматриваются как один из элементов комплексной системы управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management, BPM). Программные продукты этого класса изначально разрабатывались именно для задач бюджетирования и за годы своего развития приобрели всю необходимую для этого функциональность.

Среди основных функций специализированных систем бюджетирования можно выделить следующие:

— многомерное представление бюджетной информации (для этого, как правило, используются многомерные базы данных, основанные на OLAP-технологиях);

— описание бюджетных статей - иерархического плана счетов, детализированного до нужного уровня;

— описание календаря планирования, с разбивкой горизонта планирования на необходимые временные интервалы;

— описание финансовой структуры предприятия - иерархии центров финансовой ответственности;

— мультивалютность, включая применение разных базовых валют для разных центров финансовой ответственности и пересчет на основе таблиц валютных курсов;

— многовариантность планирования - использование сценариев и версий;

— средства описания бюджетных расчетов, включая сложные многошаговые вычисления, экономические расчеты и правила распределения;

— средства формирования необходимой управленческой отчетности;

— средства описания пользователей (участников бюджетного процесса), включая роли бюджетного администратора, бюджетного аналитика и планировщика;

— средства управления бюджетным процессом, позволяющие организовать формирование бюджетов, их согласование, утверждение и последующий контроль исполнения.

Кроме того, специализированная система бюджетирования должна обладать адекватной функциональностью в части интеграционных возможностей и информационной безопасности.

Если сравнивать специализированные системы бюджетирования с другими системами, то аргументы в пользу первых сводятся к следующему.

Во-первых, специализированная система бюджетирования содержит всю необходимую функциональность, включая ведение аналитических направлений и классификаторов, описание финансовой структуры и принципов взаимодействия участников бюджетного процесса, учет трендов и анализ отклонений.

Во-вторых, специализированная система бюджетирования имеет выраженную стратегическую направленность. Это связано с тем, что бюджетный период, как правило, превышает горизонт планирования, охватываемый текущими планами, которые формируются ERP-системой. При этом по отношению к системе бюджетирования ERP-система выступает как поставщик некоторых исходных данных для формирования бюджета, а также учетной (фактической) информации для план-факт анализа.

В-третьих, внедрение специализированной системы бюджетирования может происходить независимо от внедрения других систем управления, включая ERP-системы. В условиях, когда проект внедрения ERP занимает несколько лет, предприятию нет необходимости ждать, пока этот проект завершится и ERP-система начнет работать в полном объеме.

В-четвертых, специализированные системы бюджетирования изначально рассчитаны на работу в гетерогенной информационной среде, и могут эффективно взаимодействовать с другими системами управления. Это важно для компаний, одновременно использующих несколько информационных систем управления, поскольку для составления бюджетов могут потребоваться разные данные из разных источников.

Таким образом, функциональность специализированных систем бюджетирования позволяет преодолеть отмеченные недостатки других средств автоматизации бюджетного планирования и контроля - электронных таблиц, ERP-систем и заказных разработок.