ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Разработка состава, структуры и форм управленческой документации осуществляется по следующей схеме (см. рис. 4). Эффективность документированной системы информации в организации в значительной степени определяется схемой документооборота и схемой информационных связей.

Под документооборотом понимается схема последовательности прохождения документов по структурным подразделениям организации (см. табл. 2). Иногда под документооборотом понимается делопроизводство. Однако делопроизводство — это только малая часть документальных операций, т.к. объединяет только технические канцелярские операции, связанные с приемом, регистрацией, направлением на исполнение документов, техническим контролем исполнения, отправкой и хранением документов. Подавляющее большинство документальных операций содержательного характера осуществляется не в канцелярии, а в основных функциональных подразделениях системы управления и отражается в оперограммах и схемах информационных связей.

Схема информационных связей отражает систему функциональных операций по обработке информации и выработке управленческих решений. По существу, последовательность прохождения документов по структурным подразделениям определяется составом операций, осуществляемых при решении функциональных задач, и отражается в оперограммах по каждому виду документа. На основании оперограмм основных видов документов составляется схема информационных связей (потоков) в системе управления, т.е. на схеме организационной структуры показываются все информационные функциональные связи структурных подразделений между собой с указанием направлений, последовательности взаимосвязей и их функциональное операциональное содержание (см. табл. 3). Использование в схеме информационных связей кодов документов и шифров операций позволяет получить достаточно полное и компактное отражение структуры и содержания функциональной управленческой деятельности. На основе подобной схемы можно установить целесообразность маршрутов документов, основные информационные и документальные потоки, их направленность и плотность, оптимизировать информационную систему управления за счет исключения встречных потоков, дублирования, цикличности и т.п. На основе схемы информационных связей (см. табл. 4) можно построить так называемую «линейную карту распределения полномочий (обязанностей)» (ЛКРО) и определить рациональный уровень централизации принятия решений*.

Информация, использующаяся в качестве предмета и средств управленческой деятельности, может рассматриваться как информационное обеспечение системы управления.

Таким образом, к информационному обеспечению относится только та информация, которая используется для осуществления управленческой деятельности, то есть необходимая для перевода организации как деятельно-стной системы из одного состояния в другое на основе аналитической и прогностической информации о динамике окружающей среды. Особенность обеспечивающей информации состоит в том, что она включает в себя прошлую (эмпирическую и нормативную) и актуальную текущую (на данный период времени) информацию о фактическом состоянии организации и окружающей среды.

______________________________________________________________________________________________

* Вопросы анализа и проектирования информационного обеспечения системы управления рассматриваются в работе автора [10].

Ее аналитическая интерпретация и вероятностная прогностическая информация о возможных предполагаемых проектных (по фазам, стадиям и этапам технологии производственных процессов) и плановых (задаваемых на конец определенных плановых календарных периодов) состояниях организации и окружающей среды относится к собственно управленческой результирующей информации, представляющей собственно управленческие решения.

В структуре информационного обеспечения системы управления можно выделить следующие классы и виды информации:

1. Нормативно-справочная информация, составляющая информационную нормативную основу системы управленческой деятельности. К нормативно-справочной информации относится:

а) технико-технологическая информация (система государственных, отраслевых стандартов (ГОСТы, ОСТы), ведомственных и местных, внутриорганизационных нормативов, технических условий и указаний (ТУ), технических норм и правил (например, СНиП — система строительных норм и правил), относящаяся к описанию предметов, средств и условий труда, по всем стадиям их «жизненных циклов», начиная с «рождения» до «смерти»: конструирование, проектирование производства, изготовление, эксплуатация, техническое обслуживание, ремонт, модернизация и ликвидация. Как правило, это структурная информация о конструктивных, фактических или проектных нормативных технических, физико-химических, механических и других параметрах состояний всех овеществленных элементов и их формализованных, схематизированных, расчетных физических взаимосвязях в процессах материального производства.

Тблица 4