Текстовый редактор

Редактор текста является одним из основных инструментальных средств, используемых в работе менеджера. Редактор текста используют для подготовки и печати различных документов: от писем до отчетов. В современной практике управления проектами, в силу определенных объективных обстоятельств, наиболее широко используется редактор текста Microsoft Word различных версий (от Microsoft Word 97 до Microsoft Word XP).

К несомненным достоинствам редактора Microsoft Word следует отнести:

1) широкие возможности форматирования текста;

2) поддержка технологии OLE (Object Linking and Embedding – связывание и встраивание объектов);

3) возможность импорта документов и данных из других приложений;

4) наличие встроенной, единой для всех офисных приложений Microsoft, среды разработки VBA (Visual Basic for Applications);

5) возможность сохранения документов в HTML – формате;

6) встроенные средства коллективной работы над документом.

Представляет интерес возможность программирования на языке Visual Basic в среде VBA для автоматизации процесса обработки и создания документов, а также средства коллективной работы над документами.

Автоматизация обработки (подготовки) документов в Microsoft Word может быть обеспечена по двум направлениям:

· за счет использования шаблонов;

· за счет использования макросов.

Шаблоны позволяют избежать рутинной работы по форматированию документов (бизнес–план, отчет и др.), обеспечить внутрифирменную стандартизацию и унификацию документов.

Макросы позволяют выполнять довольно сложную работу, например, создать новый документ, путем обработки существующего документа.

Под коллективной работой над документом понимают процесс создания документа, в котором участвуют несколько человек. При этом, как правило, различают следующие роли участников работы над документом: автор, рецензент, начальник (утверждающий). Автор создает документ и передает его на рецензирование. Рецензент, в зависимости от принятой дисциплины работы с документами, может либо вносить в документ изменения, либо формулировать свои замечания, которые должны быть учтены автором. Аналогичным образом может действовать и начальник. Возможны два способа фиксации необходимых изменений: на бумажном носителе или непосредственно в файле документа.

Для фиксации изменений, необходимых с точки зрения рецензента, Microsoft Word предоставляет две возможности в непосредственно редактируемом документе: примечания и запись изменений. Примечания обычно вставляют, когда нужно привлечь внимание автора, например, указать на необходимость уточнения формулировок. При включенном режиме записи изменений рецензент может редактировать документ. При этом все внесенные им изменения будут сохранены в документе, но в отличие от простого редактирования, первоначальный вариант также останется в документе. Это позволит автору увидеть изменения, которые внес рецензент, и принять их (оставить) или отказаться. Microsoft Word фиксирует не только изменения, но и запоминает, кто их внес.

Другой задачей обеспечения коллективной работы является перемещение документа (файла) от автора к рецензенту или начальнику и обратно. Технически наиболее просто можно переслать документ по электронной почте. Microsoft Word, поддерживая элементы технологии Work Flow, позволяет отправить документ «по маршруту». В маршруте указывают цепочку адресов электронной почты. После того как письмо (документ) пройдет по всей цепочке, оно возвращается к автору; при этом письмо будет содержать все исправления, предлагаемые рецензентом.

Электронная таблица

Электронная таблица или табличный процессор – программа, предназначенная для экономических, научных и прочих расчетов. В практике управления проектами электронная таблица используется в основном на этапе концепции и бизнес- планирования. Наличие встроенных экономических функций позволяет выполнять сложные экономические расчеты и анализ. Ниболее широко используется редактор электронная таблица Microsoft Excel различных версий (от Microsoft Excel 97 до Microsoft Excel XP).

К несомненным достоинствам Microsoft Excel следует отнести:

· большое количество встроенных функций (математические, экономические, статистические);

· широкие возможности графического отображения данных (графики, диаграммы);

· поддержка технологии OLE (Object Linking and Embedding – связывание и встраивание объектов;

· наличие встроенной, единой для всех офисных приложений Microsoft, среды разработки VBA (Visual Basic for Applications);

· возможность сохранения документов в HTML – формате;

· встроенные средства коллективной работы над документом (рассылка документов «по маршруту»).

В последнее время в практике управления проектами стали использоваться пакеты,

основанные на нечеткой логике – фаззи логике (Fuzzy Logic). Среди пакетов этого типа следует отметить FuzzyTech, CubiCalc и FuzzyCalc.

Пакет FuzzyTECH for Business создан Inform Software Corporation. Пакет позволяет проектировать и отлаживать Фаззи системы; конечным продуктом разработки системы является генерируемый при помощи пакета программный модуль.

Пакет CubiCalc фирмы HyperLogic является одной из наиболее мощных экспертных систем на основе нечеткой логики. Пакет содержит интерактивную оболочку для разработки нечетких экспертных систем и систем управления, а также run-time модуль, позволяющий оформлять созданные пользователем системы в виде отдельных программ. CubiCalc применяется при решении различных задач, в том числе для адаптивного управления сложными социо-техническими системами.

FuzzyCalc - это электронная таблица, позволяющая работать как с точными числовыми значениями, так и с приблизительными, "нечеткими" величинами. В процессе работы неточно известное значение помечается как "fuzzy" и в специальном окне строится функция его распределения. В качестве числового значения для нечеткой величины используется «центроид» - величина, аналогичная математическому ожиданию. Пакет FuzzyCalc находит применение при проведении оценочных расчетов и прогнозов в самых различных областях.