Автоматизация ввода данных

Изменение значений в ячейке

Для изменения значений в ячейке до фиксации ввода надо пользоваться, как и в любом текстовом редакторе, клавишами Del и Backspace. Если надо изменить уже зафиксированную ячейку, то надо дважды щелкнуть на нужной ячейке, при этом в ячейке появится курсор. После этого можно производить редактирование данных в ячейке. Можно просто выделить нужную ячейку, а затем установить курсор в строке формул, где отображается содержимое ячейки и затем отредактировать данные. После окончания редакции надо нажать Enter для фиксации изменений. Если нужно отменить последнее выполненное действие, воспользуйтесь кнопкой «Отменить» на Панели Стандартная или Правка → Отменить (Ctrl+Z). Если Вы передумали – и нужно отменить отмененное, тогда воспользуйтесь кнопкой «Вернуть» или Правка → Повторить. Отмену и возврат можно выполнять многократно.

Ввод информации одновременно в несколько рабочих листов

Для ввода информации, повторяющейся на разных листах удобно использовать следующий способ:

· Выделить листы, в которые одновременно будет выполняться ввод.

· Ввести информацию.

· Для отмены одновременного ввода отменить выделенные группы листов щелчком левой кнопки мыши на ярлычке любого невыделенного листа.

Автоввод – возможность, ускоряющая ввод повторяющихся элементов одного столбца.

Excel запоминает все данные одного столбца и после ввода первого символа в новой ячейке столбца предлагает его завершение исходя из набранных ранее. Если пользователь согласен с предложенным завершением, то достаточно подтвердить ввод, нажав Enter, иначе – нажать Delete, предложенное завершение будет удалено и пользователь сможет ввести свое продолжение.

Другой способ использования Автоввода:

· щелкнуть правой кнопкой мыши на заполняемой ячейке;

· из контекстного меню выбрать команду «Выбор из списка»;

· в появившемся списке выбрать нужное значение.

Автозаполнение – способ заполнения ячеек последовательностью данных (числовых, символьных).

Заполнение повторяющимися значениями:

· Выделить ячейку, значение которой будет копироваться.

· Установить указатель мыши на маркер заполнения, (указатель при этом превратиться в крестик), нажать левую кнопку мыши и перетащить маркер заполнения в нужном для заполнения направлении.

Заполнение числовой прогрессией:

· Ввести элементы последовательности в две первые ячейки.

· Выделить эти ячейки.

· Перетещить мышью маркер заполнения в нужном направлении для заполнения остальных ячеек элементами прогрессии. Например,1 2 3 4 …

Для создания других последовательностей (геометрических, последовательностей дат и т.д.) можно пользоваться меню Правка → Заполнить → Прогрессия.

Заполнение списками

Excel позволяет для Автозаполнение использовать символьные последовательности данных – списки. Пользователь может воспользоваться уже существующими списками (например, списком с названиями месяцев, дней недели) или создать свой собственный список.

Создание собственного списка Автозаполнения:

· Сервис → Параметры → Списки → Новый список.

· В поле «Элементы списка» ввести список, разделяя ввод каждого элемента списка нажатием Enter.

· Нажмите кнопку «ОК».

· Для заполнения ячеек последовательностью из списка:

· Ввести элемент списка (например, слово Май) и подтвердить его.

· Перетащить мышью маркер заполнения в нужном направлении для заполнения остальных ячеек последующими элементами списка (например, Июнь, Июль и т.д.)

Автозамена – режим, предназначенный для исправления типичных опечаток при наборе текста. Можно дополнить своими часто допускаемыми опечатками или использовать псевдоопечатки для набора трудных словосочетаний. Например, если печатаем слово «НГПУ», оно превратится в словосочетание «Новосибирский государственный педагогический университет».

Настройка автозамены: Сервис → Автозамена.