Поняття позамашинної інформаційної бази

Носії інформації, їх класифікація та основні характеристики.

Поняття позамашинної інформаційної бази.

План

Організація позамашинної інформаційної бази

Лекція № 7

Вимоги до документів.

До ділових паперів висуваються такі вимоги:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або службовими особами відповідно до їх компетенції.

2. Діловий папір не повинен суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням керівних органів.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва.

4. Діловий папір повинен відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою.

5. Документ повинен бути належним чином відредагованим та оформленим.

Література: Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посіб.- 3-тє вид., перероб. і доп. – К.: Знання, 2007. ст.80-86.

Організація розв'язування будь-якої економічної задачі базується на інформаційному забезпеченні (ІЗ), під яким розуміють сукупність рішень за обсягами, розміщенням і формами організації інформації. Рішення стосується систем класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації і файлів даних. Перераховані компоненти ІЗ організуються у вигляді інформаційної бази (ІБ) — сукупності упорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні ІС.

Структуру ІЗ наведено на рис. 3.1.

Інформаційне забезпечення містить методичні та інструктивні документи, системи класифікації і кодування та інформаційну базу.

ІБ поділяється на:

позамашинну,

машинну.

До позамашинної належить ІБ, яка містить організаційні та інформаційні документи і сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

Машинну ІБ складає сукупність даних, зафіксованих на машинних носіях (інформаційні масиви).

Склад позамашинної ІБ показаний на рис. 3.2.

Позамашинна ІБ містить усі документи, які використовуються у системі управління. їх можна розділити на дві групи:

організаційні,

інформаційні.

До складу першої групи входять стандарти, методи та інструкції з класифікації і кодування економічної інформації, Інструкції з заповнення і коригування документів.

Друга група містить документацію з умовно-постійною, оперативною (в ній фіксуються всі операції з виробничо-господарської діяльності) і результатною інформацією.

Умовно-постійна інформація знаходиться у конструкторсько-технологічній, плановій і нормативній документації, а також у прейскурантах цін.

Решта документів, що циркулюють у системі управління Підприємством, становлять оперативну інформацію (накладні, наряди, акти, рахунки тощо).

До результатних належать відомості, таблиці, графіки і діаграми, які одержують у результаті розв'язування задачі. Під час створення позамашинної ІБ комп'ютерної системи виконуються такі дії:

формалізація даних;

вибір форм первинних документів і машинних носіїв;

вибір способів і засобів фіксування інформації у первинних документах і на машинних носіях;

розробка форм вихідних документів;

визначення та розробка логічної структури бази даних; — вибір системи керування базою даних (СКБД);

організація раціонального документообігу тощо.