Организация проведения деловых совещаний

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подгото­вить совещание и провести его. Есть несколько обязательных эле­ментов, без которых цели совещания не будут достигнуты.

Подготовка совещания начинается с определения целесооб­разности его проведения. Когда решается вопрос о необходимо­сти совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, бо­лее продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных ситуаций, принятии решений.

Состав участников должен быть сформирован как количественно, так и качественно. Не обязательно каждый раз приглашать на совещание руководителей подразделений, необходимо привлечь наиболее компетентных сотрудников.

Оптимальное количество участников должно совпадать с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса.

День совещания необходимо назначать заранее, чтобы участники смогли заранее спланировать свое рабочее время и подготовиться к нему. Наиболее оптимальный вариант –среда. В понедельник и пятницу работоспособность имеет заметный спад. Хотя в пятницу можно проводить совещания по подведению итогов и планированию задач на следующую неделю.

Совещание лучше проводить во второй половине дня. Замечено, что в течение рабочего дня у человека наблюдается два пика повышенной работоспособности: с 11 до 12 и с 16 до 18. Но лучше всего приурочить совещание ко второй половине дня, это даст сотрудникам дополнительный стимул к работе. Кроме того, совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, поэтому проведение совещания в первой половине дня не целесообразно.

Подготовка участников совещания — последний этап в проце­дуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания, по­скольку его участники будут надлежащим образом к нему подго­товлены.

Проведение совещания. Оптимальная продолжительность со­вместной умственной деятельности большого числа людей состав­ляет всего 40—45 минут. Спустя 50—60 минут у участников сове­щания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30—40-минутного перерыва у присутствующих улучшается са­мочувствие, восстанавливается нормальное состояние и обсужде­ние проблем можно продолжить.

После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам пропадают. Данный этап совещания специалисты на­зывают периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, отличаются обычно экстремизмом.

Если же совещание продолжается 2 часа без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания должна быть не более 1 часа. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10—15-минутный пе­рерыв.

Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания регламент не установлен, этим уже создают­ся предпосылки для неделовой обстановки на самом заседании. Особая роль в соблюдении регламента отводится председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каж­дый участник совещания независимо от занимаемой должности.

Протокол совещания — это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотруд­ников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

− достижение цели совещания;

− решение;

− исполнители задания и сроки.

Подведение итогов и принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещаний — принятие решения и про­ведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что решение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит его эффектив­ность.

На этом этапе необходимо пояснить, кем и в какие сроки дол­жен быть выполнен определенный объем работ и в какой форме будут подведены итоги совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принимается также решение о ши­роте информирования (весь коллектив или его часть). После этого определяется лицо или группа лиц, осуществляю­щих его исполнение и контроль за выполнением решения