Методология, применяемая консалтинговыми компаниями
Большинство консалтинговых компаний в проектах по оптимизации деятельности организаций в общем случае применяют типовую методологию описания бизнес-процессов. Данная методология состоит из двух типов бизнес-моделей, одна из которых применяется для описания бизнес-процессов верхнего уровня и является прототипом классической DFD-модели, а вторая применяется для описания процессов нижнего уровня и соответствует принципам построения классической WFD-схеме.
Модель верхнего уровня и принципы ее построения представлена на рис. 25.
Рис. 25. Модель описания бизнес-процессов верхнего уровня, применяемая консалтинговыми компаниями.
Модель бизнес-процессов нижнего уровня, использующая подход «Swimmer lanes» представлена на рис. 26.
Рис. 26. Модель описания бизнес-процессов нижнего уровня, применяемая консалтинговыми компаниями.
Методология Betec (©)
На основе применения различных современных методологий описания бизнес-процессов в российских компаниях, консалтинговая компания "Бизнес - инжиниринговые технологии" разработала методологию описания деятельности, компании, воплотившую в себя наилучшие элементы рассмотренных выше методологий. Данная методология, называемая Betec (©), состоит из моделей, с помощью которых описывают бизнес-деятельность компании и которые условно сгруппированы в следующие разделы:
- Стратегия;
- Бизнес-процессы;
- Оргструктура;
- Финансы;
- Персонал;
- Маркетинг.
В таблице 8 приведено описание бизнес-моделей, применяемых для описания организационно-функциональной деятельность, что соответствует разделам "Бизнес-процессы" и "Оргструктура".
Таблица 8. Модели методологии Betec (©) соответствующие разделам
"Бизнес-процесс" и "Оргструктура".
№ | Название модели | Описание и предназначение модели |
1. | Дерево бизнес-направлений. | Модель описывает бизнес-направления, реализуемые в компании и их взаимосвязь с другими элементами организации. |
2. | Дерево бизнес-процессов. | Модель описывает бизнес-процессы, выполняемые в компании и их иерархию. |
3. | Диаграмма окружения процесса. | Процессная модель описывает окружение бизнес-процесса (границы процесса – входы, выходы, клиенты, поставщики). |
4. | Дерево информационных потоков. | Модель описывает и классифицирует информационные потоки компании. |
5. | Дерево материальных потоков. | Модель описывает и классифицирует материальные потоки компании. |
6. | Дерево организационной структуры. | Модель описывает организационную структуру компании. |
7. | Дерево информационной системы | Модель описывает структуру информационных систем, используемых в компании. |
8. | Диаграмма процесса - DFD. | Процессная модель – прототип классического стандарта DFD. Применяется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. |
9. | Диаграмма процесса - WFD. | Процессная модель - прототип классического стандарта WFD. Применяется для описания бизнес-процессов нижнего уровня. |
Модель "Дерево бизнес-направлений" применяется для описания бизнес-направлений, реализуемых в компании и их взаимосвязь с другими элементами организации (рис. 27).
Рис. 27. Модель "Дерево бизнес-направлений" - Betec (©).
Модель "Дерево бизнес-процессов" описывает бизнес-процессы, выполняемые в компании и их иерархию (рис. 28). На верхнем уровне дерева бизнес-процессы делятся на три группы: основные, обеспечивающие и управленческие.
Рис. 28. Модель "Дерево бизнес-процессов" - Betec (©).
Модель "Диаграмм окружения процесса" позволяет описать окружение или границы бизнес-процесса, показывая его входы, выходы, поставщиков и клиентов (рис. 29).
Рис. 29. Модель "Диаграмма окружения процесса" - Betec (©).
Модель "Дерево информационных потоков" позволяет описать и классифицировать информационные потоки компании, которые представляют из себя информацию, размещенную на бумажных носителях, устную информацию либо информацию в электронном виде. Во многих проектах по описанию бизнес-процессов, также приходится описать внутреннюю структуру информационных потоков. Для решения этой задачи, удобным с практической точки зрения, является подход, когда структура информации описывается в виде документа MS Word, после чего на схеме дерева информационных потоков показывается соответствие между элементами дерева и разработанными документами (рис. 30).
Рис. 30. Модель "Дерево информационных потоков" - Betec (©).
Модель "Дерево материальных потоков" позволяет описать и классифицировать материальные потоки компании, которые представляют из себя сырье, полуфабрикаты, готовую продукцию и т.д. (рис. 31).
Рис. 31. Модель "Дерево материальных потоков" - Betec (©).
Модель "Дерево организационной структуры" используется для описания организационной структуры компании. На данной модели изображаются структурные подразделения, должности, а также связи линейного и функционального подчинения (рис. 32).
На практике приходится разрабатывать несколько различных типов моделей организационной структуры, основными из которых являются модели организационной структуры, построенные по принципу подчиненности и принципу входимости. Это связано с тем что в некоторых случаях на одной модели невозможно наглядно показать все имеющиеся взаимодействия между структурными подразделениями. В данном случае строят несколько простых моделей, на каждой из которых отображают только один тип взаимодействий.
Рис. 32. Модель "Дерево организационной структуры" - Betec (©).
Модель "Дерево информационной систем" используется для описания структуры информационных систем, используемых в компании. На данной модели показываются типы информационных систем применяемых в компании, описывается их модульная структура, а также перечисляется программное обеспечение, используемое в компании при выполнении бизнес-процессов. (рис. 33).
Рис. 33. Модель "Дерево информационной системы" – - Betec (©).
Модель "Диаграмма процесса - DFD" является прототипом классического DFD–стандарта и используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. При построении диаграммы процесса – DFD описываются работы из которых состоит бизнес-процесс, а также используются элементы организационной структуры, информационных систем, материальных и информационных потоков, которые были описаны при построении бизнес-моделей, рассмотренных выше.
В случае если в проекте была описана внутренняя структура информационных потоков, то на схеме процесса показывается соответствие между элементами информационных потоков и документами в формате MS Word, описывающих внутреннюю структуру информации (рис. 34).
Рис. 34 Модель "Диаграмма процесса - DFD" – - Betec (©).
Модель "Диаграмма процесса - WFD" является прототипом классического WFD–стандарта и используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня. При построении диаграммы процесса – WFD описываются работы, из которых состоит бизнес-процесс, а также используются элементы организационной структуры, информационных систем, материальных и информационных потоков, которые были описаны при построении бизнес-моделей, рассмотренных выше.
В случае если в проекте была описана внутренняя структура информационных потоков, то на схеме процесса показывается соответствие между элементами информационных потоков и документами в формате MS Word, описывающих внутреннюю структуру информации (рис. 35).
Рис. 35 Модель "Диаграмма процесса - WFD" – - Betec (©).
Семь "золотых" правил описания бизнес-процессов
Сама по себе методология описания бизнес-процессов довольно проста, но ее эффективное применение на практике не является простой задачей. Подводные камни, появляющиеся при описании бизнес-процессов компании могут свести эффективность этой работы на нет. Возникновение подводных камней связано с человеческим фактором, так как большинство сотрудников компании не заинтересованы в проведение подобных работ в их организации.
Описание бизнес-процессов дает ответы на вопросы, кто чем занимается в компании и кто за что отвечает. Это делает компанию прозрачной и подконтрольной руководству. Прозрачность в первую очередь выгодна руководителям организации, при этом она заставляет всех сотрудников работать на цели организации в ущерб их личным интересам. Более того описание бизнес-процессов и повышение прозрачности позволяет выявить излишки финансовых и временных ресурсов, которые "припасли" сотрудники" на крайний случай. Поэтому основная часть сотрудников не заинтересована в этой работе и при описании деятельности компании постоянно возникают сопротивления, препятствующие получению реальной информации о том, кто чем в компании занимается и кто за что отвечает.
Что бы уменьшить сопротивления незаинтересованных сторон описанию бизнес-процессов нужно использовать "золотые" правила, которые были выведены из практического опыта проведения подобных работ.
Правило 1. Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы вместе с "владельцами"/"участниками" бизнес-процессов.
К работе по описанию бизнес-процессов нужно активно привлекать специалистов, которые участвуют в этом процессе и отвечают за эффективность их выполнения. Во первых, это ускорит работу и повысит качество результатов, так как кроме самих участников процесса никто другой лучше не знает как бизнес-процесс происходит на самом деле. Во вторых, на основании разработанный описаний в дальнейшем будет проводится оптимизация и проведение изменений бизнес-процессов. Одним из главных правил эффективного проведения изменений является вовлечение на ранних стадиях в эти работы сотрудников участвующих в процессе и чья деятельность будет затронута изменениями.