Викладач: О.Б. Синенко
1. Поняття "особова справа". Використання особової справи. Перелік основних документів справи. Оформлення обкладинки справи
Особиста справа (досьє) являє собою сукупність документів,містять відомості про працівника. Особові справи можуть заводитися па всіхпрацівників підприємства, але частіше за все - на керівників і провіднихспеціалістів (при цьому на інших працівників оформляють особисті карткиф.Т-2).
Підприємство має право сама вирішити питання про те, які документи, особистікартки чи особисті справи, заводити на співробітників.
До складу особової справи повинні входити наступні документи:
> внутрішній опис документів, що є в особовій справі;
> анкета або особовий листок з обліку кадрів;
> автобіографія або резюме;
> копії документів про освіту;
> копії документів про затвердження на посаді;
> характеристики чи рекомендаційні листи;
> трудовий контракт (договір);
> копії наказів про призначення, переведення, звільнення;
> доповнення до особового листка по обліку кадрів;
> довідки та інші документи, що відносяться до даного працівника.
При формуванні особової справи в нього поміщають копії документів проосвіту (атестат, диплом, сертифікат та ін.) Копії можна зніматитільки з оригіналів цих документів.
Копії документів про затвердження на посаді поміщаються в особисті справикерівників фірми. Це може бути копія протоколу засідання Радидиректорів або засновників фірми або копія протоколу зборів акціонерів,обрав або затвердила своїм рішенням призначення посадової особи.
У тому випадку, якщо при прийомі на роботу або при затвердженні впосади представлялися характеристики чи рекомендаційні листи, вонитакож підшиваються до особової справи працівника.
Трудові контракти (договори), укладені з працівником, можуть входитидо складу документів особової справи або зберігатися окремо. У особиста справапоміщається повністю оформлений, підписаний директором і працівником,завірений печаткою примірник контракту.
Особиста справа заводять після видання наказу про прийняття працівника. Всідокументи, що відносяться до особової справи, у міру надходження (ухронологічному порядку) підшиваються у папку-швидкозшивач. На її обкладинцівказуються повністю: прізвище, ім'я, по батькові співробітника.
Особові справи співробітників підприємства зберігаються інспектором по персоналуабо секретарем-референтом в сейфі і видаються у тимчасове користування лишепевних посадових осіб. Зміни в особисті справи вносяться тількиособами, відповідальними за їх ведення.
Особові справи звільнених працівників повинні передаватися на архівнезберігання та зберігатися 75 років - "В" (статті 498в, 500 "Переліку документів ззазначенням термінів зберігання ").
Форма обкладинки справ постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання