Документування процесу аудиту

Аудитор повинен документально оформити інформацію, яка є важливою з погляду формування доказів на підтримку аудиторської думки, а також доказів того, що аудиторську перевірку виконано згідно з МСА. Термін "документація" означає матеріали (робочі документи) підготовлені аудитором (і для аудитора) або одержані ним у зв'язку з проведенням аудиторської перевірки та зберігаються в нього. Робочі документи :

• допомагають планувати і проводити аудиторську перевірку;

• містять аудиторські докази, отримані в результаті проведеної аудиторської роботи, на підтримку думки аудитора;

• є документальним підтвердженням виконаних аудитором процедур, дають повне уявлення щодо проведеної роботи аудитора;

• допомагають здійснювати нагляд і перевірку аудиторської роботи, слугують джерелом оцінки рівня компетентності, професіоналізму та кваліфікації аудитора;

• є доказом правоти аудитора у випадку виникнення судових розглядів;

• допомагають оперативно використовувати результати попередніх перевірок.

Узагальнюючи вищевикладене, можна сформулювати основні функції

робочих документів ( рис. )

Рекомендації щодо форми та змісту робочих документів відображені в

МСА 230 Документація". Обсяги, види, склад та зміст робочих документів залежить від професійного судження аудитора і визначаються ним самостійно, оскільки документування кожного питання є не потрібним і не доцільним. Але є ряд вимог та рекомендацій, яким повинні відповідати робочі документи.

Обірунтовують твердження в аудиторському висновку та свідчать про відповідність проведених аудиторських процедур вимогам професійних стандартів

Полегшують процес керівництва, наглядання і контролю за якіетю аудиторської роботи

Сприяють виробленню методологічного підходу до процесу аудиторської перевірки

Допомагають аудитору в роботі

Робочі документи повинні:

• бути складені в ході перевірки, складання їх після завершення перевірки не допускається;

• відображати інформацію щодо планування аудиторської роботи, характеру, часу та обсягу виконаних аудиторських процедур, їх результатів, а також висновків з отриманих аудиторських доказів;

• бути достатньо повними й детальними для забезпечення загального розуміння аудиторської перевірки;

• мають містити пояснення аудитора щодо всіх важливих питань, які потребують висловлення думки, а також висновків про них аудитора. Висновки, зроблені у робочих документах, повинні бути підтвердженні конкретними фактами;

• містити інформацію про те, звідки аудитор отримав зафіксовані у ньому дані, тобто джерело інформації;

• містити дату складання і підпис аудитора.

Слід зазначити і те, що на форму і зміст робочих документів згідно з п.8 МСА 230 "Документація" впливають такі чинники:

• характер аудиторського завдання (аудиторська перевірка, огляд, погоджені процедури, підготовка інформації тощо);

• форма (вид) аудиторського висновку (безумовно позитивний, умовно позитивний, негативний, відмова від думки);

• характер та складність бізнесу клієнта (аудит великих компаній, які мають філії, дочірні підприємства вимагає складання значно більшої кількості робочих документів, ніж при перевірці підприємств малого бізнесу);

• характер і стан систем бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю суб'єкта господарювання (чим нижчий рівень аудиторського ризику при оцінці систем бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю і висловленні більшої довіри до них, тим меншу кількість аудиторських процедур можна виконати і менше складати робочих документів, і навпаки);

• використання у процесі аудиторської перевірки конкретних методів та прийомів;

• потреба (за певних обставин) у керівництві, нагляді й перевірці роботи, виконуваної асистентами (асистенти повинні досить детально описувати виконані ними процедури згідно з отриманим письмовим завданням від аудитора).

До складу робочих документів, як правило, входять:

• інформація, що стосується правової форми та організаційної структури суб'єкта господарювання;

• копії важливих юридичних документів, угод, протоколів або витягів з них;

• інформація стосовно галузі промисловості, економічного та законодавчого середовища, в якому діє суб'єкт господарювання;

• докази процесу планування, включаючи програми аудиту та будь-які зміни до них;

• докази розуміння аудитором систем бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю;

• докази оцінки властивого ризику, ризику контролю та будь-які зміни цих оцінок;

• докази розгляду аудитором роботи внутрішнього аудиту й висновки з цього;

• аналіз операцій і залишків;

• аналіз важливих показників і тенденцій;

• записи про характер, час та обсяг виконаних аудиторських процедур та їх результати;

• докази, що робота асистентів була виконана під наглядом і перевірена;

• вказівки на те, хто й коли виконував аудиторські процедури;

• детальна інформація про процедури, застосовані до компонентів, фінансові звіти яких перевіряє інший аудитор;

• копії протоколів спілкування та листування з іншими аудиторами, експертами та іншими третіми сторонами;

• копії листів або записок з питань аудиту, повідомлених або обговорених із суб'єктом господарювання, зокрема умови, завдання й суттєві недоліки внутрішнього контролю;

• висновки аудитора із суттєвих аспектів аудиторської перевірки, виявлених за допомогою аудиторських процедур, включаючи те, як були розв'язані або враховані винятки чи незвичайні події, якщо вони були;

• копії фінансових звітів та аудиторського висновку.

В робочих документах обов'язково зберігаються копії листа-зобов'язання аудиторської фірми про згоду на проведення аудиту, договору (з усіма додатками, доповненнями до договорів) на проведення даної аудиторської перевірки, аудиторського висновку та письмової інформації керівництву по закінченню перевірки. Робочі документи необхідно професійно і грамотно оформляти. Оформлення здійснюється так, щоб забезпечити доступність для читання та усвідомлення змісту. Для того, щоб належною мірою стандартизувати, упорядкувати робочі документи полегшити їх пошук, необхідно визначити набір обов'язкових реквізитів кожного документа.

До обов'язкових реквізитів робочих документів відносяться:

• назва підприємства клієнта, аудиторської фірми, період перевірки^-

• порядковий номер документа в аудиторському досьє;

• номерний індекс. Робочі документи індексуються за допомогою різних символів: як буквених, так і цифрових чи їх сполучень.

• назва документа, мета складання, його зміст (виклад виконаних процедур, результату проведеної перевірки, посилання на інші документи, висновок);

• прізвище та особистий підпис особи, яка склала документ та особи,
яка його перевірила;

• дата складання та перевірки документа.

Аудитор повинен намагатися найбільш повно задокументувати перевірку і водночас мінімізувати витрати робочого часу для підготовки документів. Для цього рекомендується робити ксерокопії облікових документів, регістрів, звітності та інших записів підприємства; максимально залучати персонал підприємства до виконання технічної роботи зі збору необхідної аудитору інформації; складати комбіновані документи, в яких одночасно відображати результати перевірки пов'язаних між собою рахунків або статей балансу.Слід зазначити і те, що серед зарубіжних та вітчизняних економістів не існує єдиної точки зору щодо класифікації робочої документації.

В залежності від тривалості взаємовідносин аудитора і підприємства -клієнта на робочі документи поділяють на:

· постійні, які містять інформацію, що стосується аудиту окремих питань, які повторюються з року в рік (копії установчих та реєстраційних документів тощо). Такі види робочих документів можна вважати довготерміновими.

• Поточні, які містять інформацію, яка стосується аудиту поточних періодів фінансово-господарської діяльності клієнта (каса, банк, реалізація та тощо). Це документи, як правило, нетривалого використання.

Робочі документи можуть бути складені аудитором чи його асистентом, отримані від підприємства-клієнту чи третіх осіб. Вони можуть містити інформацію правового характеру; про керівництво і персонал підприємства; про структуру і організацію підприємства; про економічні засади діяльності підприємств; про систему бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю; про результати перевірки окремих статей і показників річного звіту, пропозиції і рекомендації тощо .

Робочі документи складаються і систематизуються відповідно до потреб кожної аудиторської перевірки. Вони можуть бути довільної форми або мати стандартизований вигляд. Використання стандартизованих робочих документів (наприклад, контрольних переліків, зразків листів, анкет, тестів тощо) може збільшити ефективність їх підготовки і перевірки. Це полегшує делегування роботи й водночас є засобом контролю її якості. Дуже часто у робочих аудиторських документах використовуються стандартизовані символи та умовні позначення, які повинні бути пояснені на початку досьє. Вони призначені для економії часу на підготовку документа, зменшення його обсягу та наочності. Робочі документи можуть бути у формі даних на папері, на плівці, на електронних чи інших носіях.

В залежності від змісту робочі документи ділять на:

• документи звірки, які містять інформацію про взаємозв'язок даних бухгалтерського обліку за відповідними обліковими регістрами між собою по звітних періодах, а також з попередніми періодами;

• документи перевірки відображають інформацію про взаємозв'язок даних первинних документів і облікових регістрів;

• аналітичні документи містять дані результатів проведених
аналітичних процедур, а також аналітичну інформацію, яка
розкриває синтетичні показники рахунків на кінець звітного
періоду.

• інформативні документи дають можливість систематизувати дані про різні сторони діяльності суб'єкта господарювання , наприклад копії листування з іншими аудиторськими фірмами чи експертами тощо.

• підтверджуючі документи, які містять підтверджену інформацію від третьої особи, наприклад, підтвердження про одержання грошей з каси від особи, що їх одержувала.

Робочі документи необхідно комплектують і зберігають у заведених для кожного клієнта папках (аудиторському досьє), яка мас свій ідентифікаційний номер та назву..

Робочі документи в аудиторському досьє розміщуються у певній послідовності. Загальна струкгура робочої папки (досьє) документів аудитора має вигляд:

• титульна сторінка;

• зміст;

• умовні позначення, які вживаються у робочих документах;

• організаційні документи (договір, лист-зобов'язания, наказ про призначення групи аудиторів, попереднє листування з підприємством-клієнтом);

• план та програма аудиторської перевірки;

• документи, що дають загальну інформацію про створення та діяльність підприємства, його структуру;

• документи перевірки окремих статей звітності (рахунків) бухгалтерського обліку;

• звіт та висновок аудитора;

• рекомендації аудитора, результати аналізу фінансового стану підприємства та їх коментарі;

• копії перевіреної аудитором фінансової звітності, окремих первинних документів та поточних облікових регістрів;

• інші необхідні додатки (визначаються аудитором за потребою самостійно).

У разі повторних аудиторських перевірок деякі папки з робочими документами можна класифікувати як "постійні" аудиторські папки, що поповнюються новою інформацією, важливою для всіх аудиторських перевірок, на відміну від поточних аудиторських папок, що містять інформацію, пов'язану переважно з аудитом за один конкретний період.

Аудиторові слід використовувати відповідні процедури, щоб забезпечити конфіденційність і збереження робочих документів протягом періоду, достатнього для задоволення потреб суб'єкта професійної бухгалтерської практики, а також щоб задовольнити правові та професійні вимоги зберігання таких документів.

По закінченню перевірки робочі документи залишаються у розпорядженні аудиторської фірми і є їх власністю. Вони передаються для обов'язкового зберігання до архіву і зберігаються гам в зброшурованому вигляді не менше 5-ти років.