Требования к составлению служебных документов
Все служебные документы можно разделить на инструктивно-распорядительные (инструкции, решения, приказы, распоряжения); справочные (сводки, акты, протоколы, ведомости); оперативные (служебные письма, записки, телефонограммы и т.д.); организационные (уставы, положения, инструкции).
Среди распорядительных документов самый распространенный — приказ. Он должен быть точным, ясным и соответствовать закону. Его содержание выносится в заголовок и формулируется в предложном падеже, например: «О контроле за качеством поступаемой продукции».
Во вводной (констатирующей) части приказа излагаются факты или события, послужившие основанием к изданию приказа:
«В соответствии с решением...»,
«Во исполнение распоряжения...»,
«В дополнение к приказу...»,
«В целях устранения отмеченных недостатков...»
В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений типа: поднять, повысить, усилить, улучшить, принять меры. Пункты, содержащие такие задания, расплывчаты, и проверить их практически невозможно.
Приказы по личному составу имеют некоторые особенности и составляются отдельно от приказов по общим вопросам. В них может опускаться констатирующая часть. В распорядительной части, как правило, сначала идут параграфы о назначении на должность, затем о переводе, освобождении от занимаемой должности, изменении фамилии и т.д. Изложение содержания таких приказов должно быть единообразным, что облегчает их использование в справочных целях. Приказы и распоряжения должны излагаться таким языком, как если бы они зачитывались вслух. Недопустим грубый или оскорбительный тон приказа. Приказы доводятся, как правило, до сведения всех сотрудников данного учреждения, фирмы или ведомства, за исключением особых случаев, когда он объявляется только заинтересованным лицам.