Планирование TCO

Два подхода к вопросу управления IТ-затратами

Руководители предприятий и IT-менеджеры могут по-разному относиться к вопросу управления IT-затратами. Их подходы к решению данной проблемы условно можно разделить на два варианта.

На отечественных предприятиях, как правило, вопрос о TCO либо старательно замалчивается, либо не возникает совсем. Между тем построение/модернизация, а также использование ИС без тщательной оценки ее TCO приводят к тому, что предприятие сталкивается с проблемой больших затрат на стадии функционирования системы. Только тогда руководство осознает актуальность проблемы, и IT-департамент начинает проводить мероприятия по снижению затрат. Однако эти работы чреваты новыми расходами и очень редко приводят хотя бы к балансу доходов и затрат, связанных с информационными технологиями, не говоря уже о перевесе доходов.

Правильный подход — это управление IT-затратами еще до создания/внедрения ИС, т. е. их планирование. Он присущ западным и некоторым отечественным компаниям, занимающимся планированием затрат в рамках корпоративного управления. В этом случае использование информационных технологий возможно с минимизированной TCO и требует вести только текущую (малозатратную) работу по снижению затрат.

Итак, планирование IT-затрат (другими словами, планирование TCO) предполагает следующие этапы.

1. Определение "видимых" и "невидимых" затрат. Если комплексно подходить к принятию решения о применении IT в компании, то обязательно должны учитываться все "видимые" и "невидимые" затраты. Прямые затраты на аппаратное и программное обеспечение, как правило, не превышают 30% TCO (данные Interpose), но нельзя забывать о расходах на персонал и управление системой.

2. Определение возможных косвенных затрат. В частности, к косвенным относятся затраты, вызванные неработоспособностью ИС. Как оценить потери компании от простоя, который произошел вследствие "падения" системы? Если у предприятия большой дневной оборот (что характерно для торговых розничных и мелкооптовых фирм), то стоимость отказа ИС будет очень высока. При этом важно правильно оценить размер косвенных затрат, а также степень риска возникновения ситуаций, приводящих к расходам данного типа.

3. Распределение затрат по статьям. Вы можете распределить затраты согласно имеющимся классическим моделям или классифицировать их по собственной методике, разработанной соответственно специфике конкретной информационной системы и ее инфраструктуры.

4. Расчет показателей TCO. Самая сложная задача. Для ее решения существует специальное ПО (TCO Analyst, TCO Manager, TCO Snapshot Tool и др.), но оно довольно дорогостоящее. Поэтому для наших условий, возможно, более приемлемо решение, когда IT-менеджер совместно с финансовым работником самостоятельно подсчитают большинство затрат с помощью электронных таблиц.

5. Выделение наиболее существенных статей расходов и оценка возможности снижения затрат на ИС. Очевидно, что всякая экономия имеет свои пределы, и некоторые даже очень большие затраты могут быть объективными и целесообразными. Но все же действия по снижению ТСО должны быть направлены, в первую очередь, именно на крупные расходы и издержки.

6. Рассмотрение инструментов по снижению TCO. Инструменты для снижения TCO условно разделяются на технологические и процедурные. Процедурные инструменты — меры, которые можно принять с административной стороны, — могут применяться как на этапах построения, так и на этапах функционирования ИС. Технологические же, как правило, применяются уже на этапе эксплуатации системы, но их использование следует прогнозировать заранее.

К технологическим инструментам относятся:

· приобретение ПО, которое обладает технологическими свойствами, позволяющими существенно снизить объем затрат на его внедрение и последующее использование;

· ориентация на определенные сетевые технологии и архитектуры;

· использование стандартных баз данных;

· применение средств удаленного управления рабочими местами;

· оснащение рабочих мест только необходимыми программными и техническими средствами;

· использование специально адаптированных для конкретной системы компонентов ПО, не нарушающих целостности архитектуры системы;

· применение технологий, снижающих время простоя (источники бесперебойного питания, системы сетевой установки ПО и пр.);

· использование решений для автоматизированного резервного копирования и восстановления и т. д.

Среди процедурных инструментов можно выделить:

· создание на начальных стадиях IT-проекта рабочей группы, которая должна пройти максимально полное обучение и в дальнейшем выполнять значительную часть работ по внедрению системы, обучению пользователей и последующему сопровождению;

· проведение конкурсов при приобретении IT-решений;

· использование референтных моделей, заложенных в интегрированном ПО;

· использование международных и внутренних стандартов по IT, а также методик внедрения ведущих компаний;

· внедрение корпоративной политики стандартизации программного и аппаратного обеспечения;

· создание централизованной службы помощи, располагающей базой знаний по возможным проблемам;

· разработка плана действий в экстренных ситуациях (например, в случае сбоя, хакерской или вирусной атак).

Влияние технологических и процедурных инструментов на сокращение TCO всей информационной системы и отдельных ее компонентов доказывают исследования Gartner Group.

7. Выбор эффективных инструментов по снижению TCO. При выборе инструментов нужно тщательно проанализировать целесообразность их применения, поскольку расходы компании при этом могут быть выше, чем затраты, которые планируется снизить.

8. Применение инструментов по снижению TCO. Если все предыдущие шаги будут выполнены качественно и полноценно, то само применение станет заключительным этапом на пути оптимизации TCO.