Організація робочого місця та ергономічне забезпечення бухгалтерського обліку

Технічне та програмне забезпечення бухгалтерського обліку

1. Суть і зміст інформаційного забезпечення обліку, контролю і аналізу

Інформаційне забезпечення – це динамічна система одержання, оцінки, опрацювання, зберігання та передачі даних в обліковий, аналітичний та контрольний процес для прийняття управлінських рішень. Джерелом інформації є передусім паперовий документ, проте можна використовувати різні електронні носії інформації. Обов’язковою умовою в інформаційному забезпеченні є юридично повноцінне оформлення первинних даних, одержання яких має бути організоване відповідно до поставленої мети, яка й зумовлює їх оцінку та відбір.

Створення раціональних інформаційних потоків має спиратися на певні принципи:

− чітке з’ясування інформаційних потреб та способів найбільш ефективного їх задоволення;

− об’єктивність відображення інформаційних об’єктів;

− усунення дублювання в первинній інформації;

− оперативність;

− усебічна розробка первинної інформації;

− розробка програм використання й аналітичної оцінки первинної інформації.

Сформулювавши мету, беруться за проектування інформаційного забезпечення, що передбачає вибір способів, які описують господарські процеси, формування цих способів, порядок документування, спосіб забезпечення облікового та контрольного процесу первинними даними, вибір програм аналітичних оцінок. Іншими словами – обирають оптимальну методологію інформаційного забезпечення за умов, що визначають спосіб ведення діяльності суб'єкта господарювання.

Способи відображення об'єктів і фактів господарської діяльності насамперед передбачають вибір носіїв інформації, якими можуть бути як паперові, так і електронні документи. На цьому етапі слід передбачити перехід від зовнішнього інформаційного забезпечення до внутрішнього.

Проектування внутрішнього інформаційного забезпечення охоплює організацію інформаційних масивів – групування інформаційної сукупності за певними ключовими ознаками на різних етапах інформаційних потоків. Річ у тому, що облікова система конкретного суб'єкта господарювання не завжди охоплює цю сукупність, і ті показники, які на перший погляд є зайвими, залишаються і можуть бути використані в майбутньому за необхідності. У цьому разі інформація нагромаджується „про всяк випадок”, тобто створюються надлишкові масиви. Проте за раціональних підходів до організації внутрішнього інформаційного забезпечення в інформаційні масиви потрапляють лише ті відомості, що потрібні.

Розв'язувати проблеми відбору потрібної економічної інформації допомагають класифікатори інформації – систематизоване зведення назв об'єктів обліку, ознак їх класифікації та кодових позначень. Важливе значення тут має рівень використання комп'ютерних технологій. Безумовно, що в ручному режимі потенційні можливості раціонального інформаційного забезпечення є мінімальними.

Слід зважати на те, що економічна інформація дуже неоднорідна, схема взаємозв'язків окремих її видів різниться складністю, до того ж спостерігається чітка тенденція до її подальшого ускладнення, тому попри систематичне збільшення обсягу інформації відчувається її нестача для прийняття управлінських рішень. У той же час зростання потоку інформації призводить до надмірної кількості даних.

Тому для оптимального інформаційного забезпечення слід працювати над стримуванням обсягів інформаційних потоків та ліквідацією інформаційної недостатності через усунення зайвих даних. Саме контрольний та аналітичний процеси в цьому разі стають необхідними елементами функціонування системи внутрішнього інформаційного забезпечення.