Средство разработки презентации Power Point

Офисные программные средства

Помимо рассмотренных выше программных средств для персонального компьютера, исторически появившихся первыми, в последнее время возникло множество трудно классифицируемых программ, которые роднит среда их применения – в делопроизводстве, в различных аспектах управления мелкими и средними предприятиями и учреждениями. Эти программы получили название офисных.

Яркими представителями семейства офисных программ являются:

· средства разработки презентаций (типа Power Point из пакета MS Office);

· электронные организаторы – средства планирования деятельности (типа Lotus Organizer), системы хранения и коллективной разработки документов (Lotus Notes);

· системы складского и бухгалтерского учета (типа 1C: Торговля, 1С: Бухгалтерия, 1С: Предприятие);

· консультационные юридические системы (типа «Консультант+»).

Познакомимся подробнее с некоторыми из этих программ.

В недавние времена лекцию, доклад или просто выступление можно было проиллюстрировать лишь с помощью мела и доски, заранее подготовленных плакатов, карт и схем, с помощью слайдов и диапроектора. Затем распространение получили проекторы, позволяющие сопровождать изложение наглядными материалами, нанесенными на прозрачные пленки – транспэренсы. Появление жидкокристаллических (LSD) панелей и мультимедийных проекторов позволило перейти к компьютерной подготовке и показу иллюстративного материала выступления – презентации.

Программная система Power Point входит в программный пакет Microsoft Office начиная с самых первых его версий. Программные средства подготовки публикаций типа Power Point не только позволяют оформить представляемую информацию в едином стиле с использованием видеоэффектов, значительно улучшающих ее восприятие, но и помогают разработать само выступление, сильно сокращают время на его подготовку.

Типичная презентация, подготовленная в Power Point, представляет собой последовательность слайдов, содержащих план и основные положения выступления, необходимые таблицы, формулы, схемы, диаграммы и рисунки.

Рассмотрим этапы подготовки такой презентации.

При запуске Power Point (мы рассматриваем версию SR-2, входящую в состав MS Office-97) появляется окно, предлагающее создать новую презентацию в одном из режимов, используя:

· мастер автосодержания;

· шаблон презентации;

· пустую презентацию,

или открыть существующую презентацию.

Наиболее быстрый способ создания презентации связан с мастером автосодержания, который предлагает начать с общей концепции и некоторой стандартной структуры презентации.

Вначале необходимо выбрать наиболее подходящий вид презентации. Пусть, например, это будет описание некоторого проекта. Затем требуется указать способ предъявления информации – предположим, это будет доклад. Формой выдачи презентации выберем презентацию на экране, причем напечатаем ее экземпляр на бумаге для контроля. Затем предлагается ввести данные для титульного слайда: заголовок презентации, имя автора, дополнительные данные для размещения на титульной странице. Переход между страницами мастера происходит при нажатии кнопки Далее в экранном интерфейсе (внизу имеется возможность возврата при нажатии на кнопку Назад) и завершается нажатием кнопки Готово.

Мастер формирует шаблон презентации, предусматривая в ней слайды в порядке, отвечающем выбранному ранее виду презентации (в нашем случае – представлению проекта). После титульного слайда последуют слайды с целями проекта, его описанием, рецензиями и т.д. Можно редактировать все элементы слайдов, наблюдая за внешним видом в окне миниатюры, где он показывается с использованием стандартной цветовой гаммы. Шаблон презентации помогает рационально построить доклад, не забыв при этом никаких важных деталей. Всегда можно удалить лишние слайды, выделив их и нажав на клавиатуре Delete, перенести (или скопировать) с помощью стандартных действий выделения, вырезания (копирования) и вставки, а также вставить чистый слайд, предварительно выбрав его разметку (с помощью меню Вставка). Все эти действия выполняются в режиме Структура.

Изменить оформление конкретного слайда можно, перейдя в режим Слайд с помощью меню Вид. Для вставки графики в текстовый слайд необходимо изменить его разметку с помощью меню Формат. Следует выбрать разметку слайда в соответствии с требуемым стилем:

· маркированный список;

· текст в две колонки;

· таблица;

· текст и диаграмма;

· текст и графика и т.д.

При этом в слайд внедряется объект, который можно непосредственно редактировать либо вставить из некоего набора (ClipArt) или файла стандартным для MS Office образом. С помощью меню Формат можно выбрать или изменить цветовую гамму слайда или его оформление, пользуясь набором, разработанным профессиональными дизайнерами. Если никакой стандартный вид презентации не подходит, ее можно разработать, создав новую презентацию и добавляя к ней новые слайды, определяя их оформление, содержание и т.д.

Можно просматривать созданную презентацию с помощью меню Показ слайдов и команды Показ. Это же меню позволяет сделать прокрутку презентации автоматической, определив время показа каждого слайда, внедрить на слайды кнопки навигации, использовать анимационные эффекты.

Сохраняется презентация в файле с расширением .ppt и может быть показана как с помощью самой программы PowerPoint, так и с помощью небольшой программы прокрутки.