Февраль Май

I квартал II квартал

Январь Янв-2000 Апрель Апр-2000

Февраль Февр-2000 Май Май-2000

Март Март-2000 Июнь Июнь-2000

на основе следующего запроса:

При таком запросе результат выполнения формы будет выглядеть следующим образом:

Код товара 1   Январь 30 Апрель 11 Март 10 Июнь 10

Пусть нам нужно определить суммы продаж по каждому кварталу, а затем – общую сумму за год. Для этого необходимо добавить вычисляемые поля, складывающие значения по продажам по каждому кварталу. Однако в некоторых месяцах объем продаж равен нулю. В этих случаях Access не будет подсчитывать значения итоговых сумм. Для этого нужно сделать следующее:

1) Выделить поля Янв-2000 и вызвать его Свойства. Во вкладке Данные будет стоять янв-2000 (имя поля исходного запроса). Нам нужно сделать так, чтобы, если значения этого поля нулевые (is Null), то в форме на ее месте должен находиться 0, а иначе – значение данного поля. Для этого в строке Данные нужно вызвать Построитель и с помощью функций записать выражение:

If (is Null ([янв-2000])); 0; [янв-2000]

2) Во вкладке Имя изменить имя поля Янв-2000 на Январь, т.к. при подсчетах суммы за квартал мы будем использовать теперь не поле исходного запроса Янв-2000, а наше расчетное поле. Поэтому их имена должны отличаться.

3) То же самое проделать с остальными полями формы. В построителе выражений удобно использовать для ввода названий полей список полей формы.

4) Под каждым столбцом, содержащим данные по месяцам одного и того же квартала, добавить вычисляемое поле

Итого = [Январь]+[Февраль]+[Март]

Заметим, что для подсчета сумм используются не исходные поля [Янв-2000]и т.д., а имена вычисляемых полей [Январь] и т.д.

5) Вызвать Свойства добавленных полей и присвоить им имена (вкладка Все, строка Имя): Квартал I, Квартал II…

6) Добавить еще одно поле, определяющее сумму продаж за год

Итого за год = [Квартал 1]+[Квартал 2]+…