Ревізія і контроль касових операцій
Після інвентаризації ревізор починає ревізію касових операцій. Вона проводиться суцільним методом перевірки видаткових, та вибірковим методом перевірки прибуткових касових документів. При цьому перевіряється правильність їх оформлення (наявність підписів на отримання, заповнення реквізитів, підписів керівника і головного бухгалтера, номера документа і дати здійснення операції, номера кореспондентського рахунку тощо) й законності здійснення касової операції.
Необхідно пересвідчитись, чи всі касові прибуткові і видаткові ордери та інші документи заповнені чорнилом чітко, ясно без помарок (ніякі підчистки і виправлення вцих документах не допускаються.
В процесі ревізії потрібно перевірити, чи не суміщали виконання обов'язків касира особи, які працюють на посаді бухгалтера; чи не отримували виручку від реалізації матеріальних цінностей особи, зв’язані з їх виробництвом або відповідальні за їх зберігання.
При перевірці касової дисципліни слід сконцентрувати увагу на можливі випадки використання грошей не за цільовим призначенням (наприклад, на господарські потреби) із сум, що отримані на виплату заробітної плати, використання касової виручки понад установлені норми, на своєчасність повернення до банку невикористаних коштів, а також їх повноту, здачу в банк сум за іншими поступленнями.
При ревізії використовують такі форми облікової документації:
1) КО-1 - прибутковий касовий ордер;
2) КО-2 - видатковий касовий ордер
3) КО-3, - журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (ведеться окремо по прибуткових і видаткових касових ордерах);
4) КО-4 - касова книга;
5)КО-5 – книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей з каси довіреній особі;
6)Журнал –ордер, відомість по готівкових коштах;
7) Журнал –ордер по інших коштах;
8) Ліміт готівки і інші документи.
При складанні прибуткових та видаткових касових ордерів має вказується підстава їх складання. Дані документи повинні бути погашені штампом або надписом “Оплачено”, “Одержано” із зазначенням дати і підпису касира. Відсутність штампів погашення створює умови для повторного їх використання. При перевірці прибуткових та видаткових касових ордерів потрібно також перевіряти додані до них документи.
При перевірці журналу реєстрації слід звернути увагу на роздільну нумерацію прибуткових і видаткових касових ордерів. Пропущення порядкових номерів може свідчити про факти порушень. Щоб їх виявити потрібно перевірити чи відсутні касові ордери зберігаються на підприємстві в окремій папці для анульованих ордерів.
Результативною може бути перевірка правильності реєстрації грошових чеків. Після щомісячного підрахунку кількості виписаних чеків і їх суми слід звірити ці дані з відповідними даними за касовими звітами. У разі виявлення розбіжностей з'ясовуються їхні причини.
Під час ревізії доцільно вияснити, чи не передав керівник свого права першого підпису іншій особі,виявити факти видачі грошей за ордерами чи платіжними відомостями, підписаними лише головним бухгалтером.
Під час проведення ревізії касових операцій обов'язкововивчаються матеріали попередніх зовнішніх перевірок, наявність актів раптових інвентаризацій кас (не менш як один раз на квартал), що повинні проводитись комісією підприємства, акти передачі касової готівки на період відпуски касира та наявність наказів по підприємству.
Перевірка повноти і своєчасності оприбуткування готівки по касі проводиться:
- зіставлянням прибуткових касових ордерів на отриманні готівки з банку із записами в касові книзі, у тому числі й по валютних коштах, облікяких має вестися окремо, а також із відповідними записами у виписках із банку. Перевірка проводиться за сумами та датами отримання грошей.
- зіставлянням сум і дат на оприбуткування виручки в прибуткових касових ордерах із датами і сумами, проставленими на документах на реалізацію продукції готівкою, основних фондів та інших матеріальних цінностей (за даними складу, цеху) в кореспонденції з рахунком 70"Дохід від реалізації";
- зіставлянням сум і дат у прибуткових касових документах і касовій книзі з первинними документами на сплатукомунальнихпослуг та документами про надходження від об'єктів соціальної сфери підприємств побутового обслуговування і громадського харчування, підсобних господарств, що знаходяться на балансі підприємства у кореспонденції із субрахунком 23 "Обслуговуючі виробництва";
- зіставлянням сум і дат у прибуткових касових документах з первинними документами про надані послуги чи відпущені матеріальні цінності стороннім організаціям при проведенні вибіркових зустрічних перевірок на об'єктах, яким надано такі послуги. При цьому контролюється достовірність і повнота оприбуткування повернених підзвітних сум по касі з даними журналу-ордеру "Розрахунки з підзвітними особами" по кредиту рахунків 372 і по дебету 301 рахунків по руху підзвітних сум стосовно працівників та зіставлянням ідентичності їх підписів.
Згідно з порядком ведення касових операцій щодо використання готівкових коштів встановлені такі обмеження:
1) підприємство зобов’язане використовувати готівку отриману в банку згідно цілей вказаних в чеку. У випадку порушення нараховується штраф на суму використаної не за цільовим призначенням готівки;
2) сума платежу одного підприємства іншому не повинна перевищувати 3 тис. грн. протягом робочого дня. При цьому кількість підприємств, з якими проводяться розрахунки не обмежується. При порушенні сума виплаченої готівки понад 3 тис. грн. додається до залишку готівки в касі на кінець кожного дня і порівнюється із встановленим лімітом з моменту здійснення порушення і до моменту його виявлення контролюючими органами;
3) підприємство, яке має заборгованість перед бюджетом, зобов’язане проводити оплату праці виключно готівкою, отриманою з рахунку в банку. В іншому випадку застосовуються санкції. При цьому виплати, непов’язані з оплатою праці, дозволяються;
4) видача готівки під звіт проводиться за умови повного звітування підзвітної особи за попередній аванс.
Перевірка дотримання ліміту готівки каси - обов'язкове питання ревізії. Воно регламентується Указом Президента України "Про застосування санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки " від 12.06.1995р. N 436. Згідно з Указом передбачено штрафи;
- за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - штрафу у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день до виявлення порушення;
- за неповне оприбуткування готівки - штраф у 5-ти кратному розмірі суми не оприбуткування;
- за перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки і видачу під звіт готівки без попереднього повного звітування —штраф у розмірі 25% виданих сум
Перевірка готівкових видатків здійснюється шляхом зіставлянням записів у касовійкнизі й касовому звіті з доданими видатковими касовими документами (видаткові касові ордери, платіжні відомості по виплаті заробітної плати, допомог, лікарняних, відпускних, відомості на виплатупідзвітнихсум, депонованої заробітної плати);
При перевірці видачі підзвітних сум потрібно перевірити журнал - ордер який ведеться для обліку розрахунків з підзвітними особами. При цьому перевірка здійснюється по кожній особі, яка отримувала кошти під звіт. Перевірці підлягають наявні авансові звіти про використання готівки на потреби виробництва, господарські потреби, придбання матеріальних цінностей, закупівлю сільськогосподарської продукції тощо а також додані первинні документи (накладні,чеки, розрахунки, квитанції, актизакупки,квитанції на закупки сільськогосподарської продукції від населення тощо).
Перевіряючи видані суми готівки підзвіт пов’язані зі службовим відрядженням проводиться розрахунок правильності їх визначення. Слід пам’ятати, що після повернення, особа яка була у відрядженні на протязі 3 робочих днів після повернення має подати в бухгалтерію звіт про витрачання готівки, а невитрачену готівку повернути в касу.
Законність списання грошей у видаток по касі на виплату заробітної плати та інші виплати по платіжних відомостях перевіряється шляхом зіставлянням сум і дат у касовій книзі; касовому звіту, видаткових касових ордерах із доданими відомостями на виплату зарплати,лікарняних з особистими рахунками з нарахування зарплати або з розрахунково-платіжними відомостями, лікарняними листами, журналом обліку депонованих сум та іншими документами.
Платіжні відомості на виплатузарплати премій,перевіряються у наступному порядку:
- відповідність платіжних відомостейрозрахунковим відомостям;
- правильність підсумування і дублювання їх прописом;
- наявністьна платіжних відомостях підписів керівника і головного бухгалтера, працівників, які склали іперевірили їх;
- наявність підписів одержувачів грошей;
- наявність записів про депонування сум.
Бувають випадки, коли по касі списується готівка за оплаченими раніше вилученими з архіву документами, тому доцільно звіряти платіжні відомості з табелями обліку робочого часу.
За допомогою ревізії слід звірити дані видаткових касових ордерів зі сум готівки, яку було здано до банку за квитанціями.
При списанні готівкових сум на виплату зарплати особам неспискового складу за видатковими касовими ордерами або, платіжними відомостями треба зіставити суми та підписи осіб у платіжних документах із підписами і сумами у трудових угодах, а також провести зустрічні перевірки достовірності виконаних робіт та отриманих коштів.
Перевірка відповідності сум в облікових реєстрах включає:
- звірку сум, що відображені у відомості та журналі-ордері “Каса” по дебету рахунка 301 "Каса в національній валюті" із даними журналу-ордеру “Поточний рахунок” кредит рахунку 311 "Поточні рахунки в національній валюті" та відповідних регістрів з іншими поточними рахунками у банках, у тому числі валютних;
- звірку підсумкових сум відомості, журналу-ордеру “Каса” із даними головноїкниги;
- звірку відповідності сальдових залишків порахунках 301 "Каса в національній валюті" із даними головноїкниги та відповідними рядками балансу.
Під час перевірки наявності валютних коштів у касі слід керуватися Положенням про бухгалтерський облік операцій в іноземній валюті, затверджений Міністерством фінансів України від 14.02.1996р. за N 29. Бухгалтерський облік готівки в іноземній валюті проводиться на рахунку 302 "Каса в іноземній валюті ".
До порушень правильності оформлення касових документів слід віднести:
- відсутність підписів керівника, головного бухгалтера;
- відсутність доручення чи наявність неправильного оформлення доручення при виплаті третій особі (на видатковому касовому ордері вказується номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей);
- невідповідність суми касового видаткового ордера сумі до суми що дозволена керівником за заявою, незрозумілість підпису, відсутність знаку погашення документів;
- наявність при касовому ордері фіктивних документів. Такі документи необхідно негайно вилучити, залишивши їх копії чи розписку про вилучення
Важливою ділянкою ревізії касових операцій є перевірка правильності їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку. Такий контроль проводиться при розгляді первинних касових документів та звітів касира.
Ревізору необхідно звернути особливу увагу на ці моменти, тому що внаслідок допущених тут “помилок” проводяться записи на рахунки, що дають можливість списувати суми, які розкрадаються. Ревізор повинен зіставити суми, що позначені по дебетурахунка"Каса", із записами по кредиту кореспондуючих рахунків у відповідних журналах-ордерах, а по операції, що відображені по кредиту цього рахунка – з кореспондуючими рахунками по дебету у відповідних відомостях. Записи журналів-ордерів та відомостей звіряється із записами в головній книзі. Результати ревізії каси можна оформляти окремим актом, або виділяти їх окремим розділом у загальному акті ревізії.