Назначение ответственных

Структура разбиения работ

Назначение ответственности

Структура разбиения (декомпозиции) работ – иерархическая структура последователь­ной декомпозиции проекта на подпроекты, пакеты работ раз­личного уровня, пакеты детальных работ.

СРР позволяет:

♦ определить работы, обеспечивающие достижение подцелей (частных целей) проекта;

♦ создать удобную струк­туру отчетности;

♦ определить на детализации плана вехи (ключевые результаты), которые должны стать конт­рольными точками по проекту;

♦ распределить ответственность между исполнителями;

♦ обеспечить членам команды понимание общих целей и задач.

Пакеты работ обычно соответствуют самому нижнему уровню детализации СРР и состоят из детальных работ. Последние могут подразделяться на шаги. Детальные работы и шаги не могут быть элементами СРР.

Разработка СРР проводится либо сверху вниз, либо снизу вверх, либо используются одновременно оба подхода. Для этой цели применяют различные подходы к выявлению информации. Например, ис­пользуется методика «мозгового штурма», осуществляемого как в рамках команды проекта, так и с привлечением представите­лей других участников проекта.

Уровень детализации СРР зависит от содержания проекта, квалификации и опыта команды проекта, применяемой системы управления, принципов распределения ответственности в ко­манде проекта, существующей системы документооборота и от­четности и т. д. В процессе создания СРР могут использоваться детальные технические спецификации или только функциональ­ные спецификации с требованиями к работам в самом общем виде.

Иерархическая структура проекта, создаваемая на основе СРР, позволяет применять процедуры сбора и обработки информации о ходе выполнения работ по проекту в соответствии с уровнями управления, пакетами работ, вехами и т. д., обобщать информа­цию по графикам работ, затратам, ресурсам и срокам.

Система управления проектом должна включать в себя возможность представления информации по плановым и фактическим данным проекта в соответствии с СРР, кроме типовых макетов, построенных на основе фильтров по показателям проекта (срокам, ресурсам, ответственным и т. д.

СРР должна быть понятна и позволять соби­рать проект в целом из отдельных работ, обеспечивать управляемость при его реализации и распределение ответственности по каждой работе и т. д.

Структура разбиения работ (СРР) служит основой для понимания членами команды состава и зависимостей работ по проек­ту. Однако весь проект и любая его часть может быть выполнена только в процессе согласованной, скоординированной деятель­ности участников проекта.

Структурная схема организации (ССО, OBS) и матрица ответственности являются двумя инструментами, призванными помогать проект-менеджеру в создании команды, отвечающей целям и задачам проекта. ССО является описанием организационной структуры, необходимой для выполнения работ, определенных в СРР. Целью ССО является определение состава и распределение обязанностей исполнителей для работ, входящих в СРР. Использование этих структур в процессе построения матрицы ответственности можно видеть на рис. 2. Состав и порядок реализации работ определяют форму организационной структуры, создаваемой для достижения целей проекта.

Матрица ответственности обеспечивает описание и согласова­ние структуры ответственности за выполнение пакетов работ. Она представляет собой форму описания распределения ответствен­ности за реализацию работ по проекту, с указанием роли каждо­го из подразделений в их выполнении. Матрица содержит список пакетов работ СРР по одной оси, список подразделений и ис­полнителей, принимающих участие в выполнении работ, – по другой. Элементами матрицы являются коды видов деятельности (из заранее определенного списка) и (или) стоимость работ.

Количество видов ответственности может быть различным в зави­симости от специфики проекта и его организации, но в любом случае рекомендуется ограничиться небольшим набором легких для описания и понимания видов участия в выполнении работ. Напри­мер, наиболее важную роль в выполнении любой детальной работы играет непосредственно ответственный за ее выполнение, но в мат­рице должны быть отображены и те люди или организации, кото­рые обеспечивают поддержку работ непосредственного исполните­ля, а также те, кто будет осуществлять оценку и приемку работ.

Матрица ответственности

Рис. 2 Процесс заполнения матрицы ответственности

В табл. 2 показан пример матрицы ответственности. Роли в примере указывают вид участия подразделения в работе: О – ответственный исполнитель, И – исполнитель, П – приемка работ, К – консультации.

Матрица может также отображать виды ответственности конкрет­ных руководителей за те или иные работы. Кроме того, в матрице могут быть отображены роли людей, не задействованных непосредственно в проекте, но которые могут оказывать поддержку в работе команды.

Таблица 2 – Матрица ответственности

Тщательно подготовленная и продуманная матрица является тем инструментом, который обеспечивает успешную поддержку проек­та, как в рамках команды проекта, так и внешними организациями. Назначение ответственных происходит на этапе планирования, так как необходимо иметь точное представление не только о зат­ратах, но и об имеющихся доступных ресурсах до того, когда план начнет выполняться. После того как все ресурсы будут оп­ределены, необходимо выяснить, каким образом их можно по­лучить, в особенности это касается трудовых ресурсов с требуе­мой квалификацией. Исполнители конкретных работ по проекту должны быть доставлены в нужное место и в определенное время и иметь при этом все необходимое для их выполнения.

Для назначения ответственных надо знать семь типов ресурсов, которые они могут использовать: трудовые ресурсы, деньги, оборудование, техническая оснастка, материалы и поставщики, информация и технологии.

Структура статей затрат является дополнительным средством планирования работ проекта. Основное отличие ста­тей затрат от бухгалтерских счетов заключается в том, что по статьям классифицируется и собирается не подтвержденная документально к моменту сбора управленческая информация; эта информация может использоваться только для принятия управленческих решений. Необходимые документы появятся только к оп­ределенным требованиями бухгалтерского учета календарным датам, а не к текущим датам проекта.

На рис 3 представлен пример опре­деления статей затрат по пакетам работ, за выполнение которых отвечают конкретные подразделения в соответствии с СРР.

Статьи затрат помогают формировать и отсле­живать бюджет проекта, осуществлять текущий управленческий учет и оценивать возможные затраты по завершении работ про­екта.