Электронные формы
Шаблоны документов
При создании нового документа Word использует шаблон.
Использование шаблонов экономит время при создании документов. Шаблоны - это файлы с расширением .dot ,которые поставляются вместе с Word(встроенные) или создаются пользователем. По стилю оформления встроенные шаблоны делятся на три категории – стандартные, современные и изысканные.
Команда Файл \ Создать открывает диалоговое окно Шаблон, вкладки которого соответствуют типам встроенных шаблонов: Общие, Письма и факсы, Записки, Отчёты, Публикации, Другие документы, Web – страницы, Слияние.
Встроенные шаблоны с расширением .dot хранятся в папке Application Data \ Microsoft \ Templates вложенной в папку, в которой установлен Microsoft Office.
Для хранения шаблонов, созданных пользователем в личной папке, следует изменить установки:
1) Выполнить Сервис \ Параметры.
2) В диалоговом окне Параметры, вкладка Расположение выделить тип файлов шаблоны пользователей и нажать кнопку Изменить.
3) В появившемся диалоговом окне указать расположение(адрес) личной папки, в которой будут храниться шаблоны.
Встроенные шаблоны можно изменять, то есть создавать на их основе свои. Некоторые из шаблонов являются мастерами. Они представляют последовательность диалоговых окон и помогают создавать документы в режиме ответа на вопросы.
Шаблоны используются для создания электронных форм с полями ввода, раскрывающимися списками и флажками.
Открываются шаблоны с помощью команды Файл \ Создать, тип файла – шаблон документа.
Для заполнения типовых документов использовались заранее подготовленные типографские бланки. Теперь, реализуя средства Word, можно подготовить и хранить шаблоны форм готовые для заполнения.
Форма – документ со специальными областями, называемыми полями формы, предназначенными для ввода данных. Различают формы печатные и электронные. Печатные формы – это привычные бумажные документы. Электронные формы передаются через электронную почту или по сети.
В форме различают следующие виды полей: поля для ввода данных, поля со списком для выбора значений и флажки. Постоянная часть формы содержит неизменяемые данные. Подготовленная форма ставится под защиту и тогда можно получать документ, заполняя поля формы, а основной шаблон сохранять неизменным.
Последовательность создания формы:
1) Подготовка шаблона формы и разработка её структуры.
2) Добавление полей в шаблон документа.
3) Защита и сохранение формы.
Созданная электронная форма хранится как шаблон формы. Новые документы создаются на основе шаблона, который используется многократно. Для создания электронной формы выводится на экран панель инструментов Формы.