Лекция 5. Модель полной стоимости владения информационной системы, создаваемой в организации своими силами

Организация и проведение предварительных и периодических медицинских осмотров

Согласно статье 154 Кодекса законов о труде РФ и статье 14 Основ работодатель обязан организовать проведение предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров.

Перед заключением трудового договора (контракта) с работником руководитель организации должен определить необходимость направления его на предварительный медицинский осмотр.

Предварительные (при поступлении на работу) и периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры проводятся с целью предотвращения профессиональных заболеваний, несчастных случаев и обеспечения безопасности труда по перечням вредных веществ, неблагоприятных производственных факторов, а также отдельных видов работ, в соответствии с приказом МЗ РФ. На основании этого руководитель организации по согласованию с профсоюзами и территориальной службой Россанэпиднадзора должен определить и утвердить перечень профессий и работ, для выполнения которых необходимо пройти предварительный медицинский осмотр.

Аналогичным образом может быть составлена модель оценки эффективности варианта ИС на основе ТСО для случая, когда ИС или какой-либо ее компонент создается в организации свои­ми силами.

Консалтинг может выполняться аналогично варианту приоб­ретения ИС, т.е. на этом этапе принимаются общие решения: оп­ределяются состав ИС и ее базовое оборудование.

Консалтинг может выполняться собственными специалиста­ми или сторонней консалтинговой фирмой. Издержки на кон­салтинг могут быть разными, что отражает пунктир на диаграм­ме, однако они будут присутствовать, как правило, только на ог­раниченном начальном интервале времени: решение по составу и типу системы рано или поздно должно быть принято, далее начи­наются работы по ее созданию. Консалтинг можно рассматри­вать как одну из составляющих проектирования ИС. При этом собственно проектирование в соответствии с содержанием этих работ (эскизное, техническое, рабочее проектирование) может продолжаться далее некоторое неопределенное время, как прави­ло, по компонентам или очередям ИС, что вызывает соответству­ющую неопределенность окончания этого этапа. Тем не менее, его окончание определяет окончательную готовность ИС в ее проектном варианте, что следует при создании ИС зафиксиро­вать: например, издать приказ по организации с определением в нем состава и всех характеристик системы, в том числе и ее плановой или проектной производительности Q проект.

Приобретение оборудования и других компонентов системы, скорее всего, здесь может осуществляться партиями, одна за дру­гой, что и отражается на диаграмме рис. 3.4. Формирование таких партий, или комплектов поставки, а также формы оплаты партий представляет собой отдельную задачу оптимизации, которая здесь не ставится. Достаточно ясно, что дЛя случая создания не своими силами по отношению к варианту приобретения не у стороннего поставщика будет иметь место соотношение

∑Sкв сс>∑Sкв пр ,

т. е. капиталовложения в приобретение компонентов системы у сторонних поставщиков будут в этом случае меньше, чем при приобретении не целиком, поскольку в этом случае оплачива­ются только приобретенные технические и базовые программные средства, а в случае приобретения системы целиком оплачивают­ся также приложения и все работы поставщика в полном объеме, в том числе и плановая прибыль компании-поставщика.

Изготовление не в организации в случае создания ее своими силами практически сливается с проектированием. Однако в этом процесс е могут присутствовать также работы, которые явно не являются проектными, например, создание системы энерго­снабжения, прокладка сетей и другие монтажные и строительные работы, т. е. в качестве этой составляющей имеются в виду толь­ко издержки за пределами процесса проектирования, если они имеют место.

Амортизация основных фондов ИС формируется от этапа к этапу или от очереди к очереди по мере их создания и ввода в эксплуатацию. Прежде всего эти издержки обусловлены аморти­зацией стоимости приобретаемых компонентов ИС. Конечно, и эти издержки могут формироваться по-разному в зависимости от стратегии приобретения компонентов ИС. Предполагается, что компоненты не приобретаются партиями тогда, когда по мере завершения проектирования становится актуальным комплекто­вание базовыми средствами соответствующих составляющих или подсистем ИС.

Однако при создании не своими силами возникает специ­фическая задача учета и амортизации компонентов ИС, создава­емых на предприятии силами работников информационной и других служб. Дело в том, что создаваемые собственными силами компоненты ИС по существу становятся нематериальными акти­вами в составе основных фондов компании: в соответствии с п.48 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ к нематери­альным активам относятся активы, используемые в хозяйствен­ной деятельности (имеющие срок службы) свыше года и прино­сящие доход. В этот перечень включены программы для ЭВМ, базы данных и другие компоненты ИС. В соответствии с этим они должны быть оценены и поставлены на учет по их балансо­вой или первоначальной стоимости, а на них должна начислять­ся амортизация для осуществления в дальнейшем их восстанов­ления. Соответствующие правила установлены в Положении о бухгалтерском учете - основном регламентирующем документе по этим вопросам.

При создании нематериальных активов на самом предприя­тии затраты по их созданию учитываются на счете 08 «Капиталь­ные вложения». В бухгалтерском учете это отражается следую­щим образом:

1. Д 23

К:70,69,12,10 Изготовление нематериальных активов

2. Д 46

К 23 Включение в обороты реализации затрат по изготовлению нематериальных активов

3. Д 46

К 68 Начисление НДС с суммы фактических затрат на изготовление нематер. активов

4. Д 08

К 46 Отнесение затрат по изготовлению немат. активов к долгосрочным инвестициям

5. Д 04

К 08 Принятие на учет немат. активов, изготовляемых на самом предприятии, на основании акта сдачи-приемки

По приведенной схеме (проводке) на указанные счета зано­сятся все суммы, фактически затраченные на создание баз дан­ных, программ для ЭВМ, комплектных приложений и других компонентов ИС. Следует отметить, что в практике создания ИС своими силами на предприятиях на счет 08 заносятся в лучшем случае прямые учитываемые фактические затраты, т. е. заработ­ная плата, расходы на материалы, аренду помещения, отопление, освещение и другие статьи. В то же время на нематериальные ак­тивы распространяются также правила оценки и переоценки ос­новных фондов, т.е. определения их рыночной цены и учета их по этой цене в составе основных фондов предприятия.

Оценка стоимости этих компонентов ИС с учетом их интел­лектуальной составляющей, т. е. стоимости вошедших в разрабо­танные компоненты различных «ноу-хау», приводит не просто к значительному повышению их стоимости, но и к общему повы­шению значимости интеллектуальной составляющей в составе основных фондов. Таким путем становится возможным адекват­ный учет в основных фондах интеллектуального капитала пред­приятия.

До сих пор интеллектуальный капитал многих наших органи­заций существенно недооценен: считается, что в стоимости ИС только 10 - 15% составляет стоимость ее технических компонен­тов, а остальные 85 - 90% - стоимость программных, технологи­ческих и информационных составляющих, а также тех «ноу-хау», которые использованы при ее создании. Однако в реальных ба­лансах отечественных предприятий, создающих ие или их ком­поненты своими силами, приведенное соотношение даже близко не имеет места. Это совсем не безобидное обстоятельство: оно не только отрицательно сказывается на стоимости основных фон­дов организации, но и занижает в их составе долю высокотехно­логичной и наукоемкой составляющей, что в свою очередь сни­жает капитализацию компании и ее инвестиционную привлека­тельность.

С течением времени нематериальные активы не остаются не­изменными; со временем они снижают свою ценность для предп­риятия и должны быть заменены более совершенными и совре­менными. В связи с этим в отношении нематериальных активов также существует практика амортизации.

Нематериальные активы, используемые непосредственно при производстве продукции, амортизируются обычным порядком путем включения амортизационных отчислений в себестоимость продукции предприятия. С 1 января 1998 г. порядок и нормы на­числения амортизации на средства вычислительной техники ус­тановлены Указом Президента Российской Федерации «Об ос­новных направлениях налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисципли­ны» от 8 мая 1996 г. № 685 (с последующими изменениями и до­полнениями) .

Указ устанавливает для компьютерной техники, информацион­ных систем и систем обработки данных годовую норму амортиза­ции 25%; для нематериальных активов срок амортизации уста­навливается в течение планового срока использования таких ак­тивов (при невозможности определения или отсутствии этого срока - в течение 10 лет). Расчет амортизации на основе Указа Президента производится в целом от общей стоимости группы имущества.

Как видно, нормы амортизации для нематериальных активов предприятие может определять в значительной мере самостоя­тельно. Срок полезного применения каждого компонента таких активов может определяться специалистами предприятия на ос­нове согласованного срока его использования по соответствую­щему договору. Так определяется, например, норма амортизации программных продуктов при заключении договора на их исполь­зование в течение определенного срока, на основе которого и оп­ределяется норма амортизации.

Амортизация может определяться также на основе представ­лений специалистов предприятия о возможном сроке примене­ния рассматриваемого объекта, в течение которого его примене­ние приносит прибыль. Только в случае неопределенности сро­ков эффективного применения объектов нематериальных акти­вов в соответствии с Указом Президента устанавливают норму амортизации на уровне 10% в год.

Норма амортизации является очень весомым фактором в эко­номическом механизме деятельности организации: через этот механизм организация накапливает средства для возобновления основных фондов в их новой более эффективной версии. Недо­оцененность основных фондов и снижение нормы амортизации сокращают объем средств, которыми организация может распо­лагать на эти цели.

Средства информатизации являются весьма динамичным компонентом основных фондов. Они в высоком темпе морально устаревают, поэтому на их восстановление нужны значительные средства, которые естественным путем накапливаются через ме­ханизм амортизации. В противном случае эти средства нужно бу­дет привлекать из иных источников или придется смириться с деградацией ИС. Повышение нормы амортизации до 25% соглас­но Указу Президента, с одной стороны, обеспечило более высо­кий темп накопления этих средств, с другой стороны, существен­но повысило значимость этого компонента основных фондов.

Это можно иллюстрировать следующим примером. Пусть средства информатизации составляют 10% стоимости основных фондов, а средняя норма амортизации по предприятию за вычетом ИС равна 10%. Тогда амортизационные отчисления по предприятию составят 90' 0,1 + 10· 0,25=11,5% от общей стоимос­ти основных фондов. В этих условиях на долю средств информа­тизации будет приходиться не 10%, а 2,5: 11,5=21,7% общей сум­мы амортизационных отчислений. Этот пример иллюстрирует еще раз важность адекватного отражения в основных фондах компании стоимости ее ИС.

Как видно, механизм начисления амортизации может оказы­вать существенное влияние на результаты хозяйственной дея­тельности и иметь те или иные последствия для предприятия. Вполне свободным этот механизм нигде не является. Однако нужно иметь в виду, что это влияние становится тем более управ­ляемым со стороны предприятия, чем большую долю в составе основных фондов составляют нематериальные активы и прежде всего - интеллектуальный капитал предприятия.

Начисление амортизации на нематериальные активы оформ­ляется в учете следующей записью (проводкой):

Д 20

К05

Начисление амортизации по немате­риальным активам

Здесь задействуется счет 05 «Амортизация нематериальных активов), на нем же может выполняться аналитический учет по отдельным объектам.

При создании ИС своими силами этапы внедрения и освоения осуществляются поэтапно или циклически по мере ввода в действие создаваемых составляющих ИС, т. е. по мере формирова­ния так называемых очередей ИС; между этими работами и этапа­ми могут возникать паузы, они могут накладываться друг на друга и т. д. Конечно, уровень издержек по разным очередям и продол­жительность этапов могут при этом быть самыми различными.

В этом случае сопровождение и поддержка организуются обычно тоже собственными силами, причем по мере формирования состава ИС должны нарастать и издержки по этим составля­ющим. Если этого не происходит, то снижается качество работы системы. К тому же при этом обычно отсутствуют какие-либо га­рантийные обязательства в отношении элементов ИС, создавае­мых собственными силами: до сих пор в практике отечественной информатизации это не было принято.

Обслуживание созданных и введенных в эксплуатацию компо­нентов ИС в случае создания ИС своими силами происходит ана­логично варианту приобретения ИС, однако этот процесс развива­ется циклически по мере ввода в эксплуатацию одной очереди ИС за другой. В этом процессе компоненты ИС ставятся на обслужи­вание один за другим по мере ввода их в действие по акту сдачи-­приемки, в то время как при приобретении ИС в полном комплек­те это может происходить только один раз при сдаче ИС в целом.

В ходе создания ИС необходимые в этом процессе испытания ИС также имеют циклический характер в соответствии с графи­ком мероприятий по вводу в действие и освоению очередей ИС.

Составляющие издержек Саморт, Ссопр, подд, Собсл, С исп со временем нарастают, что требует соответствующего увеличения средств на создание и содержание ИС.