Реквізити службових документів
Лекція 3
з дисципліни «Діловодство»
з теми «Реквізити службових документів»
для студентів денного відділення
спеціальності 5.14010102 «Ресторанне обслуговування»
Склала Барковська О.О.
Розглянуто і затверджено
на засіданні
циклової комісії товарознавчо-комерційних дисциплін
Протокол №___від________
Голова циклової комісії
__________ І.В. Губа
м.Миколаїв
2012 р.
План
1. Реквізити документа.
2 Бланк документа.
3. Датування документів.
4. Адресація документів.
1. Реквізити документа
При оформленні документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їхню юридичну силу, оперативний пошук та можливість оброблення за допомогою сучасних засобів оргтехніки.
Переважну частину документів оформлюють на бланках підприємств та організацій, які містять обов'язкові реквізити, що розташовані в певному порядку.
Реквізит документа — це елемент офіційного документа (наприклад дата, підпис, печатка тощо). Сукупність розміщених на аркуші в установленому порядку реквізитів зветься формуляром.
Формуляр-зразок є основою створення формулярів та бланків управлінських документів усіх видів.
Відповідно до чинного законодавства та нормативних актів для оформлення документів використовують такий набір реквізитів:
1. Державний герб.
2. Емблема підприємства.
3. Зображення нагород.
4. Код організації за загальнодержавним класифікатором підприємств та організацій (ЗКПО).
5. Код форми документа за загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ЗКУД).
6. Назва міністерства чи відомства.
7. Назва підприємства.
8. Назва структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреси, номер телефону, факса та телетайпа, рахунка в банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс (номер) документа.
13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.
14. Місце складання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст документа.
22. Відмітка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф узгодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Відмітка про завірення копії.
28. Прізвище виконавця та його телефонний номер.
29. Відмітка про виконання документа та надсилання його до справи.
30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31. Відмітка про надходження.
У формулярі-зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовлені установою бланків документів певного типу в них включають реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.
Кожен вид документа (акт, заява, наказ, лист тощо) повинен мати визначений комплекс реквізитів та стабільний порядок їх розміщення.
Для кожного виду документів встановлено два види розміщення постійних реквізитів — кутовий та поздовжній (1-9).
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їхнє оброблення, дає можливість використовувати при цьому технічні засоби.
Реквізити в документі розміщують з врахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення і виконання.
Слід розрізняти постійні та змінні реквізити документа.
Постійний — реквізит документа, який нанесено під час виготовлення бланка (1-9);
Змінний — реквізит документа, який фіксується на бланку під час його заповнення.
2. Бланк документа
Для складання службових документів використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 x210 мм).
Як правило, всі вихідні службові документи оформлюють на бланках, які виготовляють відповідно до вимог державних стандартів.
В установах та на підприємствах документи складають на бланках.
Бланк — це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.
Застосування бланків для складання документів підвищує культуру праці управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує сприймання, виконання та подальше використання документа.
Якщо документ — обличчя установи, то бланк — її візитна картка.
Бланк може бути віддрукований у друкарні або відтиснутий штемпелем. Бланк повинен бути виконаний бездоганно: хороший шрифт, продуманий текст, якісний папір. Кожне підприємство повинно розробити та застосовувати два види бланків: для листів та для всіх інших документів. Бланки виготовляють у друкарнях у тому випадку, якщо кількість документів певного виду досягає 200 на рік. Невеликі підприємства, в яких кількість вихідних документів менша ніж 200 на рік, при оформленні документів замість друкарського бланка використовують кутовий гумовий штемпель, у відбитку якого містяться ті самі реквізити.
Державні стандарти передбачають і кутове, і подовжене розміщення реквізитів. Група реквізитів та їх постійних частин, що відтворюються на бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка.
Бланк з кутовим штампом раціональніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат».
Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш, то на наступний аркуш не можна переносити лише підписи. Крім підписів, там має бути не менше ніж два рядки тексту.
Нумерація сторінок проставляється з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.
Бланки документів повинні мати поля:
- ліве — 20 мм;
- верхнє — не менше ніж 10 мм;
- праве і нижнє — не менше ніж 8 мм.
Бланки фірми виготовляються двох видів:
- бланк для листів;
- загальний бланк — для інших видів організаційно-розпорядчих документів.
Крім цього, можна виготовити бланки для окремих видів документів:
- постанови та розпорядження;
- наказу та розпорядження керівника організації;
- протоколу засідання та виписки з нього;
- порядку денного засідання колегіального органу;
- доручення керівника та його заступника;
- листа структурного підрозділу.
Бланки виготовляються:
- українською мовою — для використання в межах України;
- українською та іноземною мовами — для використання за межами України.
Інші документи, в основному внутрішнього характеру (заяви працівників, службові, доповідні записки тощо), а також документи, які створюються від імені кількох організацій, оформлюють на чистих аркушах.
Для прискорення виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен складатися з одного питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
Реквізити адресанта — підприємства, яке складає документ:
1. Державний герб України. Свідчить про те, що документ видано органом державної влади або державного управління.
2. Емблема організації або підприємства — найчастіше використовується товарний знак.
3. Зображення державних нагород (зараз майже не застосовується).
4. Код підприємства, установи або організації по Загальнодержавному класифікатору підприємства та організацій. Верхній правий кут, подібно індексу на поштовому конверті (пошуковий, машинозчитуваний).
5. Код форми документа за загальнодержавним класифікатором управлінської документації. Знаходиться нижче від коду організації, верхній правий кут (0271110 — Наказ про прийом на роботу; 0213013 — Акт про ліквідацію підприємства).
6, 7, 8 — реквізити, які визначають авторство документа. Мають бути позначені в документі у повній відповідності до правових актів: статутів або положень про підприємство ( 6 — вид, нумерація, датування та адресування документів).
Під час оформлення цих реквізитів слід пам'ятати, ідо символічні назви підприємств пишуться в лапках ("Дитячий світ", "Укрімпекс", кооператив "Меркурій").
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефона, номер рахунка в банку. Розміщуються тільки в бланках для листів. Порядок та форма запису повинні відповідати поштовим правилам Міністерства зв'язку.
Реквізити 1-9 стосуються автора документа — адресанта. Особливе значення має вказівка на безпосереднього виконавця вихідного документа (листа, довідки). Прізвище виконавця та номер його службового телефону вмішують у нижньому лівому кутку лицьової сторони останнього аркуша документа. Нижче вказують індекс друкарки (перші літери її ім'я та прізвища), кількість надрукованих примірників та дату друкування:
Короленко 20 501 465
НК З 10.08.06
10. Назва виду документа — один з обов'язкових реквізитів. Позначено: АКТ, НАКАЗ, ПРОТОКОЛ; цей реквізит не проставляється лише в листах.
3. Датування документів
11. Датування документів. Позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу.
Датою документу може стати або день написання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).
Дата є пошуковою ознакою і використовується при посиланні на цей документ разом з індексом. Проставляє власноручно особа, що підписує або затверджує документ.
До складу реквізиту «дата» входять число, місяць і рік. Раціональніше писати трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначають двома цифрами. У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 2006 року). Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль. Місце дати — в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поруч з підписом, або у грифі затвердження. На документах також ставлять дати написання резолюції, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання, Проставляють також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп), дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.
12. Індекс (номер документа). Індекс — вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер — порядковий номер внутрішнього документа.
Нумерація документів ведеться з січня по грудень. Лише в навчальних закладах нумерацію внутрішніх документів починають з початку навчального року (з вересня) та ведуть за навчальними роками.
Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, який склав документ, номера справи, де залишилась копія, та порядкового номера вихідної кореспонденції.
13. Посилання на індекс і дату вхідного документа проставляється тільки в листах-відповідях. Наприклад, відповідаючи на лист №05-12-154 від 05.07.05 обов'язково проставляють посилання па цей номер і дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, який має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ одразу знайде копію ініціативного листа, на який надійшла відповідь.
14. Місце складання або видання оформлюють відповідно до адміністративно-територіального розподілу України. Наприклад, м. Київ, м. Суми, смт Жашків, с. Вовчків.
4. Адресація документів
15. Гриф обмеження доступу до документа ("Секретно", "Для службового користування") розміщують у заголовній частині документа.
16. Адресата, якому направляється документ, розміщують у правому верхньому куті.
Кожна складова частина адресата — найменування підприємства, структурного підрозділу, найменування посади, прізвище одержувача пишуть з нового рядка.
Розділові знаки між окремими елементами адресата не ставлять, тобто використовуються правила відкритої пунктуації.
Якщо документ надсилають приватній особі (відповіді на заяви, скарги або листи трудящих), спочатку пишуть поштову адресу, а потім прізвище одержувача та його ініціали.
Прізвище адресата слід указувати з ініціалами, стандартне скорочення слова товариш — т., пана/пані — п. (т. Маузер П.І., або п. Сірко Т.Т.).
Документ адресують установі, організації, підприємству або їх структурному підрозділу (у називному відмінку):
Міністерство економіки України Планово-економічне управління Відділ праці та заробітної плати.
Можна адресувати документ посадовій особі в давальному відмінку:
Київське виробниче об'єднання "Оболонь", начальнику відділу збуту.
Можна адресувати конкретній посадовій особі (посада та прізвище — в давальному відмінку):
Дарницький шовковий комбінат, Заступнику директора — Т. Сидоренко.
Найменування підприємства можна включати до складу найменування посади:
Директору ПАТ Універмаг "Дитячий світ", п. Полутовій С.Г.
Конкретній особі документ адресують тоді, коли виконавець упевнений у тому, що ця особа посідає саме цю посаду.
При адресуванні документа кільком однорідним підприємствам їх слід називати узагальнено:
Директорам орендних магазинів Подільського району м. Києва.
Якщо той самий документ розсилають кільком різним адресатам, усі вони зазначаються на документі (їх має бути не більше чотирьох. Якщо їх більше, то у такому випадку складається список розсилки).
Поштову адресу кореспондента позначають у повній відповідності з поштовими правилами Міністерства зв'язку України: спочатку поштовий індекс, потім область, місто (район, село), вулиця, номер будинку, квартири.