Загальна характеристика табличного процесора.
Загальна характеристика табличного процесора.
План
2. Функції табличного процесора.
3. Характеристика використання технології „Макрос”.
Література: М.М.Скопень Комп’ютерні інформаційні технології в туризмі: Навчальний посібник.-К.:Кондор,2005.- 302 с.
Перші табличні процесори для персональних комп’ютерів з'явилися на ринку програмного забезпечення наприкінці 70-хроків. Це такі, як SuperCalc, Lotus 1-2-3 та інші. Нині при реалізації офісних інформаційних технологій використовується табличний процесор Excel, який є додатком пакету програм Microsoft Office і працює у середовищі Windows.
Основа додатка Excel — реляційна модель електронної двовимірної таблиці, яка має 256 стовпчиків і 65536 рядків. Файл, який створюється в середовищі Excel називається книгою обсягом до 255 аркушів (електронних двомірних таблиць). Кожний аркуш містить 16777216 клітинок. Реалізація такої моделі дозволяє користувачу переглядати на моніторі ПК будь-які ділянки таблиці, вибирати необхідні йому клітини, вводити, редагувати і формату вати дані. У створеній користувачем таблиці дані можуть бути подані числами, текстом, формулами та функціями.
Основними елементами інтерфейсу, який надає користувачу додаток Excel, є: головне меню, стандартна панель інструментів і панель форматування, рядок формул, горизонтальна і вертикальна лінійки, смуги прокрутки аркушу. Можна змінювати інтерфейс, тобто конфігурувати додаток, таким чином:
Ø редагувати робоче вікно додатка за допомогою команд головного меню „Сервіс/Параметри/Вид";
Ø редагувати панелі з елементами управління (кнопками) додатка за допомогою кнопки „Додати або вилучити кнопки" (знаходиться з правої сторони кожної панелі) або за допомогою команд головного меню „Сервіс/Налагодження".
2. Функції табличного процесора.
Табличний процесор Excel уявляє собою ідеальне середовище для виконання розрахунків різної складності без особливих витрат на програмування. Крім того, додаток дозволяє виконати такі важливі функції, як:
1) створення та вставка в книгу формул, діаграм, організаційних структур;
2) вставка в книгу малюнків, об'єктів з екрана ПК;
3) вставка в книгу об'єктів із середовища текстового процесора Word та пакету підготовки
презентацій PowerPoint;
4) імпорт в книгу реляційних таблиць із СУБД Access;
5) сортування даних таблиці;
6) автоматизація обробки даних.
Для реалізації перших двох функцій застосовуються інформаційні технології, які аналогічні додатку Word.
Вставка в книгу будь-якого об'єкта із середовища текстового процесора Word та пакету підготовки презентацій PowerPoint виконується командами „Скопіювати" та „Вставити".
При імпорті в книгу реляційних таблиць із СУБД Access необхідно: виконати команди головного меню „Файл/ Відкрити"; вибрати із списку тип файлів „Бази даних Access"; виділити курсором визначену базу даних і таблицю.
Сортування даних в таблиці здійснюється командами головного меню „Дані/Сортування".
Головна функція додатка — автоматизація обробки інформації, яка представлена у вигляді таблиць. Процес автоматизації включає такі етапи:
Ø побудова формул;
Ø використання функцій;
Ø створення інформаційних і формульних зв'язків між аркушами та книгами;
Ø використання елементів управління;
Ø побудова макросів на VBA;
Ø створення електронних форм документів на аркушах книги;
Ø створення діалогових електронних форм у редакторі VB з елементами управління;
Ø побудова VBA - програм для інтерактивного режиму роботи з електронними формами;
Ø створення панелей або меню користувача з елементами управління.
За допомогою формул можна виконувати арифметичні дії з даними, порівнювати їх відповідними операторами (табл.4.1).
У табличному процесорі Excel міститься велика кількість стандартних функцій, які використовуються для простих або складних обчислень. Найбільш поширеними є функції: математичні (,,СУММ()"); логічні („ЕСЛИ()"; „И"), статистичні („КОРРЕЛО", „ЛИНЕЙНО"), фінансові (,,АМР()"або „АЛЛО", „БС()"),робота з базою даних („БДСУММО") тощо.
Функція ,,СУММ()" підсумовує визначений користувачем діапазон клітинок. Функція ,,ЕСЛИ()" має вигляд =EСЛИ(X;Y;Z), де X - логічна умова; Y- результат, який з'являється в клітинці при виконанні логічної умови; Z - результат, який з'являється в клітинці при невиконанні логічної умови. Результатом можуть бути: числа, текст (в лапках), формули та функції, які обчислюють результат. Функція „КОРРЕЛО" обчислює вплив однієї сукупності даних на іншу, а функція ,,ЛИНЕЙН()" будує між ними рівняння регресії методом найменших квадратів. Функції ,,АМР()" або ,,АПЛ()" розраховують амортизацію активів підприємства лінійним методом за один період. Функція ,,БС()" розраховує майбутню вартість інвестицій на основі постійних періодичних платежів і відсотковій ставці. Функція ,,БДСУММ()" підсумовує числа у визначеному стовпчику бази даних, які задовольняють встановлені користувачем умови відбору записів.
Формули або функції можуть посилатися на клітинки поточного аркуша, або аркушів тієї ж книги або інших книг, тобто створювати інформаційні і формульні зв'язки між аркушами та книгами. Наприклад, інформацію або результати розрахунків на першому аркуші необхідно переслати на другий аркуш. В даному випадку інформаційний зв'язок між аркушами може мати вигляд =Лист1!С4 у визначеній клітинці другого аркуша, а формульний зв'язок може мати вигляд =Лист1!С5+Лист1!D5 або =СУММ(Лист1!А4:D4).
3. Характеристика використання технології „Макрос”.
Якщо будь-яка дія при роботі в середовищі додатка Excel часто повторюється, її виконання можна автоматизувати за допомогою створеного макросу. Макрос — це сукупність команд і функцій, що зберігаються в модулі Visual Basic і, які при необхідності можна виконувати. Перед тим як візуально записати або за допомогою клавіатури підготувати макрос, необхідно спланувати кроки і команди, які він буде виконувати. Щоразу при записі макросу він зберігається у новому модулі, приєднаному до книги. Для запису макросу виконуються команди головного меню „Сервіс / Макрос / Почати запис".
Створення електронних форм документів на аркушах книги застосовується в тому випадку, коли необхідно організувати автоматизоване введення інформації у визначені клітинки документа в діалоговому режимі. Для цього необхідно користувачу підготувати електронні форми (бланки) типових документів. З кожної клітинки, в яку планується введення інформації, необхідно зняти захист в такій послідовності: виконати команди головного меню „Формат/ Клітинки", активізувати закладку "Захист", зняти прапорець "Захищена клітинка". Потім встановити захист аркушу типового документа за допомогою команд головного меню „Сервіс/ Захист/ Захистити аркуш". В даному випадку при заповненні типового документа курсор буде пересуватися автоматизовано (за допомогою клавіші „Tab") тільки по клітинках, з яких знято захист.
Для створення діалогових електронних форм в редакторі VB і побудови VBA - програм для інтерактивного режиму роботи з ними активізується редактор Visual Basic за допомогою команд головного меню „Сервіс/Макрос/Редактор Visual Basic".
Панелі або меню користувача з елементами управління будуються з використанням команд „Сервіс/Налагодження" та закладок „Панелі інструментів", „Команди".
В цілому автоматизація обробки інформації на базі табличного процесора Excel орієнтована, перш за все, на організацію інтерактивного режиму роботи з електронними формами. Інтерактивний режим роботи в середовищі Excel - це такий режим, коли користувач за допомогою створеної кнопкової панелі активізує або електронну форму документа і в діалоговому режимі заповнює її з подальшим зберіганням та друкуванням, або діалогову електронну форму для управління обробкою даних.