Тема 3.4. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда

Российской Федерации

Система научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и систематизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на основе единых научно-методических основах для поиска архивных документов.

Понятие об информационно-поисковой системе (ИПС). Определения типов и видов архивных справочников.

Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

Архивные справочники предназначены для поиска архивной информации. Они могут быть:

1. межархивными (Росархив-архивы);

2. внутриархивными (архив-фонд);

3. межфондовыми (фонд-дело);

4. внутрифондовыми (дело-документ).

5. заложенная в основу создания НСА документная информация имеет два уровня:

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная информация, информация об информации находится в различных сообщениях о документах. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными - опись, каталог и дополнительными -указатели, обзоры.

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах (архивные описи, каталоги, обзоры документов и др.).

Основой НСА является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе.

Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные (рассмотренные ранее) и информационно-поисковые. Некоторые из них, как, например, опись, являются универсальными архивными справочниками.

Принципы построения НСА

- взаимосвязь и дополняемость информации различных справочников;

- неповторяемость и недублируемость информации различных видов справочников;

Первые два принципа необходимо соблюдать для того. Чтобы сделать поиск более эффективным и избегать труда архивиста на дублируемость материала.

Третий принцип важен для организации поисковой работы.

- преемственность НСА ведомственных, государственных, муниципальных архивов;

- единство методики создания НСА и обеспечение унификации методики составления каждого вида
справочника;

- применение архивных справочников ко всем видам документов.
3. Структура архивных справочников.

- Архивный фонд РФ;

- Центральный фондовый каталог Росархива;

- справочники и указатели общероссийского значения;

- сеть архивов;

- фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;

- путеводители и указатели межархивного значения;

- архив;

- путеводитель или краткий справочник;

- книга поступления;

- список фондов;
-листы фондов;
описи;
каталоги;
тематические обзоры;

- указатели;
паспорт архива.
Справочники фонда:

- лист фонда;

- обзор фонда;
каталоги;

- указатели;

- тематические и фондовые обзоры;

- внутренние описи дел;

- заверительная надпись.
Основные архивные справочники:

- опись;

- каталог;
Путеводитель;
Обзор документов;
Архивный указатель;

- историческая справка.

Структура системы НСА.

Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы.

Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы документов АФ РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.

См.: Алексеева Е.В. и др. С. 121-122.

Понятие об описании дел. Описание документов и дел в архивах.

Для того, чтобы первичную информацию можно было легко и быстро найти в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению. Для этого служит описание дел на обложках дел или карточках.

Взаимосвязь и преемственность учетно-справочного аппарата делопроизводства, НСА ведомственных и государственных архивов

Информационными характеристиками каждого дела являются:

название учреждения с указанием вышестоящего ведомства (название учреждения является в то же время и названием фонда);

название структурной части (функции, отрасли), это помогает правильно произвести классификацию внутри фонда;

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела (раскрывает состав и содержание документов);

аннотация (краткое изложение содержания документа с указанием на наиболее ценные из них);

крайние даты документов дела (по датам заведения и окончания дела. Могут быть приняты даты входящей регистрации, а для исходящих и внутренних - даты составления или подписания документов);

количество листов (с целью сохранности документов);

архивный шифр (условное обозначение места хранения дела - название архива, № фонда, № описи, № дела по описи).

Заголовок может быть кратким, точным и литературно-грамотным (подробнее см.: Алексеева Е.В. С. 125-130).

Описание дел личного происхождения. См. Алексеева Е.В. С. 131-133.

Описание документов и дел досоветского периода/ См. Алексеева Е.В. С. 134-135.

Архивные описи и их место в системе НСА архивов

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Архивная опись выполняет три важнейших функции: информационную (раскрывает содержание и состав документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда)

Составление собственно архивной описи дел. См. Алексеева Е.В. С. 140.

Составление справочного аппарата к описи. См. Алексеева Е.В. С. 141-145.

Виды описей в архиве учреждения ( в теме Архив учреждения).

Составление аннотаций как прием детального раскрытия содержания документов дела. Итоговая запись и заверительная надпись в описи. Справочный аппарат к описи. Опыт архивов по составлению и изданию описей, составлению описей-указателей, тематических описей и аннотационных реестров описей.

Система каталогов в архиве.

Системы каталогов и картотек в государственных и ведомственных архивах. Описание документной информации на каталожных карточках. См. Алексеева Е.В. С. 155-160.

Назначение и основные виды путеводителей.

Понятия о путеводителях. Их место в системе НСА. Виды путеводителей. Общая характеристика справочников типа путеводителей, созданных в архивах России. Схема построения путеводителей по фондам архива. Краткие справочники по фондам архивов. Особенности методики составления тематических путеводителей.

Подробнее см.: Алексеева Е.В. С. 161-168.

Обзоры документов. Подробнее см.: Алексеева Е.В. С. 169-175.

Понятия об обзорах. Их целевое назначение и место в системе НСА архивов. Виды обзоров. Особенности обзоров фондов и тематических обзоров. Составные части обзоров. Методика описания, источниковедческая характеристика документов и подготовка обзоров к изданию. Справочный аппарат к обзорам.

Указатели (архивные справочники). Указатели к документам фонда (фондов). Понятия об указателях к документам Фондовые, межфондовые и межархивные указатели. Их назначение в системе НСА. Виды и разновидности указателей архивных справочников. Справочный аппарат к архивным справочникам.

Историческая справка как элемент системы СА ведомственного архива. Ее назначение, структура, методика составления.

Автоматизированные архивные технологии, понятие об автоматизированных информационных системах (АИС), используемых в архивах. Применение АИС для решения задач поиска адресной и фактографической информации, подготовки архивных справочников и справочно-информационных изданий об архивных документах одного или нескольких архивов.

НСА в делопроизводстве и ведомственных архивах.

106 Тема 3.5. Использование архивных документов.

Архивные документы - историческая и культурная ценность народа. Использование архивных документов - составная часть научно-информационной деятельности государственных и ведомственных архивов. Использование архивной информации в управленческом, экономическом, политическом, научном, социально-культурном и социально-правовом направлении. Понятие о полезности и ценности архивных документов в зависимости от цели использования.

Структура организации использования. Функции: запрос, поиск, ответ, инициативное информирование. Виды информационных документов. Назначение и методика составления информационного письма, тематического перечня документов, архивной справки и других информационных документов.

Организация выставок документов, их виды и назначение. Выбор темы выставки, составление тематического плана. Выявление, отбор и экспонирование документов. Подготовка тематических подборок. Методика составления тематических подборок (комплектов, альбомов, плакатов, диапозитивов и др.). Подготовка материалов для использования средствами массовой информации, подготовка статей для периодической печати, радио и телевизионных передач. Организация встреч с общественностью. Подготовка экскурсий, лекций, докладов. Виды экскурсий. Типы, виды и формы публикации документов. Исполнение запросов социально-правового характера. Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок. Понятие юридической силы архивного документа и архивной справки.

Предоставление документов для изучения в читальном зале. Организация работы читального зала. Допуск исследователей к работе над документами в государственных архивах. Правила пользования документами в читальном зале архива. Организация работы по выдаче дел во временное хранение. Методика работы с архивными документами. Выписки из архивных дел. Порядок ссылок на использованные архивные документы.

Задачи и формы учета работы по использованию документов.