Типи листів.

Ділові листи. Класифікація службових листів.

Етикет ділового листування.

Реквізити листа та їх оформлення.

Ділові листи. Класифікація службових листів.

План

Лекція 9. Етикет ділового листування

4.Типи листів.

Листи – це узагальнена назва різних за змістом документів, об’єднаних способом передачі тексту –надсилають поштою.

Службовий лист – це дуже важливий і поширений вид документації в системі управління, офіційний засіб спілкування між підприємствами, установами, організаціями та приватними особами. Ведення переговорів про предмет виробничої зацікавленості, уточнення певних питань і викладення обґрунтованих претензій, з’ясування ділових стосунків, супровід матеріальних цінностей, що пересилаються поштою або певним видом транспорту, внесення пропозицій і викладення вимог, повідомлення про певні заходи чи висловлення подяки – така тематика і таке призначення листів. Тому ділова кореспонденція повинна бути бездоганно оформлена.

За функціональними ознаками ділові листи поділяються на:

1) листи, що потребують відповіді: листи-запити, рекламаційні, листи-претензії, супровідні, заохочувальні, спонукальні, інформаційні, рекламні, гарантійні, ініціативні, листи-запрошення, листи-пропозиції, листи-вимоги;

2) листи, що не потребують відповіді: листи-підтвердження, листи-відповіді, листи-розпорядження (циркулярні), листи нагадування, рекомендаційні, листи-вітання, повідомлення, листи-подяки, листи відмови від акцепту.

Такий поділ, звичайно, умовний, оскільки на кожен лист можна дати відповідь.

За кількістю адресатів та адресантів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайні листи надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярні розсилаються підвідомчим установам та підлеглим посадовим особам. Це листи-звернення, листи-розпорядження.

Колективні листи надсилають від імені керівників кількох установ на адресу однієї організації чи її керівникові (лист-прохання, лист-пропозиція, лист-звертання).

Є ще дипломатичне листування – це послання, телеграми, листи, ноти, декларації, заяви, звернення, офіційні повідомлення інформаційних агентств.

Лист-повідомлення – це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи здебільшого адресують конкретній організації, установі, фірмі.

Наприклад:

Шановні панове!

Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад …(назва фірми) згідно з умовами договору. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару. Чекаємо нових замовлень. З повагою і найкращими побажаннями …

Інформаційний листповідомляє адресатові (інформує його) про певний захід чи факт: демонстрування нових моделей одягу пошивних підприємств чи фірм, кількох або одного кутюр’є; про видану чи випущену продукцію, про плани видавництва на поточний чи наступний рік з метою запросити адресатів до співпраці.

Подібний за змістом рекламний лист містить докладний опис пропонованих товарів і послуг.

 

Наприклад:

Ректорам

гуманітарних вищих

навчальних закладів

Видавництво «Сучасна література» пропонує вашій увазі навчальні посібники і підручники з педагогіки, психології, філософії, що вийдуть друком на початку 2012 року.

Ознайомитися з виданнями, замовити та придбати їх можна буде за адресою:

Видавництво «Сучасна література», офіс 729

вул. Лісова, 12

м. Київ, 03062

Кількість замовлень не обмежено.

Телефон для довідок: (044) 352-88-07, 352-88-08

Гарантійний лист – це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування – у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії. Гарантійний лист підписують керівник і головний бухгалтер установи.

Наприклад:

Шановний пане…!

На підтвердження нашої телефонної розмови від … (дата) просимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться у м. Харкові.

Оплату гарантуємо.

З повагою…

Лист-запит – це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

Наприклад: